Sopimushallinnan tila Suomessa: yli puolet suomalaisyritysten sopimuksista edelleen paperiarkistoissa

Voi olla vaikea uskoa todeksi, että yli puolet suomalaisyrityksistä säilyttää edelleen sopimuksia paperiarkistoissa – ja vielä myöntää tämän!* Olemmehan pitkään olleet digitalisaation pauloissa ja kehityksen kärjessä ainakin Euroopan mittapuulla. Tämä ilmeni hyvin konkreettisesti, kun korona ajoi kansan etätöihin ja moni organisaatio joutui äkisti kiihdyttää digitalisoitumistaan. Pääsääntöisesti tämä sujui Suomessa suhteellisen hallitusti, huomattavasti kivuttomammin kuin useissa muissa maissa.

Aina ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukaista verrata omaa kehitystä naapurimaihin tai kilpailijoihin saadakseen syyn itsekehuun. Merkittävästi fiksumpaa on analysoida omaa toimintaa ja tarkastella, missä prosesseissa ja toiminnoissa olisi edelleen varaa tehostaa ja kehittää toimintaa digitalisaation avulla.

Tämä oli mielessämme, kun teetimme tutkimuksen sopimushallinnan käytännöistä ja kehityssuunnitelmista: Sopimushallinnan digitalisaatioaste Suomessa vuonna 2020.

On lähtökohtaisestikin selvä, että eri toimialojen ja eri kokoluokan yritysten sopimushallinnan käytännöissä on eroja, koska myös sopimusten rooli liiketoiminnassa vaihtelee. Silti on selvää, että jokainen yritys solmii sopimuksia ja niitä on säilytettävä jossakin, mieluiten varmennetussa ja tietoturvallisessa paikassa.

Se, kuinka usein sopimuksiin palataan, riippuu pitkälti liiketoiminnan luonteesta, mutta tällöin on äärimmäisen tärkeää, että sopimukset löytyvät helposti ja kaikki eri versiot ja liitetiedostot löytyvät myös samasta paikasta.

Mikä sitten saa toiset panostamaan yhdenmukaisiin sopimushallinnan käytäntöihin ja kehittyneisiin työvälineisiin samaan aikaan kun muut soveltavat lennossa, ratkovat haasteita tapauskohtaisesti ja pyrkivät hyödyntämään jo olemassa olevia tietojärjestelmiä?

Säntillisen sopimushallinnan hyödyt ovat jotakuinkin samat jokaiselle organisaatiolle ja hutiloinnista johtuvat ongelmat aiheuttavat riskejä yrityksen toimialasta ja kokoluokasta riippumatta.

Tutkimuksemme mukaan alalla kuin alalla – niin teollisuudessa, kaupan alla ja jopa julkihallinnossa – on tällä hetkellä käytössä kirjavia sopimushallinnan käytäntöjä. Valtaosalla (62 %) vastaajista on sopimushallinnanprosessit määritettynä, mutta prosessien noudattamisessa on runsaasti vaihtelua. Alle neljännes vastaajista sanoi, että heillä kaikki aina noudattavat määritettyjä prosesseja.

Tutkimuksemme paljasti, että yli puolet yrityksistä säilyttää sopimuksia edelleen paperiarkistossa. Pääsääntöisesti niitä hyödynnetään kuitenkin sähköisen arkiston tai järjestelmän rinnalla. 80 %:lla on jokin sähköinen järjestelmä sopimuksille, mutta 67 % kertoo hyödyntävänsä myös sähköpostia, työasemaa, verkkolevyä tai tiedostonjakopalvelua sopimusarkistona.

Ylläolevista vastauksista ilmenevä sopimusten säilytyskäytäntöjen päällekkäisyys on hieman hälyttävä. Mikäli sopimuksia säilytetään eri paikoissa, niiden löydettävyys kärsii ja saattaa olla jopa mahdotonta varmistua löydetyn sopimusversion ajantasaisuudesta, mikäli useat eri henkilöt hyödyntävät samoja tietoja työssään. Ajanhukka on tällöin varmaa, eikä kukaan uskalla edes miettiä mikä tilanne on tietoturvan ja -suojan osalta.

Moni tutkimukseemme osallistuneista tunnisti kyllä olennaisimmat keinot, joilla sopimushallintaa voi sujuvoittaa. Vastaajat olivat melko yksimielisiä siinä, että sopimusten valmisteluvaihe on prosessin työläin osuus. Työtaakka voi helpottaa ja ajankäyttöä tehostaa ottamalla käyttöön valmiit sopimuspohjat, varmistamalla että uusimmat sopimusversiot löytyvät vaivatta ja että luonnokset on helppo jakaa muille osapuolille. Tämä kaikki hoituu säntillisillä prosesseilla ja hyvällä tietojärjestelmällä, minkä jälkeen avuksi kannattaa toki valjastaa automatisoidut työnkulut ja sähköisen allekirjoittamisen integrointi.

Vaikka vastaajat arvioivat sopimushallintaa sujuvoittavat toiminnallisuudet tärkeiksi tehokkuuden lisäämisen kannalta, kävi ilmi, että sopimushallinnan nykytila ei useinkaan vastannut näitä tavoitteita. Arviot prosessien toiminnasta jäivät pääsääntöisesti alhaisemmalle tasolle kuin niiden tärkeysarviot. Jos tarkastellaan esimerkkinä hakutoiminnallisuutta, jonka tarpeellisuuden kuka tahansa varmasti tunnistaa. Jopa 22 % tutkimuksemme vastaajista kertoi, etteivät he pysty hakemaan sopimuksia sisällön tai metatietojen perusteella.

Entäpä sopimuskauden päättyminen? 60 % vastaajista ei saa ilmoituksia sopimuskauden päättymisestä, koska heillä ei ole käytössä varsinaista sopimushallinnan järjestelmää joka tällaisen automaattisen toiminnallisuuden mahdollistaisi. Onko moisella väliä? On, kyllä: 21 % vastaajista myöntää, että sopimusten umpeutumisen unohtamisesta on aiheutunut riskejä tai taloudellisia tappioita.

Näiden esimerkkien valossa on helppo todeta, että moni organisaatio voisi kasvattaa sopimushallinnan tehokkuutta, mielekkyyttä ja vaatimustenmukaisuutta hoitamalla perusasiat kuntoon, ottamalla käyttöön yhtenäiset prosessit ja niitä tukevan sähköisen tietojärjestelmän. Mikäli kaipaat apua digitalisaation hyödyntämisessä, prosessien optimoimisessa ja sopimushallinnan käytäntöjen sekä työkalujen käyttöönotossa, me Canonilla olemme valmiita auttamaan!

*Lähde: Sopimushallinnan digitalisaatioaste Suomessa vuonna 2020, Canon

Lataa tutkimusraportti kokonaisuudessaan:
Sopimushallinnan digitalisaatioaste Suomessa vuonna 2020

tai perehdy toimintokohtaisiin tuloksiin:

• Johto ja liiketoiminnan kehitys
• Henkilöstöhallinto
• Myynti ja markkinointi
• Lakiasiainosasto