Tuotedokumentaation automaattinen luominen ja digitalisointi on tehokasta tuotannon optimointia

Älykkääseen valmistukseen ja älykkäisiin tehtaisiin siirtyminen ei käy hetkessä, vaan vaatii paljon dataratkaisuilta, prosesseilta, osaamiselta ja ennen kaikkea meiltä ihmisiltä. Useat organisaatiot tarvitsevat ratkaisuja, jotka vastaavat asiakkaiden korkeampiin odotuksiin, säädösten vaatimuksiin ja ottavat huomioon organisaatioiden jo käytössä olevat järjestelmät. Miten nämä kaikki kehityskulut vaikuttavat tuotedokumentaatioon? Entä miten valmistusta voidaan sujuvoittaa sovittamalla prosesseja yhteen ja poistamalla manuaalisia työvaiheita?

Haavekuvissa tuotedokumentaation tuotanto on synkronoitu valmistusprosessin elinkaaren kanssa ja automaatioaste on korkea. Mutta onko useinkaan näin? Oikea-aikainen tuotedokumentaation tuottaminen on olennainen osa valmistusprosessia, johon liittyy käyttöoppaita, lain edellyttämää dokumentaatiota sekä muita tärkeitä asiakirjoja. Tämä kaikki vaatii yleensä personointia esimerkiksi kielialueen tai tuotekokoonpanon osalta, ja silloin dokumentaation luomisen ja valmistusprosessin samanaikaisuus on merkittävä osa tehokkuutta ja joustavuutta. Tärkeä kysymys kuuluukin: mikä on yrityksen nykyinen tuotedokumentaation ja valmistusprosessin automaatioaste ja riittääkö se?

Monella teollisuusyrityksellä on valtava määrä tietoa, joka on pirstaloitunut eri järjestelmiin. Haasteita automaation osalta aiheuttavat myös päällekkäiset prosessit ja skaalautuvuuden näkökulmat. Yrityksen kyky toimia markkinoilla, tuottaa tehokkaasti asiakkaiden tilaamia eriä ja vastata markkinoiden huutoon pohjautuu prosessien tehokkuuteen. Jos ydinprosessit toimivat, voidaan asiakastakin palvella paremmin.

Manuaalisen tuotedokumentaation ja esimerkiksi käyttöoppaan koostaminen vie paljon aikaa. Usein dokumentin eri osiot muodostuvat eri järjestelmissä, ja kokonaisuuden muodostaminen voi olla pahimmillaan hyvin virhealtista. Dokumentaation sisältö on usein myös yksilöllistä, ja toimitustavat voivat olla joko digitaalisia, paperisia tai näiden yhdistelmiä. Jos lisäksi dokumentaation personointi ja koostaminen esimerkiksi kielialueen mukaan on käsityötä, riskinä on virheiden lisäksi tuotannon viivästyminen, tulostettujen erien vanheneminen ja näin ollen myös hukkatulosteet.

Valmistusprosessin lopputuotteena syntynyt tuote tai palvelu on keskeinen osa yrityksen imagoa ja brändiä. Jos tuotteen mukana toimitettava dokumentaatio ei vastaa lähetettävää erää, on riskinä mainehaitta. Dokumentaation oikea sisältö ja esimerkiksi visuaalisten elementtien virheettömyys tulisikin nähdä brändin rakentamisen osana. Kun dokumentaation tuotannossa hyödynnetään keskitettyä järjestelmää, helpotetaan brändiä hallitsevan henkilökunnan työtä ja minimoidaan virheet sekä reklamaatiot.

Canon on toiminut tiedonhallinnan ratkaisujen parissa Suomessa yli 20 vuotta. Prosessiautomaation ratkaisumme ovat omiaan automatisoimaan manuaalisia, virhealttiita ja aikaa vieviä työvaiheita. Olemme rakentaneet asiakkaillemme esimerkiksi seuraavanlaisia liiketoimintahyötyjä:

• Prosessien täydellistä hallintaa yhdellä järjestelmällä
Canonin ratkaisujen avulla voidaan hyödyntää olemassa olevia ohjelmistoja ja sovelluksia, jolloin kriittisen tiedonkulun prosesseja pystytään monitoroimaan eri järjestelmien välillä yhden hallintapisteen avulla. Kun tuotedokumentaation sisältöjä ja rakenteita hallitaan keskitetyllä ratkaisulla, minimoidaan virheet ja maksimoidaan tehokkuus.

• Lisää sujuvuutta dokumenttituotannon automaatiolla
Tuotedokumentaation tuottamisen automatisointi mahdollistaa dokumenttimallien tuonnin muista järjestelmistä yhteen järjestelmään. Tuotantoprosessista tulee huomattavasti sujuvampi, kun kaikkia sisältöjä, dokumenttien ulkoasua, versioita sekä julkaisemista on helppo hallita.

• Parempaa tietoturvaa ja oikeuksien hallintaa
Canonin ratkaisujen avulla voidaan hallita eri kanavissa tapahtuvia julkaisuja ja varmistaa dokumentaation tietoturvallinen digitaalinen jakelu. Pääsyoikeuksien hallinnalla pystytään puolestaan rajaamaan järjestelmään pääsy ja dokumenttipohjien muutokset vain tietyille henkilöille. Lisäksi manuaalituotannon hyväksymistyönkulku varmistaa, että liiketoiminnasta vastaavat henkilöt vaikuttavat oikeaan dokumentaation kohtaan oikealla tavalla.

• Ennakoivaa virheiden minimointia
Canonin prosessiautomaation alustalla voidaan jäljittää tuotannossa tapahtuvia viiveitä ja havaita jo ennakkoon dokumentaatiotuotannon mahdollisia virheitä. Lisäksi ratkaisulla pystytään aikatauluttamaan tuotedokumentaation luominen optimaalisesti tuotanto- ja logistiikkaketjuun.

Mainitut esimerkit ovat juuri niitä tiedon- ja dokumentinhallinnan ratkaisuja, joilla voidaan tehostaa valmistusta ja tukea teollisuuden kaikkia arvoketjun osia. Kun tieto otetaan älykkäästi haltuun ja sitä hyödynnetään automaattisesti ilman virheitä, tuloksena on sujuvuutta ja entistä asiakaslähtöisempää liiketoimintaa.