ARTIKKELI

Dokumentaation tulostaminen on kriittinen osa teollisuuden tuotevalmistusta

Valmistetaanko tietty tuote, osakokoonpano tai komponentti itse talon sisällä vai kannattaako se ostaa alihankintana ulkoiselta toimijalta? Entä kumpi vaihtoehto on parempi liiketoimintaprosesseihin liittyvän kriittisten dokumentaatioiden tulostamisessa? Oikealla Make or buy -valinnalla voidaan saavuttaa isoja hyötyjä ja aitoa kilpailuetua.

Canon Camera

Vahvempi kontrolli omasta tuotannosta

Make or buy -valinnat ovat ajankohtaisia, kun tunnistetaan muutoksia tai haasteita kysynnässä, markkinoissa, tuotantokapasiteetissa tai esimerkiksi tilaus-toimitusketjussa. Päätökseen vaikuttavat monet tekijät, kuten eri vaihtoehtojen kustannukset, riskit ja hyödyt. Teollisuudessa on perinteisesti pyritty keskittymään prosessien tehostamiseen ja tekemiseen, joka tuottaa eniten arvoa asiakkaille ja on yrityksen omaa ydinosaamista. Maailmanlaajuisen pandemian aiheuttamien isojen toimitusketjuhäiriöiden takia Make or buy -päätökset nousivat kuitenkin monissa yrityksissä tärkeiksi strategisiksi päätöksiksi. Tällä hetkellä keskeisiä trendejä valmistavassa teollisuudessa ovat toimitusketjujen häiriöihin valmistautuminen ja vahvempi kontrolli tuotannosta tai sen palauttaminen oman valmistuksen piiriin. Luonnollisesti myös prosessien kehittäminen ja automatisointi valmistuksen tehokkuuden takaajana on edelleen elintärkeää.

Dokumentaatiot kriittinen osa valmistusprosessia

Dokumenttien itse toteutettu tulostaminen on tärkeä osa monen teollisuudessa toimivan yrityksen liiketoimintaprosessia. Usein valmistettavaan lopputuotteeseen liittyy runsaasti erilaisia tuotedokumentaatioita, manuaaleja, oppaita, ohjekirjoja tai varaosaluetteloita sekä tuotteen käyttöturvallisuuteen ja huoltamiseen liittyvää aineistoa. Tulostetut materiaalit ovat usein myös kriittisessä roolissa valmistusprosessin etenemisessä ja asiakkaalle toimitettavassa tuotekokonaisuudessa. Väärät dokumentit tai niiden puute voikin hidastaa ja jopa pahimmassa tapauksessa keskeyttää tuotantoprosessin tai estää valmiiden lopputuotteiden toimituksen.

Tarvelähtöisen dokumenttituotannon monet edut

Tarvelähtöisen dokumenttituotannon automatisointi nopeuttaa liiketoiminta- ja tuotantoprosesseja muodostaen omasta materiaalituotannosta yhden lisäkilpailuedun. Ajantasaiset ja sisällöltään kohdennetut sekä ulkoasultaan laadukkaat dokumentaatiot ovat myös osa yrityksen tarjoamaa asiakaskokemusta. Ja koska make or buy -päätökset ovat tärkeä strateginen valinta, kannattaa omaa tulostusprosessia pohtia monesta eri kulmasta.

1) Ajantasaisuus: Kuinka usein tulostettavien dokumenttien sisältö ja tiedot muuttuvat? Kuinka kriittistä sisällön ajantasaisuus on ja voiko virheistä muodostua liiketoiminnallisia riskejä? Omassa tulostustuotannossa dokumentteja ja niiden sisältöä voidaan muuttaa joustavasti aina tarpeen vaatiessa. Näin dokumentit eivät ole ainoastaan ajantasaisia, vaan lisäksi niistä muodostuu dynaamisia sekä juuri käyttötarkoitukseensa tehtyjä.

2) Tarvetulostus: Kuinka laaja erilaisten tulostettujen dokumentaatioiden kirjo on ja kuinka paljon nykyisin syntyy hukkaa vanhentuneista dokumentaatioista? Omassa tulostustuotannossa tulosteita voidaan tuottaa vain kulloinkin tarvittava määrä ja materiaalien varastoarvot voidaan pitää matalina tai poistaa varastointitarve kokonaan.

3) Automaatio: Onko nykyinen tilaus-toimitusprosessi tehokas? Kuinka paljon se sitoo resursseja? Entä kuinka läpinäkyvä se on organisaatiolle? Omassa tulostustuotannossa voidaan ottaa helpommin käyttöön dokumenttien koonnin, luonnin ja tulostamisen automaatiota – hyödyntäen jo olemassa olevaa toiminnanohjausratkaisua ja dokumenttien hallintajärjestelmää. Näin laadukkaiden tulosteiden luominen sekä tuottaminen nopeutuu ja helpottuu merkittävästi.

