TULOSTUSVINKKEJÄ

Kahdeksan tapaa tulostaa turvallisesti Canonin tulostimilla

Niin toimistossa kuin etänäkin työskentelevät voivat tulostaa turvallisesti ja suojata arkaluontoiset tai luottamukselliset tiedot hyödyntämällä Canonin PIXMA- ja MAXIFY-tulostimien toimintoja.
Toimiston pöydällä oleva Canon MAXIFY -tulostin, taustalla ryhmä ihmisiä keskustelemassa.
Takaisin artikkeleihin

Turvalliset tulostusratkaisut ovat olennainen vaatimus nykyaikaisessa työympäristössä. Halu hybridityöskentelyyn ja mielekkäämpiin mobiiliratkaisuihin asettaa lisää vaatimuksia verkkojen ja niihin yhdistettyjen laitteiden – myös tulostimien – turvallisuudelle.

Käytetäänpä sitä laskujen tulostamiseen, sopimusten kopioimiseen tai arkaluonteisten asiakirjojen skannaamiseen, monitoimitulostin on edelleen toimiston keskiössä. Useiden käyttäjien tavoitettavissa oleminen useissa eri paikoissa on yrityksen kannalta kätevää, mutta lisää samalla myös kyberturvallisuusriskejä.

Eli miten voidaan saada paperikopioita silloin, kun niitä tarvitaan, mutta suojata samalla luottamuksellisia tietoja ja ylläpitää yleistä tietoturvaa?

Kuten Canon Europen tuotemarkkinointiasiantuntija Zubair Rahim selittää, Canonin uusimmissa MAXIFY- ja PIXMA-tulostimissa on useita suojattuja tulostustoimintoja. ”Käytettäessä jotakin MAXIFY GX -sarjan tulostimista, vaikkapa kotitoimistomalleja GX4050- ja GX3050 tai pienille toimistoille tarkoitettuja malleja GX5050-, GX6050- ja GX7050, päästään riittoisuuden lisäksi myös korkeaan tulostusturvallisuuteen”, hän sanoo.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muiden tietosuojamääräysten noudattaminen kaikkialla maailmassa tarkoittaa, että yritysten on varmistettava henkilötietojen turvallisuus ja yksityisyys. Tässä tulostimet muodostavat mahdollisen tietoturva-aukon, joka mahdollistaa luottamuksellisten tietojen luvattoman käytön. Vaikka kyse on enemmän prosesseista kuin yritysten käyttämistä laitteistoista, Canonin uusimmissa tulostimissa on useita toimintoja, jotka parantavat tulostusturvaa ja vähentävät tietosuojavaatimusten rikkomisen riskiä.

Tässä esitellään tärkeimpiä vaiheita, joilla käyttäjä voi varmistaa tulostamisen turvallisuuden ja arkaluonteisten asiakirjojen suojaamisen.

1. Suojattu tulostaminen pilvestä ja skannaaminen pilveen Cloud Link -sovelluksella

Käyttäjä skannaamassa asiakirjaa Canon MAXIFY -tulostimella sormi lähellä tulostimen ohjauspaneelia.

Etätyöntekijöiden kannalta asiakirjojen tallentaminen, käyttö ja hallinta pilvipalvelun kautta on sekä turvallisempaa että helpompaa. Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link -sovelluksella asiakirjoja voidaan tulostaa mm. Google Drive™- ja Microsoft OneDrive® -palveluista sekä skannata niihin suoraan tulostimesta.

Arkaluontoisten tietojen säilyttämiseen tietokoneessa tai kannettavassa tietokoneessa liittyy useita vaaroja. Laite voidaan varastaa tai siihen voidaan murtautua, ja tietojen tallennuslaitteisto voi vikaantua tai muuttua lukukelvottomaksi. Tallentamalla tiedot ja asiakirjat pilveen saadaan yksi suojaava kerros lisää. Samalla mahdollistetaan turvallinen tulostaminen suosituista Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link -pilvipalveluista sekä skannaaminen niihin.

”Cloud Linkiä voidaan käyttää tulostimen näytöstä, jos siinä on sellainen, tai älypuhelimen Canon PRINT -sovelluksella”, Zubair selittää. ”Organisaatiot voivat pitää asiakirjat keskitetysti jaetulla tilillä Google Drive™-, Dropbox™-, Evernote®-palveluissa ja Microsoft OneDrive® -verkkopalvelussa, jolloin useita kopioita ei tarvitse tallentaa paikallisesti.”

