ARTIKKELI

Tulostuksenhallinta ja skannaus pilvipohjaisilla asiakirjaratkaisuilla

Tulostuksenhallinta on jo käytössä useimmissa yrityksissä, sillä on tärkeää hallita toimiston tulostuslaitteita ja käyttäjiä, saada tietoa päätösten tueksi sekä optimoida tulostusympäristöä tarpeiden muuttuessa. Vähintään yhtä tärkeää on tiedonhallinta ja työntekijöiden yhteistyön tehokkuus. Paperiasiakirjojen digitointi, nopea tiedon jakaminen ja pääsy tarvittavaan tietoon ajasta ja paikasta riippumatta on tämän päivän toimistotyössä kriittistä, tehtiinpä työtä sitten kotona etätyössä tai toimistossa. Pilvialusta yhdistää nämä tarpeet. Yhdessä pilviyhteensopivien laitteiden ja ohjelmistojen kanssa mahdollistetaan niin tulostuksen- kuin skannauksenhallinta sekä digitaaliset asiakirjojen työnkulut tehokkaimmalla liiketoimintaa hyödyttävällä tavalla.

Moni yritys tarvitsee liiketoiminnassaan niin paperisia kuin sähköisiä asiakirjoja. Vaikka esimerkiksi sähköinen allekirjoitus yleistyy, edelleen on tarve allekirjoittaa sopimuksia neuvottelupöytien ääressä. Asiakirjojen löydettävyyden ja hallinnan kannalta on kuitenkin tärkeää, että ne käsitellään ja tallennetaan samalla tavalla. Tämän päivän skannausratkaisuilla pystytään automatisoimaan ja yhdenmukaistamaan asiakirjojen käsittely niin, että nappia painamalla saamme jaettua asiakirjan kaikkien ulottuville oikein nimettynä, oikeassa tiedostomuodossa ja oikeilla metatiedoilla.

Yrityksissä otetaan käyttöön entistä enemmän asiakirjojen työnkulkujen automatisointiin liittyviä ratkaisuja. Yritykset, jotka ovat omaksuneet pilviratkaisujen käytön, voivat nauttia lisääntyneestä joustavuudesta ja kustannustehokkuudesta myös tulostuksenhallinnassa ja asiakirjojen käsittelyn tarpeissa. Palveluista voidaan maksaa käyttäjä- tai laiteperusteisesti ja vain tarpeen mukaan, ja kapasiteettia voidaan helposti muuttaa yrityksen tilanteen muuttuessa. Pilvipohjainen tulostuksen ja skannauksenhallinta vähentää IT-ylläpidon työtaakkaa, koska palvelimia ja niiden ylläpitoa ei tarvita. Selkeät skannaus- ja tulostusprosessit sekä skannauskäytännöt ja valmiit liitännät pilvipohjaisiin dokumentin- ja sisällönhallintajärjestelmiin lisäävät niin toimiston tuottavuutta kuin tietoturvaa.

Kun laitteet ja ohjelmisto kehittyvät yhdessä

Nykypäivän pilvivalmiit monitoimilaitteet toimivat toimiston tiedonhallinnan keskuksena ja asiakirjojen työnkulkujen aloituspisteenä. Tarpeiden kasvaessa niihin on helppo lisätä niin turvatulostukseen kuin digitointiin liittyviä ominaisuuksia. Liitettävyys yleisimpiin pilviarkistoihin on oleellista, jotta koko prosessi voidaan hallita alusta loppuun. Canonin imageRUNNER ADVANCE DX -tuoteperhe sisältää vakiona pilvipohjaisen tulostuksenhallinnan. Lisäksi laitemalliston skannaustoimintojen ominaisuuksissa on erityisesti kiinnitetty huomiota digitoinnin tarpeisiin eli skannauksen nopeuteen ja laatuun. Yhdistämällä monitoimilaitteet uniFLOW Onlinen asiakirjojen käsittely- ja työnkulkuominaisuuksiin, voimme tarjota asiakkaillemme rahan arvoisia ja tuottavuutta lisääviä etuja: automaattisen asiakirjojen tallennuksen, nimeämisen, metadatan poiminnan ja jakelun kohdearkistoon. Näin säästetään aikaa, vähennetään tallennusvirheet minimiin ja varmistetaan tietoturva – kukapa ei haluaisi nopeuttaa asiakaspalvelua ja parantaa asiakastyytyväisyyttä sen avulla, että sopimukset ja projektiasiakirjat ovat palvelutilanteissa nopeasti löydettävissä. Ja kun teknologia huolehtii perustoiminnosta, jää enemmän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen.

Kirjoittaja Riitta Mölsä
tuotepäällikkö, Canon Oy


Haluatko kuulla, miten Canon voi auttaa teidän yritystänne?

Aiheeseen liittyvät sisällöt