Paluu työpaikalle: turvallisen ja viihtyisän ympäristön luominen

Koronapandemiaan liittyvien rajoitusten jälkeen voimme siirtyä “uuden normaalin” mukaiseen työskentelyyn¹. Nyt yrityksillä onkin hyvä aika miettiä toimitilojensa tulevaisuutta. Toimistotyöskentely jatkuu eri tavoin eri organisaatioissa, ja jokaisella työntekijällä on omat huolenaiheensa ja prioriteettinsa.

Tutkimuksien mukaan hybridityötilat ovat tulleet jäädäkseen ja etätyöskentely on tulevaisuudessa yhä suuremmassa roolissa asiantuntijatyössä. Mielipidekyselyiden perusteella työntekijät arvostavat fyysisessä toimistossa tehtävää yhteistyötä, mutta tunnistavat myös etätyön ja joustavan hybridityöskentelyn tarjoamat edut. Erään kyselytutkimuksen mukaan noin 75 % työntekijöistä haluaa tehdä ainakin osan työstään fyysisessä toimistossa²: 25 % haluaa työskennellä toimistossa kokopäiväisesti, 50 % haluaa tehdä töitä sekä etänä että toimistossa ja 25 % työntekijöistä haluaa tehdä vain etätöitä. Toisen kyselyn mukaan jopa 94 % työntekijöistä haluaisi työskennellä fyysisessä toimistossa vähintään yhden päivän viikossa³.

Isossa-Britanniassa tehdyn tutkimuksen mukaan vain 13 % työssäkäyvistä vanhemmista haluaisi palata aiempiin työtapoihin⁴. Saman tutkimuksen mukaan kaksi kolmasosaa Z-sukupolven nuorista ja milleniaaleista haluaa tehdä töitä pysyvästi etänä⁵. Osaltaan näihin tuloksiin saattavat vaikuttaa epävarmuus tulevasta. Isossa-Britanniassa, Espanjassa, Ranskassa ja Saksassa toteutetun kyselyn mukaan työntekijät suhtautuvat negatiivisesti toimistoon palaamiseen⁶. Toisessa tutkimuksessa Isossa-Britanniassa 44 % vastanneista oli erityisen huolissaan mahdollisista terveysriskeistä⁷. Joissain työtehtävissä ja työympäristöissä yhteistyö kuitenkin onnistuu parhaiten kasvokkain, joten yrityksien täytyy varmistaa fyysisessä toimistossa työskentelevän henkilöstönsä mielenrauha. IT-osastoille ja toimistopäälliköille se tarkoittaa, että toimistotilasta on luotava turvallinen ja sen on vastattava "uuden normaalin" muuttuvia tarpeita.

Noin 88 % yrityksistä kertoo harkitsevansa tilatarvettaan uudelleen ja pohtivansa mitä etuja mahdolliset muutokset voivat tuoda liiketoiminnalle ja henkilöstölle. Monet yritykset pyrkivät hajauttamaan toimintansa pienempiin alueellisiin klustereihin, satelliittitoimistoihin ja yhteistyötiloihin, jotka sijaitsevat lähellä työntekijöiden koteja. Tämä voi lisätä joustavuutta ja houkutella uusia lahjakkuuksia.

Yritykset haluavat varmistaa, että ne saavat parhaan mahdollisen hyödyn kiinteistösijoituksistaan, mutta samalla niiden on kyettävä tukemaan työntekijöiden yhteistyötä eri toimipisteissä – ja jopa eri puolilla maapalloa.

Teknologia on keskeinen osa tätä muutosta. Työntekijät voivat muodostaa yhteyden toimistolaitteisiin, kuten tulostimiin, saumattomasti paikasta riippumatta. Riippumatta siitä, mitä muutoksia tehdään, yritysten on varmistettava työturvallisuus ja tietoturva.

Toimistotilojen ulkoasu ja käytännöt muuttuvat, samoin työntekijän tyypillinen työpäivä. Osa yrityksistä harkitsee porrastettuja töihintuloaikoja, yksisuuntaisia kulkureittejä ja kosketuksetonta teknologiaa, kuten RFID-tunnisteilla varustettuja kulkukortteja, kasvojen- tai puheentunnistusta ja QR-koodeja.

Toimistossa työntekijät voivat hallita asiakirjojen käsittelyä, kuten tulostusta ja skannausta, suoraan mobiililaitteistaan. Tulostimet voidaan myös ylläpitää sovelluksen kautta fyysisen kontaktin välttämiseksi. Toimistolaitteita voi käyttää myös puheentunnistuksen, QR-koodien ja NFC-toiminnon avulla. Antimikrobiset kalvot estävät virusten leviämisen erilaisilta kosketuspinnoilta, kuten tulostimien kosketusnäytöistä ja paperilokeroista. Kalvoja voidaan käyttää päivittäin jopa viiden vuoden ajan. Kalvojen ansiosta voidaan ylläpitää normaaleja puhdistusprosesseja, eikä laitteiden osia tarvitse puhdistaa useammin tai perusteellisemmin, mikä voisi aiheuttaa niiden vaurioitumisen. Antimikrobisten kalvojen avulla voidaan varmistaa, että laite on aina käytettävissä ja että sitä voidaan käyttää normaalisti ja turvallisesti.

Tämä on erittäin tärkeää, kun työskennellään taas kasvokkain: työntekijöiden tulee olla varmoja siitä, että työpaikalla työskentely on turvallista. Monet toimitilat ovat olleet suljettuina jo yli vuoden ajan, joten ajatus niihin palaamisesta voi aiheuttaa ahdistusta ja huolta toimitilan hygieniasta. Työntekijöiden täytyy tuntea olonsa mukavaksi ja rentoutuneeksi, mutta heidän on voitava myös työskennellä tuottavasti ja hallita aikaansa tehokkaasti. IT-osaston osalta huomioitavien seikkojen luettelo on pitkä. Uusi teknologia, ratkaisut ja prosessit voivat lievittää tätä stressiä.

Canon voi tukea yritystäsi, kun avaat jaetut työtilat uudelleen. Katso lisätietoja työelämän joustavuuden ja turvallisuuden parantamisesta hubi-sivulta.

Lisätietoja on aiheen hubi-sivulla