ARTIKKELI

Tuotedokumentaation automaattinen luominen ja digitalisointi on tehokasta tuotannon optimointia

Parhaillaan teollisuuden yrityksissä on käynnissä hankkeita, joilla haetaan hyötyjä automaation, tekoälyn ja Teollisuus 4.0 -digitalisaatiovaiheen tuomista uusista mahdollisuuksista. Kaiken tämän keskellä tuotedokumentaatiolla on yhä suurempi rooli.
Tuotedokumentaation automaattinen luominen ja digitalisointi on tehokasta tuotannon optimointia

Älykkääseen valmistukseen ja älykkäisiin tehtaisiin siirtyminen ei käy hetkessä, vaan vaatii paljon dataratkaisuilta, prosesseilta, osaamiselta ja ennen kaikkea meiltä ihmisiltä. Useat organisaatiot tarvitsevat ratkaisuja, jotka vastaavat asiakkaiden korkeampiin odotuksiin, säädösten vaatimuksiin ja ottavat huomioon organisaatioiden jo käytössä olevat järjestelmät. Miten nämä kaikki kehityskulut vaikuttavat tuotedokumentaatioon? Entä miten valmistusta voidaan sujuvoittaa sovittamalla prosesseja yhteen ja poistamalla manuaalisia työvaiheita?

Synkronointi on yksi avaintekijä

Haavekuvissa tuotedokumentaation tuotanto on synkronoitu valmistusprosessin elinkaaren kanssa ja automaatioaste on korkea. Mutta onko useinkaan näin? Oikea-aikainen tuotedokumentaation tuottaminen on olennainen osa valmistusprosessia, johon liittyy käyttöoppaita, lain edellyttämää dokumentaatiota sekä muita tärkeitä asiakirjoja. Tämä kaikki vaatii yleensä personointia esimerkiksi kielialueen tai tuotekokoonpanon osalta, ja silloin dokumentaation luomisen ja valmistusprosessin samanaikaisuus on merkittävä osa tehokkuutta ja joustavuutta. Tärkeä kysymys kuuluukin: mikä on yrityksen nykyinen tuotedokumentaation ja valmistusprosessin automaatioaste ja riittääkö se?

Haasteena suuret tietomäärät

Monella teollisuusyrityksellä on valtava määrä tietoa, joka on pirstaloitunut eri järjestelmiin. Haasteita automaation osalta aiheuttavat myös päällekkäiset prosessit ja skaalautuvuuden näkökulmat. Yrityksen kyky toimia markkinoilla, tuottaa tehokkaasti asiakkaiden tilaamia eriä ja vastata markkinoiden huutoon pohjautuu prosessien tehokkuuteen. Jos ydinprosessit toimivat, voidaan asiakastakin palvella paremmin.

Manuaalinen todellisuus

Manuaalisen tuotedokumentaation ja esimerkiksi käyttöoppaan koostaminen vie paljon aikaa. Usein dokumentin eri osiot muodostuvat eri järjestelmissä, ja kokonaisuuden muodostaminen voi olla pahimmillaan hyvin virhealtista. Dokumentaation sisältö on usein myös yksilöllistä, ja toimitustavat voivat olla joko digitaalisia, paperisia tai näiden yhdistelmiä. Jos lisäksi dokumentaation personointi ja koostaminen esimerkiksi kielialueen mukaan on käsityötä, riskinä on virheiden lisäksi tuotannon viivästyminen, tulostettujen erien vanheneminen ja näin ollen myös hukkatulosteet.

Tuotedokumentaatio on osa brändiä ja maineenhallintaa

Valmistusprosessin lopputuotteena syntynyt tuote tai palvelu on keskeinen osa yrityksen imagoa ja brändiä. Jos tuotteen mukana toimitettava dokumentaatio ei vastaa lähetettävää erää, on riskinä mainehaitta. Dokumentaation oikea sisältö ja esimerkiksi visuaalisten elementtien virheettömyys tulisikin nähdä brändin rakentamisen osana. Kun dokumentaation tuotannossa hyödynnetään keskitettyä järjestelmää, helpotetaan brändiä hallitsevan henkilökunnan työtä ja minimoidaan virheet sekä reklamaatiot.

