uniFLOW
Intuitiivinen uniFLOW on yrityksen tiloihin asennettava integroitava ohjelmistoratkaisu, jolla yritys voi hallita keskitetysti kaikkia tulostus- ja skannaustyönkulkuja ja -laitteita.
ASIAKIRJAT TIETOTYÖSSÄ
Yrityksillä on asiakirjojen työnkuluissa paljon parannettavaa
Monitoimilaitteesta saa uskottua enemmän irti asiakirjojen sähköisessä työnkulussa
Tietoa tulee yrityksiin monista eri lähteistä ja monissa eri muodoissa, ja tiedon yhtenäistäminen, hyödyntäminen ja arkistointi saattavat olla suuria haasteita. Luottamuksellisen tiedon turvaamisesta ja vaatimustenmukaisuudesta sekä asiakirjojen ja tiedon löydettävyydestä tulee huolehtia, jotta yrityksissä voidaan keskittyä liiketoiminnan kannalta oleellisiin tehtäviin.
Julkaisimme ”Asiakirjojen sankarit ja selviytyjät”-testin, jolla pystyi selvittämään nykytilan asiakirjojen käsittelyssä.
Testimme selvitti, mitkä ovat asiakirjankäsittelyn pullonkaulat
Asiakirjojen tehoton käsittely syö paljon tehoja työpäivistä. Asiakirjojen sankarit ja selviytyjät -testin avulla meillä oli mahdollisuus tuoda esiin, mitä jokainen asiakirjojen käsittelijä voi tehdä tehostaakseen asiakirjojen käsittelyä. Jo testiä tehdessään jokainen testaaja sai konkreettisia vinkkejä erilaisissa asiakirjanhallinnan kriittisissä vaiheissa ja lopullinen testitulos kertoi lisää siitä, miten on mahdollista parantaa omaa suoritusta asiakirjojen käsittelyssä.
Testitulos jakoi asiakirjojen käsittelijät kolmeen eri ryhmään, jotka olivat sankari, selviytyjä ja keskitien kulkija. Testi toi myös päivänvaloon yleisimmät pullonkaulat ja sen, millaisia asiakirjan käsittelijöitä testin perusteella löytyi.
Apua asiakirjojen digitointiin ja sähköiseen arkistointiin
Testi osoitti, että dokumenttimeren pyörteissä painivilla tietotyöläisillä on vielä paljonkin parantamisen varaa asiakirjojen käsittelyssä.
Saatujen testivastausten perusteella parannettavaa asiakirjojen käsittelyssä vaikutti olevan erityisesti siinä, miten monitoimilaitetta voi hyödyntää asiakirjojen digitoinnissa. Yli puolet testin vastaajista ei vastausten perusteella tiennyt, mitä asiakirjojen digitointi monitoimilaitteelta ylipäätään on. Kuten testin info-osuudessa kerrottiin, tämän päivän teknologia helpottaa asiakirjojen digitointia suoraan monitoimilaitteelta, joten lisäinvestointeja erillisiin laitteisiin ei tarvita. Digitaaliset asiakirjat on helppo jakaa ja tallentaa kaikkien niitä tarvitsevien ulottuville. Kun digitoinnissa käytetään tekstintunnistusta, on asiakirjan tietoihin helppo päästä käsiksi hakutoiminnon avulla. Lisäksi vältytään uudelleenkirjoittamiselta, kun tekstiä voidaan helposti kopioida ja liittää toiseen asiakirjaan.
Iso osa testiin vastanneista ei ollut kuullutkaan sähköisestä arkistointijärjestelmästä, mutta moni olisi kiinnostunut sitä käyttämään, jos sellainen yrityksestä löytyy. Sähköinen arkistointijärjestelmä on nykyisin jotain täysin muuta kuin pölyinen mappikansio. Sähköinen arkistointijärjestelmä helpottaa etenkin suurien asiakirjamäärien hallintaa. Oikeat tiedot saadaan sähköisellä arkistointijärjestelmällä nopeasti esiin ja tiedonkulkua voidaan tehostaa turvallisten käyttö-, tallennus-, muokkaus- ja käsittelyominaisuuksien avulla.
Testistä selvisi, että lähes puolet kyselyyn vastanneesta joutui tekemään erilaisia toimenpiteitä työasemalla asiakirjojen skannaamisen jälkeen kuten jatkolähettämään asiakirjan sähköpostilla, lataamaan SharePointiin tai muuhun järjestelmään, käsittelemään skannattua tiedostoa työasemaohjelmistolla tai konvertoimaan sitä eri tiedostomuotoon. Monet näistä manuaalisista tehtävistä voidaan automatisoida ja säästää runsaasti aikaa.
Nykyteknologia auttaa asiakirjojen käsittelyssä
Hyvin suunniteltu asiakirjojen työnkulku monitoimilaitteelta suoraan kohdejärjestelmään vapauttaa aikaa muuhun työhön. Skannattu asiakirja voidaan nimetä automaattisesti, tallentaa tarvittavassa tiedostomuodossa ja sitä voidaan käsitellä automaattisesti, kuten suoristaa sivuja, poistaa rei´itysmerkkejä tai muuta taustaa, pakata tiedostokokoa pienemmäksi, lukea viivakoodia ja viedä tietoa automaattisesti asiakirjasta järjestelmään. Työnkulkuratkaisujen käteviä toimintoja kannattaa siis käyttää apuna asiakirjojen käsittelyssä.
Lähes puolet vastaajista joutuu etsimään asiakirjoja muutaman kerran viikossa tai useita kertoja päivässä. Oikein skannatut asiakirjat hakukelpoisessa muodossa ja tallennettuna aina sovittuun paikkaan automaattisesti säästävät aikaa ja tekevät työpäivästä tehokkaampia.
Asiakirjojen digitointi ja automaattinen käsittely parantavat yrityksen tietoturvaa, säästää aikaa ja kustannuksia, lisää tehokkuutta sekä vähentää manuaalisesta käsittelystä johtuvia virheitä.
Canonilla on erilaisia ratkaisuja asiakirjojen digitointiin ja tiedon haltuunottoon riippumatta siitä, onko kyse paperi- tai sähköisistä asiakirjoista. Tieto saadaan nopeasti sitä tarvitsevien käyttöön, jolloin asiakaspalvelu paranee, sisäiset prosessit nopeutuvat ja yritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa.
Kuulitko sankarit ja selviytyjät -testistä vasta nyt, mutta sinua jäi kiinnostamaan, kuulutko itse sankareihin vai selviytyjiin vai oletko kenties keskitien kulkija asiakirjojen käsittelyssä?
Tai haluatko saada lisää tietoa siitä, miten yrityksessäsi voitaisiin parantaa asiakirjojen käsittelyä ja hallintaa?
Aiheeseen liittyvät ratkaisut:
Tiedon haltuunotto
Canon Tiedon haltuunotto -ratkaisu tarjoaa älykkään ja automaattisen tavan käsitellä yritykseen saapuvat asiakirjat.
Canon Digitointipalvelu
Canonin Digitointipalvelua hyödyntämällä voit ulkoistaa yrityksesi paperisten dokumenttien siirron digitaaliseen muotoon.