Etätyöskentely
Hyödynnä mobiililaitteita ja anna työntekijöillesi mahdollisuus tulostaa, skannata ja käsitellä asiakirjoja missä vain.
Joustava työskentely – uhka tietoturvalle vai ei?
Työtapojen maailmanlaajuinen muutos loi välittömän laaja-alaisen digitalisointitarpeen. Ensisijainen tavoite oli saada digitalisointi toimimaan mahdollisimman nopeasti. Turvallisuus, yhteensopivuus ja toimivuus olivat toisarvoisia seikkoja. Nyt joustava työskentely on yleistynyt huomattavasti, joten yritysten ja asiakkaiden tietojen suojaaminen on jälleen vahvasti kaikkien mielissä. Tarkastellaan seuraavaksi merkittävimpiä tapoja, joilla joustava työskentely on jopa parantanut tietoturvaa.
Hajautettu lähestymistapa on yksinkertaistanut asioita
Hajautettu lähestymistapa käynnistyi vauhdilla sekoittaen kaiken, joten et ole ehkä huomannutkaan jo hyötyneesi työympäristöjen nopeista muutoksista.
Huomattavin hyöty on sisäänrakennettu tietosuojan resilienssi, joka on saavutettu yksinkertaisesti hajauttamalla työryhmä useisiin eri työpisteisiin. Infrastruktuuririskit ovat pienentyneet merkittävästi, kun tiedonkulkuun eivät enää vaikuta yksittäiset tapahtumat, kuten tulipalo pääkonttorilla tai tärkeän päätöksentekijän jumiutuminen liikenneruuhkaan kriittisellä hetkellä.
Itse asiassa lisäät itse tiedonkulkuasi. Olet sopeuttanut järjestelmäsi työntekijöiden etätyöskentelyyn ja siten vähentänyt riippuvuutta keskeisestä sijainnista ja siihen liittyvistä tietojen tallennusvaikutuksista. Olet myös käynnistänyt aikavyöhykeriippumattoman työskentelyn ja näin mahdollistanut jatkuvan ympärivuorokautisen seurannan.
On aika ymmärtää, että riskin pintapuolinen minimointi ei välttämättä merkitse itse riskin suhteellista vähentämistä. Hajauttaminen korostaa etenkin sitä, miten riskiä hallitaan.
Pilvipalveluiden käytön murros on varmistanut tehokkaammat turvallisuustoimenpiteet
Digitaalisen muutoksen myötä pilvipalveluiden käyttö on lisääntynyt valtavasti ja siitä on seurannut merkittäviä turvallisuusparannuksia. Näiden parannusten avulla ehkäistään riskejä, jotka liittyvät työryhmien kirjautumiseen epäluotettavista verkoista. Tämä on eittämättä ollut vaativa tehtävä IT-osastolle, mutta saavutetut hyödyt ovat kiistattomia.
Olet saattanut jo päästä nauttimaan näistä turvallisuusparannuksista, ja olet nyt äärimmäisen hyvin valmistautunut myös tulevaisuuden turvallisuustoimia varten.
Kamppailut esimerkiksi sähköpostin pilveen asennuksesta ovat nyt jo takanapäin. Sinulla on nyt turvatoimenpiteenä kaksivaiheinen tunnistautuminen ja olet näin päässyt eroon monimutkaisista infrastruktuurivaatimuksista, joiden vuoksi jouduit kirjautumaan sisään VPN-palvelimelle päästäksesi työpaikan verkkoon ja sen jälkeen kirjautumaan uudestaan ulos päästäksesi pilvipalveluihin. Eikä sinun tarvitse tunnistautua kaikkiin sovelluksiin, koska olet yksinkertaistanut prosessia ottamalla käyttöösi kertatunnistautumisen. Näin näet tarkemmin, missä ja miten työntekijöidesi tilejä käytetään, eli voit helpommin tunnistaa ja ratkaista mahdolliset tietoturvaloukkaukset.
Saavuttamasi edut eivät myöskään rajoitu vain turvallisuusseikkoihin. Kun kaikki järjestelmät siirtyvät pilveen, huomaat myös fyysisen toimistotila- sekä konesalitarpeesi pienenevän.
Videoneuvottelut haastavia hyökkääjille
Maailmanlaajuinen muutos joustavampaan työskentelyyn on kasvattanut valtavasti videoneuvottelupalveluiden suosiota. Monet näistä palveluista ovat olleet jo vuosia saatavilla, mutta viimeisten kuukausien aikana näitä palveluita on otettu käyttöön ennennäkemättömällä vauhdilla. Tämä tarkoittaa turvallisuusnäkökulmasta sitä, että toistaiseksi ne eivät ole vielä olleet laajalti hyökkäysten kohteina.
Tällä hetkellä hyökkääjät harvoin luovat mukautettua videosisältöä; heidän on itse asiassa sangen vaikeaa löytää tulokohtaa. Sähköpostin tai äänen huijaaminen voi olla melko helppoa, mutta videoneuvotteluiden kautta hyökkäämiseen vaadittava syväväärennettyjen suorien videoiden luominen on äärimmäisen haastavaa. Mikään internetiin yhdistetty järjestelmä ei voi koskaan olla täysin turvallinen, mutta toistaiseksi yritykset hyötyvät videoneuvotteluista.
Täytyy kuitenkin aina muistaa pysyä valppaana. Teknologian kehittyessä myös hyökkääjien mahdollisuudet kasvavat.
Voit nähdä etätyöskentelyn joko turvallisuusriskinä tai turvallisuusetuna. Kaikki riippuu kuitenkin aina siitä, miten sinä hallinnoit kokonaisuutta. Hajauttamisen ei siis suinkaan tarvitse tarkoittaa hajaannusta. Luo selkeä rakenne, joka kattaa tiedonkulun, tapahtumaraportoinnin, komentoketjun ja etenkin komentoketjun delegoinnin. Digitaalinen kehitys on tänä vuonna kiihtynyt valtavasti – ja jotta pysymme muutoksessa mukana, vaatii se muutama yksinkertaisen ja käytännöllisen, mutta määrätietoisen, askelen.
Kirjoittaja
Aiheeseen liittyvät ratkaisut
Hallitse asiakirjojen työnkulkuja
Pilvipohjainen asiakirjojen hallintaratkaisu kaiken kokoisten yritysten muuttuviin tulostus-, skannaus- ja seurantatarpeisiin.
Prosessin- ja tiedonhallinnan ratkaisut
Liiketoimintaprosessien hallintaratkaisut digitaaliseen toimistoon
Lue lisää
Tulostuksenhallinta ja skannaus pilvipohjaisilla asiakirjaratkaisuilla
Paperiasiakirjojen digitointi, nopea tiedon jakaminen ja pääsy tarvittavaan tietoon ajasta ja paikasta riippumatta on tämän päivän toimistotyössä kriittistä, tehtiinpä työtä sitten kotona etätyössä tai toimistossa. Pilvialusta yhdistää nämä tarpeet.
Kuinka huolehtia kotitoimiston tietoturvasta?
Canonin tietoturva-asiantuntija kertoo viisi vinkkiä, kuinka huolehtia tietoturvasta myös kotoa käsin työskennellessä.
Asiakirjojen digitointi ja tehokas tiedon jakaminen
Työn tekeminen muuttuu, eikä työ ole enää aikaan tai paikkaan sidottua. Haasteet asiakirjojen hallinnassa kasvavat nopeasti suuriksi – mistä aloittaa ja miten valita paras kumppani toteuttamaan digitointi?