Tavoitteena säntillinen sopimushallinta
Moni tutkimukseemme osallistuneista tunnisti kyllä olennaisimmat keinot, joilla sopimushallintaa voi sujuvoittaa. Vastaajat olivat melko yksimielisiä siinä, että sopimusten valmisteluvaihe on prosessin työläin osuus. Työtaakka voi helpottaa ja ajankäyttöä tehostaa ottamalla käyttöön valmiit sopimuspohjat, varmistamalla että uusimmat sopimusversiot löytyvät vaivatta ja että luonnokset on helppo jakaa muille osapuolille. Tämä kaikki hoituu säntillisillä prosesseilla ja hyvällä tietojärjestelmällä, minkä jälkeen avuksi kannattaa toki valjastaa automatisoidut työnkulut ja sähköisen allekirjoittamisen integrointi.
Vaikka vastaajat arvioivat sopimushallintaa sujuvoittavat toiminnallisuudet tärkeiksi tehokkuuden lisäämisen kannalta, kävi ilmi, että sopimushallinnan nykytila ei useinkaan vastannut näitä tavoitteita. Arviot prosessien toiminnasta jäivät pääsääntöisesti alhaisemmalle tasolle kuin niiden tärkeysarviot. Jos tarkastellaan esimerkkinä hakutoiminnallisuutta, jonka tarpeellisuuden kuka tahansa varmasti tunnistaa. Jopa 22 % tutkimuksemme vastaajista kertoi, etteivät he pysty hakemaan sopimuksia sisällön tai metatietojen perusteella.
Entäpä sopimuskauden päättyminen? 60 % vastaajista ei saa ilmoituksia sopimuskauden päättymisestä, koska heillä ei ole käytössä varsinaista sopimushallinnan järjestelmää joka tällaisen automaattisen toiminnallisuuden mahdollistaisi. Onko moisella väliä? On, kyllä: 21 % vastaajista myöntää, että sopimusten umpeutumisen unohtamisesta on aiheutunut riskejä tai taloudellisia tappioita.
Näiden esimerkkien valossa on helppo todeta, että moni organisaatio voisi kasvattaa sopimushallinnan tehokkuutta, mielekkyyttä ja vaatimustenmukaisuutta hoitamalla perusasiat kuntoon, ottamalla käyttöön yhtenäiset prosessit ja niitä tukevan sähköisen tietojärjestelmän. Mikäli kaipaat apua digitalisaation hyödyntämisessä, prosessien optimoimisessa ja sopimushallinnan käytäntöjen sekä työkalujen käyttöönotossa, me Canonilla olemme valmiita auttamaan!