Tiedonhallinnan vastuullisuutta voidaan tarkastella monesta näkökulmasta. Tieto on jokaisen organisaation keskeistä pääomaa ja vastuullisuus konkretisoituukin usein toiminnan tasolla. Tehokkaat työkalut tiedon elinkaaren hallintaan nostavat merkittävästi tiedon arvoa, jolloin hyödyt näkyvät toiminnan laadussa ja tehokkuudessa sekä vaatimuksenmukaisuudessa.
Digitalisaation edetessä myös vastuulliseen tiedonhallintaan tarjoutuu uusia mahdollisuuksia. Esimerkiksi taloushallinnon digitalisoituminen on vastuullisuuden näkökulmasta hyvä asia, mutta työtä tarvitaan vielä käytäntöjen yhtenäistämisen ja tehokkaiden työkalujen osalta.
- Digitalisaatiosta on yleensä unohdettu käyttäjäystävällisyys, kerättävän tiedon elinkaari ja tietopääoman kokonaisvaltainen hyödyntäminen, kertoo Canon Oy:n toimitusjohtaja Tommi Laitinen.
-Vastuullisuus on laaja käsite ja sen soveltaminen tiedonhallinnassa tarkoittaa kokonaisvaltaista toiminnan tarkastelemista. Saattaa olla, että intuitiivisesti tai jopa maalaisjärjellä ajateltu ratkaisu on vastuullisuuden näkökulmasta heikkotasoinen, Laitinen jatkaa.
Canonin informaatioteknologian tuotteet, kuten kamerat ja monitoimilaitteet, ovat edelleen yhtiön ydinliiketoimintaa, mutta samanaikaisesti rinnalle on rakentunut vankka tiedonhallinnan ohjelmistoliiketoiminta. Laitinen puhuu digitalisaation ”toisesta aallosta”.
- Kun pystymme jalostamaan tietoa ja parantamaan sen arvoa myöhemmässä käytössä, olemme oikean asian äärellä. Tilanne on samankaltainen, kun verrataan, että tehdäänkö joku matka lentokoneella tai junalla vai tehdäänkö matkaa lainkaan. Kalleinta on tehdä hyvin ja tehokkaasti jotain sellaista, mitä ei välttämättä tarvitse tehdä lainkaan. Todellinen vastuullisuus syntyy siitä, että vältetään turhaa tietoa, päällekkäisyyksiä ja parannetaan tiedon arvoa ja löydettävyyttä.