4) Osaaminen: Pitääkö yrityksen palkata dokumentaatioiden tulostusvastaava? Ei, sillä tulostaminen itsessään ei vaadi erityisosaamista tai ylimääräisiä resursseja. Hyvin toteutettuna tulostusprosessit on helppo hallita nykyisellä henkilöstöllä myös sairastumis- tai muutostilanteissa.

5) Kysynnän vaihtelut: Jos tulosteiden tarve on tasaista ja määrät merkittäviä, kannattaa tulostaminen yleensä hoitaa itse. Valitettavasti suuret vaihtelut kysynnässä johtavat usein ulkoistuspäätökseen, vaikka ”piikkeihin” voitaisiin varautua järkevästi mitoitetuilla laiteinvestoinneilla.

6) Saatavuus: Ulkoistuspäätös vaikuttaa usein toimitusketjun riskien hallintaan. Etenkin viime aikoina on todettu, että omaan dokumentaatioiden tuotantoon panostaneet yritykset ovat hyötyneet valinnoistaan.

7) Ulkoasu ja viimeistely: Ovatko tulostetut dokumentit aina ulkoasultaan ja viimeistelyltään samanlaisia tai samantyyppisiä – vai vaativatko ne erikoisviimeistelyä, räätälöintiä tai asiakaskohtaista muokkausta? Jos modifioinnin määrä on korkea, oma tuotanto on usein kannattavin toimintamalli ja mahdollistaa nopean reagoinnin.

8) Muut riskit ja salassapitotarve: Tulostustuotannon ulkoistaminen saattaa lisätä tiettyjä riskejä huomattavasti. Ulkoistetun tulostamisen ja sen jatkuvuuden hallittavuus on vaikeampaa, jos joudutaan jakamaan liiketoimintakriittistä ja salaista tietoa ulkoisille tahoille. Lisäksi ulkoistuksessa on tärkeää huomioida myös mahdolliset maineriskit sekä alihankkijoiden vastuullisuus.

9) Kustannukset: Oman tulostustuotannon tai ulkoistamisen kustannussäästöt ovat tietysti merkittävä tekijä. Paljonko tulosteiden tuottaminen maksaa itse ja paljonko hankittuna? Oman tuotannon kustannukset saattavat olla matalammat ja logistiikkakustannuksissa säästetään, mutta tuotannon pystyttäminen voi edellyttää kustannuksia. Toisaalta voidaan miettiä, mikä on kustannus, jos toimitusketjussa on katkoksia tai laatu on epätasaista. Oma tulostustuotanto toimii useimmiten kustannustehokkaimmin silloin, kun yksittäiset tulostussarjat ovat lyhyitä, dokumentteja on määrällisesti paljon tai niiden räätälöintitarve on korkea. Suursarjaiset ja -volyymiset tulostustyöt voivat olla kustannuksiltaan kannattavampia ulkoistaa. Oma tulostustuotanto ja ulkoistaminen eivät siis ole vastakohtia, vaan täydentävät toisiaan ja antavat lisäjoustoa kustannustehokkaaseen tulostuskokonaisuuteen.

Kohti riskittömämpää ja palvelevampaa arvoketjua

Yleisesti voidaan todeta, että yrityksen oma sisäinen tulostaminen on järkevää, mikäli dokumenttien tulostaminen on kriittistä yrityksen liiketoimintaprosesseissa ja yrityksen asiakkaille tulostetuilla dokumentaatioilla on suuri käyttöarvo. Silloin ajantasaisilla ja oikea-aikaisilla tulosteilla voidaan välttää pullonkauloja suunnittelussa, valmistuksessa ja logistiikassa sekä estää huolto- ja ylläpitotoiminnan kuormittuminen virheellisillä tai muuttuneilla dokumenteilla. Tulosteiden väärä sisältö, heikko laatu tai saatavuushaasteet voivat aiheuttaa myös merkittäviä riskejä koko arvoketjuun – joten oma dokumentaatioiden tulostaminen on kaiken muun lisäksi tärkeä osa hyvän asiakaskokemuksen rakentamista. Omassa tuotannossa myös digitaalisten jakelukanavien liittäminen on helppoa sääntöpohjaisen alustaratkaisun avulla.

Juha Matturi Key Account Manager, Canon Oy

Haluatko lisää tietoa ratkaisuistamme?

Kerromme mielellämme lisää ratkaisuistamme teollisuuden organisaatioille.

Aiheeseen liittyvät sisällöt