Suurkuvatulostimet tulivat osaksi teknisten osastojen toimintaa 90-luvulla. Tätä aikaisemmin julistetulosteet hankittiin kopiolaitoksista, koska laitteiden hankintahinnat olivat melko kovia ja käytettävyys edellytti koulutettua operaattoria. Nykypäivän suurkuvatulostimet ovat merkittävästi helpompia käyttäjilleen, ja suurten tulosteiden päivittäiseen hyödyntämiseen on useita hyviä syitä. Moni kunta onkin investoinut uuteen teknologiaan ja käyttää suunnittelukuvien tekemiseen teknisen osaston tiloihin sijoitettua omaa suurkuvatulostinta.

Teknisessä suunnittelussa sekä kokonaisuuksien että pienten yksityiskohtien havainnointi muun muassa kartoista ja tonttikuvista helpottuu laajakokoisesta tulosteesta, johon voidaan myös tehdä huomiomerkintöjä. Tulosteen voi levittää vaikka työmaakopin pöydälle, missä kuntaedustaja ja urakoitsija voivat yhdessä käydä suunnitelmaa ja sen edistymistä läpi. Hahmottaminen helpottuu, kun tihrustelua isosta työmaasta ei tarvitse tehdä työmaamestarin näyttöruudulta. Printin avulla tilanteen läpikäyminen saattaa myös säästää kaikkien työaikaa, eikä edellytä esitysteknisiä ratkaisuja liikkuvaa työtä tekeviltä.

Kunnan omassa sisäisessä suunnittelussa arkkitehdin ja maasuunnittelijan tekemiä luonnoksia voidaan samaan tapaan printata julisteelle, mikä helpottaa mittasuhteiden ja etäisyyksien hahmottamista. Kuvaan on myös helppo tehdä merkintöjä ja huomioita mahdollisista muutostarpeista. PDF-tiedostoon näiden merkintöjen tekeminen voi olla merkittävästi työläämpää, vaikka erilaisia muokkausohjelmia tänä päivänä löytyykin.

Onpa kyse siis kunnan oman henkilökunnan tai ulkoisten sidosryhmien kanssa työskentelystä, suurkuvatulosteiden vahvuus on niiden toimivuudessa, hahmottamisen helpottamisessa ja merkintöjen tekemisessä niin, että ne aukeavat kaikille asianomaisille aukottomasti. Merkinnöillä täydennetyt suurkuvatulosteet voidaan puolestaan samaisella suurkuvatulostimella jälleen digitoida laitteen päälle asennetulla skannerilla ja viedä oikeaan loppusijoituspaikkaan. Tällaisessa prosessissa suurkuvatulosteen merkitys on varmistaa tehokas tiedonjako, asianomaisten kokonaiskuvan hahmottaminen ja suunnitelmien edistäminen.

Viimeisten vuosien aikana yleistynyt suurkuvien skannaaminen kertoo kuntien digitalisoitumisesta. Samaan aikaan paperiversioiden löytyminen teknisen osaston asiantuntijoiden käytöstä osoittaa, että teknisessä toimessa pystytään hyödyntämään parhaat ominaisuudet molemmista maailmoista, perinteisistä paperisista sekä uudemmista sähköisistä käyttöliittymistä.

Teknisesti suurkuvatulostimet ovat nykyisin helppokäyttöisiä, joten uusikin käyttäjä oppii muutamissa minuuteissa laitteen toiminnan. Tämä ei kuitenkaan muuta sitä tosiseikkaa, että skannatessa tulee huomioida muutakin. Arkistointimielessä käyttäjän on hyvä ymmärtää, minkälaisessa tiedostomuodossa tiedosto halutaan skannata, mikä on dokumentin haluttu arkisto sekä miten tätä prosessia voidaan automatisoida ja työtä sujuvoittaa. Toiseksi halutut tiedostomuodot kannattaa huomioida jo projektin suunnitteluvaiheessa. PDF-A on hyväksytty tiedostomuoto, joka on käytössä valtaosassa kuntien ja kaupunkien pysyväisarkistointia. Tiedostomuotoja ja rakenteita voidaan myös rikastaa koneälyä ja sisältötunnistamista tukevilla skannausohjelmistoilla, jotka on suunniteltu tekemään skannaustyö mahdollisimman helpoksi loppukäyttäjille. Niiden avulla skannattu kuva voidaan ohjata kuvamääritettyihin loppuarkistoihin ja vapauttaa käyttäjien päivittäistä tekemistä metatietojen syöttämisestä.

1 Oma laite voi olla fiksuin ratkaisu
Valtaosa kunnista ja kaupungeista käyttää suurkuvia joko omalla laitteella tulostettuna tai kopiolaitoksesta hankittuna. Jos tulostusmäärät ovat maltillisia, oma laite voi olla hyvä ratkaisu, koska se mahdollistaa myös skannauksen ilman viiveitä omassa toimistoympäristössä.

2 Skannauksen tarve kannattaa huomioida
Suurkuvien skannaus koetaan usein jopa tärkeämmäksi kuin tulostus. Skannauksella on yleensä suurempi kiire kuin tulosteella, koska skannattavaan paperiversioon on tehty huomioita, jotka pitää saada pikaisesti sidosryhmien tietoon. Voidaankin ajatella, että suurkuvatulosteen rooli on parantaa sähköistä prosessia, jonka avulla varmistetaan asianomaisten kokonaiskuvan hahmottaminen yhteisestä hankkeesta.

3 Oma laitekanta mahdollistaa myös digitoinnin
Paperiarkiston digitointi on iso urakka, jossa voidaan hyödyntää myös omaa laitekantaa. Jos suunnitelmissa on paperiarkiston digitointi, on hyvä valita suurkuvatulostin sen mukaisesti, että myös sillä voidaan tarvittaessa viedä paperiaineistoa sähköiseksi. Tämä siksi, että yleensä digitointihankkeiden jälkeen syntyy vielä uutta paperiaineistoa, joka tulisi saada integroitua samaan loppusijoituspaikkaan, johon paperiarkisto hankkeessa siirrettiin.