ARTIKKELI

Asiakirjojen digitointi ja tehokas tiedon jakaminen

Työn tekeminen muuttuu, eikä työ ole enää aikaan tai paikkaan sidottua. Työvälineissä mobiililaitteet ja -sovellukset helpottavat työn tekemistä paikasta riippumatta: Tietoturvavaatimukset kasvavat haittaohjelmien ja hakkeroinnin lisääntyessä. Tietomäärä lisääntyy koko ajan ja asettaa vaatimuksia sen hallintaan. Teknologia kehittyy ja automaatio, robotiikka, tekoäly ja pilvipalvelut vakiinnuttavat asemiaan myös toimistotyön arjessa.

Lataa opas

Asiakirjojen digitointi ja tehokas tiedon jakaminen

Yrityksissä tieto on usein hajallaan eri järjestelmissä, verkkolevyillä, työasemilla ja mapeissa. Kukin tallentaa omalla tavallaan ja henkilökohtaiset arkistot, kuten sähköposti, toimivat liian usein pääasiallisena arkistointijärjestelmänä. Kriittiset dokumentit saattavat puolestaan olla paperisina ja arkistoituna yhden henkilön takana. Vuonna 2019 pienille ja keskisuurille yrityksille tekemämme tutkimuksen mukaan 65 % käyttäjistä käytti sähköpostia projektikohtaisten tietojen tallennuspaikkana. Tämä aiheuttaa haasteita tiedon löydettävyydelle, minkä lisäksi asiakirjojen manuaalinen käsittely vie aikaa ja on virhealtista.

Paperiarkisto olisi syytä digitoida, mutta saattaa olla, että yrityksellä ei ole käytössään siihen soveltuvia laitteita, ohjelmistoja tai dokumentinhallintajärjestelmää. Arkistointivirheet ja etsiminen, puutteellinen ja hidas tiedonkulku vaikuttavat kaikki kilpailukykyyn. Haasteet asiakirjojen hallinnassa kasvavat nopeasti suuriksi – mistä aloittaa ja miten valita paras kumppani toteuttamaan digitointi?

Kaikki dokumentit löydettäviksi

Monessa työroolissa otetaan tietoa vastaan useista eri lähteistä. Osa tiedoista tulee paperisena – yrityksissä on edelleen monia prosesseja, johon liittyy erilaiset paperiset asiakirjat – mutta suurin osa tiedoista tulee jo sähköisenä muun muassa sähköpostin liitteenä, mobiililaitteista tai eri järjestelmien tai sovellusten tuottamina digitaalisina asiakirjoina. Paperinen asiakirja voidaan skannata älykkäästi niin, että sitä samalla käsitellään; tehdään kuvanparannusta, pakataan tiedostokokoa pienemmäksi ja tehdään tekstintunnistus, poimitaan metatiedot, joita hyödynnetään nimeämisessä tai luokittelussa, poimitaan tietoa suoraan järjestelmiin ja lopulta tallennetaan haluttuun paikkaan halutussa tiedostomuodossa.

Asiakirjojen käsittelyn ja arkistoinnin päätavoitteena on tarve muuttaa paperilla oleva tieto digitaaliseen muotoon, vähentää paperin määrää ja helpottaa asiakirjojen löydettävyyttä. Asiakirjat halutaan usein tallentaa asiayhteyksien mukaan, esimerkiksi projekti- tai asiakaskohtaisesti. Tämä auttaa kokonaisuuksien hahmottamisessa.

Mutta tulipa tieto mistä ja missä muodossa hyvänsä, tärkeintä on huolehtia, että se käsitellään aina samalla tavalla ja mahdollisimman tehokkaasti tietoturva huomioiden. Kun kaikki työntekijät toimivat automaatiota hyödyntämällä ja samalla tavalla, tiedon löydettävyys paranee mikä näkyy myös esimerkiksi asiakaspalvelun nopeutumisena ja paranemisena.