Automaattisen tuotedokumentaation hallinta tuottaa selvää tehokkuutta

Automaattisen tuotedokumentaation hallinta tuottaa selvää tehokkuutta

Canon on toiminut tiedonhallinnan ratkaisujen parissa Suomessa yli 20 vuotta. Prosessiautomaation ratkaisumme ovat omiaan automatisoimaan manuaalisia, virhealttiita ja aikaa vieviä työvaiheita. Olemme rakentaneet asiakkaillemme esimerkiksi seuraavanlaisia liiketoimintahyötyjä:

• Prosessien täydellistä hallintaa yhdellä järjestelmällä
Canonin ratkaisujen avulla voidaan hyödyntää olemassa olevia ohjelmistoja ja sovelluksia, jolloin kriittisen tiedonkulun prosesseja pystytään monitoroimaan eri järjestelmien välillä yhden hallintapisteen avulla. Kun tuotedokumentaation sisältöjä ja rakenteita hallitaan keskitetyllä ratkaisulla, minimoidaan virheet ja maksimoidaan tehokkuus.

• Lisää sujuvuutta dokumenttituotannon automaatiolla
Tuotedokumentaation tuottamisen automatisointi mahdollistaa dokumenttimallien tuonnin muista järjestelmistä yhteen järjestelmään. Tuotantoprosessista tulee huomattavasti sujuvampi, kun kaikkia sisältöjä, dokumenttien ulkoasua, versioita sekä julkaisemista on helppo hallita.

• Parempaa tietoturvaa ja oikeuksien hallintaa
Canonin ratkaisujen avulla voidaan hallita eri kanavissa tapahtuvia julkaisuja ja varmistaa dokumentaation tietoturvallinen digitaalinen jakelu. Pääsyoikeuksien hallinnalla pystytään puolestaan rajaamaan järjestelmään pääsy ja dokumenttipohjien muutokset vain tietyille henkilöille. Lisäksi manuaalituotannon hyväksymistyönkulku varmistaa, että liiketoiminnasta vastaavat henkilöt vaikuttavat oikeaan dokumentaation kohtaan oikealla tavalla.

• Ennakoivaa virheiden minimointia
Canonin prosessiautomaation alustalla voidaan jäljittää tuotannossa tapahtuvia viiveitä ja havaita jo ennakkoon dokumentaatiotuotannon mahdollisia virheitä. Lisäksi ratkaisulla pystytään aikatauluttamaan tuotedokumentaation luominen optimaalisesti tuotanto- ja logistiikkaketjuun.

Mainitut esimerkit ovat juuri niitä tiedon- ja dokumentinhallinnan ratkaisuja, joilla voidaan tehostaa valmistusta ja tukea teollisuuden kaikkia arvoketjun osia. Kun tieto otetaan älykkäästi haltuun ja sitä hyödynnetään automaattisesti ilman virheitä, tuloksena on sujuvuutta ja entistä asiakaslähtöisempää liiketoimintaa.

Juha Matturi Juha Matturi Key Account Manager, Canon oy

Me voimme ja haluamme auttaa

Olemme auttaneet lukuisia organisaatioita kehittämään liiketoimintaansa ja hyödyntämään edistyksellisiä ratkaisujamme. Jos teillä on parannettavaa tai haasteita, ota yhteyttä. Keskustellaan hetki ja katsotaan miten voisimme edistää tavoitteitanne.

Canon-ratkaisut teollisuuteen

Lue lisää digitaalisen tiedonhallinnan ja tulostamisen ratkaisuistamme, jotka helpottavat ja tehostavat teollisuuden eri prosesseja.

  • Tuotekehitys ja valmistus

    Teknisten dokumenttien digitaalinen hallinta ja tuotantoon integroitu dokumentaation tulostusratkaisu tehostaa koko tuotekehitys- ja valmistusprosessia.

  • Logistiikka

    Tiedon poiminta eri kanavista, integrointi, automaattinen reitittäminen sekä lähtevän tiedon prosessointi tehostavat logistiikkaa ja minimoivat virheet.

  • Myynti ja markkinointi

    Yrityksen sisäinen tulostusratkaisu mahdollistaa helposti päivitettävien ja asiakaskohtaisesti räätälöitävien myynti- ja markkinointimateriaalien kustannustehokkaan tuottamisen.

  • Talous ja HR

    Älykäs dokumentinhallinta- ja arkistointiratkaisu helpottaa kapasiteetin ja tuoteportfolion hallintaa sekä tukee hybridityötä.

  • Kunnossapito ja asiakaspalvelu

    Canonin asiakasviestinnän ratkaisuilla on helppo lisätä asiakastyytyväisyyttä ja pitää huollon sekä kunnossapidon palveluprosessit laadukkaina.