Digitalisaatio on ollut keskeinen strateginen hanke, jonka tärkeys on kasvanut koronaviruksen myötä. 59 %¹ IT-johtajista sanoo, että pandemian aiheuttamat paineet ovat nopeuttaneet heidän digitalisaatiohankkeitaan. ”Uusi normaali” vaikuttaa merkittävästi siihen, millaisia yrityksen laitteistovaatimukset ovat tulevaisuudessa. Jotta investoinnit eivät mene hukkaan, on otettava huomioon, miten toimistoteknologia sopii yhteen yrityksen pitkän aikavälin digitalisaatiostrategian kanssa.

Vaikka tilastoissa on vaihtelua, tutkimuksissa² ennustetaan, että vuoden 2021 loppuun mennessä 25–30 % työvoimasta työskentelee kotona useana päivinä viikossa. Etätyöskentely ei ole uusi pandemian aiheuttama ilmiö, vaan vakaa trendi, joka on kasvanut viimeisten kymmenen vuoden aikana. Koska monet tunnetut yritykset ovat ilmoittaneet sitoutuvansa entistä joustavampaan hybridityöskentelyyn, toimistojen käyttäjämäärien voidaan odottaa vähenevän, mutta tosiasia on, että toimiston rooli vain muuttuu. Sen sijaan, että se olisi kaiken työnteon keskus, se toimii vaihtoehtona kokousten pitämistä ja tiettyjen laitteiden käyttämistä varten.

Yrityksillä ja niiden työntekijöillä on nyt vapaus kysyä, mitä halutaan saavuttaa ja mikä on paras työskentelypaikka tehtävää varten. Liiketoiminta- ja IT-johtajan tehtävänä on varmistaa, että päätös ei perustu teknologiaan, vaan teknologia toimii kaikkien työympäristöjen tukena. IT-johtajille tämä on merkittävä muutos. Aiemmin yrityksissä panostettiin toimistojen teknologiainvestointeihin, mutta jos halutaan hybridityöskentelyn toimivan, kaikkia työympäristöjä on nyt pidettävä samanarvoisina. On pyrittävä varmistamaan yhtenäinen työskentelykokemus paikasta riippumatta.

Tässä tilanteessa on keskeisen tärkeää investoida oikeanlaiseen teknologiaan. On pyrittävä varmistamaan, että yrityksen normaalit prosessit, kuten ostoreskontra tai rekrytointi, voivat edelleen toimia tehokkaasti, vaikka yhä useammat työntekijät jäävät osa- tai kokoaikaisesti etätöihin. Digitointi on tärkeä osa etätyönä suoritettavia tarkistuksia, koska tiimien ei ole helppo käyttää paperiasiakirjoja. Muuttamalla paperiasiakirjat digitaalisiksi tiedoiksi työntekijät tuovat ne kotona työskentelevien tiimin jäsenten saataville ja varmistavat samalla, että he itse voivat jatkaa asiakirjojen käyttöä kotiin palattuaan, jotta hybridityöskentely onnistuu sekä yksin että tiimissä.

Lähes puolet (49 %) yritysjohtajista näkee paperipohjaisten prosessien digitoinnin hyvin tärkeänä liiketoiminnan digitalisaatiohankkeille³. Vaikka painopiste on digitalisaatiossa, 65 % IT-johtajista uskoo, että paperiasiakirjat ovat edelleen tärkeitä työpaikoilla vuonna 2025⁴. Digitaalisen teknologian kehityksestä huolimatta aiemmat ennusteet paperittomasta toimistosta eivät ole toteutuneet. Edes pandemian kaltaisissa haastavissa olosuhteissa, kun digitointi lisääntyy, yritykset eivät välttämättä pysty korvaamaan paperipohjaisia työnkulkujaan täysin digitaalisilla työnkuluilla⁵. Tosiasiassa monet yritykset tarvitsevat edelleen paperiasiakirjoja yleisten työnkulkujen jossakin vaiheessa, koska työnkulut saattavat alkaa paperiasiakirjoista tai päättyä niihin.

Mitä tämä tarkoittaa investointien kannalta? Se tarkoittaa, että tulevaisuudessa IT-johtajien on investoitava teknologiaan, joka tukee tehokkaita hybridityömalleja.

Oikeanlaisten laitteistojen hankkiminen on keskeisen tärkeää, jotta voidaan luoda teknologiaekosysteemi, joka tukee hybridityöskentelyä. Vaikka voi olla houkuttelevaa tehdä investoinnit aiempien ostopäätösten tai kustannussäästöjen perusteella, maailma on jo nyt täysin erilainen kuin vuosi sitten. Nykypäivän tulostus- ja skannauslaitteistojen on toimittava hybridityönkulkujen keskuksena. Yhteysvaihtoehtojen ja digitointitoimintojen on oltava keskeisen tärkeitä tulevissa ostopäätöksissä.

Canonin laitteet on suunniteltu erityisesti tehokkaaseen hybridityöskentelyyn. Älykkäissä monitoimilaitteissamme on uusimmat asiakirjojen skannaus- ja käsittelyteknologiat sekä integroidut yhteydet yleisiin pilvipalveluihin ja työnkulkusovelluksiin.

Monitoimilaitteissamme, kuten uuden imageRUNNER ADVANCE DX C5800 -sarjan laitteissa, on huippuluokan tulostusominaisuuksien lisäksi älykäs skannausteknologia, joka tukee digitalisaatiota. Työntekijät voivat muuttaa tulostetut asiakirjat helposti digitaalisiksi tiedoiksi, jotka voidaan viedä suoraan OneDriven tai Dropboxin kaltaisiin sovelluksiin tai syöttää yrityksen työnkulkuihin, esimeriksi SAP Concur -järjestelmään. Parannettujen yhteyksien ansiosta tiedot ovat työkavereiden saatavilla heidän sijainnistaan riippumatta, jotta työskentely eri paikoissa on entistä tehokkaampaa.

Jos työskentelet IT-johtajana, vuodella 2020 oli luultavasti suuri vaikutus IT-strategiaan ja investointien painotuksiin. Vaikka ensisijaisena prioriteettina on saada järjestelmät toimimaan lyhyellä aikavälillä, yritysten on käytännössä hyvä pohtia pitkän aikavälin hybridityöskentelyä. Miten työnkulut toimivat tehokkaasti eri sijainneissa ja toimipaikoissa? Mitkä näiden prosessien osat on helppo digitoida? Missä tulostus on edelleen tärkeää? Jotta IT-johtajat voivat tukea saumatonta työskentelyä myös silloin, kun siirrytään tulostuksesta digitaalisiin tietoihin, heidän kannattaa investoida uuden sukupolven monitoimilaitteisiin, joissa on sekä tavalliset perustason tulostusominaisuudet että nykypäivän monitoimilaitteiden tarjoamat liitettävyys-, digitointi- ja työnkulkuominaisuudet.

Tutustu siihen, miten uusimmat monitoimilaitteemme vastaavat digitalisaation tavoitteisiin