Tiedon poiminta, lajittelu ja siirtäminen eri järjestelmiin

On olemassa monenlaisia hyviä tapoja ja ratkaisuja, joilla voimme automatisoida asiakirjojen työnkulkuja. Voimme skannata, käsitellä ja tallentaa dokumentteja asiakirjatyypin mukaan eri tavoin: kuitit matkalaskujärjestelmään, sopimukset sopimustenhallintajärjestelmään ja niin edelleen. Järjestelmää voidaan opettaa tunnistamaan asiakirjatyypit automaattisesti esimerkiksi viivakoodin, tietyn merkkijonon tai sivun sisällön tai hahmon mukaan. Monentyyppiset ja monista eri lähteistä tulevat asiakirjat voidaan käsitellä yhtenäisesti ja automaattisesti: vakioidaan säännöt, miten nimetään, mitä tietoja tallennetaan, missä muodossa ja minne jaetaan ja tallennetaan.

Metatietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi asiakirjan nimeämisessä ja niistä on todellista hyötyä tiedon etsimisen kannalta, kun hakuja kansioista ja järjestelmistä voidaan tehdä metatietojen pohjalta. Metatieto on liitännäistietoa tiedosta eli kuvailevaa ja määrittävää tietoa esimerkiksi asiakirjan sisällöstä. Metatietoa voidaan lukea automaattisesti asiakirjasta tekstin tunnistuksen avulla tai käyttäjä voi itse lisätä tarvittavia kuvaustietoja, kuten projektin numeron tai kustannuspaikan, johon asiakirja liittyy.

Asiakirjojen tallennuspaikkana toimivat niin sisällön- kuin dokumentinhallintajärjestelmät ja erilaiset yhteiset kansiot. Pilvipohjaiset ratkaisut ovat suosittuja, koska tarve päästä tietoon käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta kasvaa. Sharepoint Online™ ja OneDrive for Business ™ ovat jo monen suomalaisen yrityksen käytössä. Suurempien dokumenttimäärien käsittelyssä ja hallinnassa auttavat dokumentinhallintajärjestelmät, kuten Canonin Therefore Online.

Prosessi sujuvaksi alusta loppuun

Paras tulos tiedonhallinnassa saadaan, kun voidaan sujuvoittaa koko prosessi aina skannauksesta tai sähköisen dokumentin saapumisesta arkistointiin saakka. Siksi erilaiset liitettävyysvaatimukset yrityksen järjestelmien, sovellusten ja laitteiden välillä kannattaa huomioida ratkaisuja valitessa.

Toimiva tapa aloittaa on käydä läpi nykyiset prosessit ja kirjata niiden pullonkaulat ja haasteet, kuten aikaa vievä manuaalinen käsittely. On hyvä ottaa mukaan kaikki prosessiin osallistujat alusta saakka. Esimerkiksi sopimukset; miten ja minne ne tallennetaan, mitä toimenpiteitä ja käsittelyä niihin liittyy ja ketkä kaikki tähän osallistuvat. Tältä pohjalta voidaan asettaa tavoitteita ja etsiä paras mahdollinen ratkaisu. Koko prosessiin kannattaa ottaa mukaan luotettava teknologiakumppani. Onnistunut lopputulos mitataan tehokkaammalla tiedonkululla, joustavammalla yhteistyöllä ja paremmalla asiakaspalvelulla. Kun aikaa vievistä rutiineista päästään, saadaan lisää aikaa toiminnan kehittämiseen ja asiakastyöhön.

Kirjoittaja
Riitta Mölsä
tuotepäällikkö, Canon Oy

Leo Wikholm
asiantuntija, Canon Oy

Tietoturva hybridityössä

Tieto on yrityksen tärkein omaisuus, joten sen suojaaminen on kriittistä.

Lataa opas

asiakirjojen-digitointi-ja-tehokas-tiedon-jakaminen-2020

Asiakirjojen digitointi ja tehokas tiedon jakaminen

Asiantuntijamme Leo Wikholm kertoo havainnollisesti, miten esimerkiksi sopimukset, laskut, kuitit tai rahtikirjat on helppo digitoida ja tallentaa arjessa – sekä mitä etuja eri toimintatavoilla on.

Katso webinaaritallenne

asiakirjojen-digitointi-ja-tehokas-tiedon-jakaminen-2020

Kaipaatko apua asiakirjojen digitoinnissa?

Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Lue lisää