Cloud Linkiin kuuluu nyt myös Google Classroom™, joka antaa opettajille ja oppilaille mahdollisuuden tulostaa jaettuja asiakirjoja ja skannata tulostimesta suoraan Google Drive -kansioon.

2. Järjestelmänvalvojan salasanan asettaminen

Pöydällä hajallaan olevien papereiden vieressä on Canon MAXIFY -tulostin.

Osassa Canon PIXMA- ja MAXIFY-tulostimia käytettävissä olevat laitteistopohjaiset tulostusturvatoiminnot sisältävät järjestelmänvalvojan salasanan asettamisen ja vain valtuutettujen henkilöiden käyttöoikeudet tulostimen näyttöön ja toimintoihin.

Yksinkertainen ja kätevä tapa on määrittää järjestelmänvalvojan salasana, jolla verkkoon liitettyjen Canon MAXIFY- ja PIXMA-tulostimien luvatonta käyttöä voidaan rajoittaa. Järjestelmänvalvoja voi määrittää tulostimeen enintään 20 valtuutettua käyttäjää, joille jokaiselle voidaan antaa oma salasana. Ilman salasanaa näyttö pysyy lukittuna. Tämä auttaa varmistamaan, että kukaan ei pysty käyttämään tulostinta tai muuttamaan sen asetuksia vain kävelemällä tulostimen luo. ”Tämä on erityisen käyttökelpoinen suojaustoiminto julkisissa tiloissa sijaitseville tulostimille”, Zubair sanoo. ”Näin ollen käyttäjä pystyy määrittämään kaikki Wi-Fi- ja LAN-asetukset sekä lukitsemaan kaiken järjestelmänvalvojan salasanalla.

"Myös sitä, mitä sallitut käyttäjät saavat tehdä, voidaan hallita. Kopiointi voidaan rajoittaa esimerkiksi vain mustavalkoiseksi tai rajata skannaustoiminnot koskemaan vain skannaamista USB-muistitikkuun (soveltuvin osin) tai pilven käyttöoikeuksia tulostimen näytöstä.”

3. Etäkäyttöliittymän täysipainoinen hyödyntäminen

Käsi, joka pitää älypuhelinta, jossa on Canon PRINT -sovellus auki, pöydällä on Canon MAXIFY -tulostin.

Canon PRINT -sovellus on yhdyskäytävätyökalu tulostimeen riippumatta siitä, työskenteletkö etänä vai toimistossa. Sen avulla voidaan tulostaa, skannata, kopioida, tarkistaa lokit, muuttaa suojausta ja tulostimen asetuksia”, Zubair sanoo. Sovellus on saatavilla Android- ja iOS-alustoille.

Tulostimen suojattujen tulostustoimintojen käyttöönottamisen lisäksi laitetta ja käyttäjiä voidaan hallita etäältä Canonin etäkäyttöliittymällä.

Etäkäyttöliittymää voidaan käyttää suoraan verkkoselaimella tai Canon PRINT -sovelluksella. Sen avulla voidaan määrittää tulostimen asetukset, suorittaa ylläpitotehtäviä ja ennen kaikkea vaihtaa salasanoja, rajoittaa pääsyä ja määrittää tulostimen suojaustoimintojen todennusprotokollat.

”Kaikkia mainittuja yhteyskäytäntöjä voidaan hallita etäkäyttöliittymän avulla”, Zubair lisää. ”Niin ikään AirPrint- ja Bonjour-asetukset sekä tavat, joilla ihmiset voivat käyttää tulostinta, ovat muokattavissa. Tämä voi olla hyödyllinen ominaisuus, jos ollaan kiinteässä sijainnissa eli toimistossa tai kotona ja halutaan vain kyseisessä paikassa olevien käyttäjien käyttävän tulostinta – IP-osoitteille voidaan asettaa rajoituksia ja antaa vain niiden IP-osoitteiden, jotka tiedetään ja joihin luotetaan, muodostaa yhteys laitteeseen.”

4. Työlokin seuraaminen

Toimiston pöydällä olevasta Canon MAXIFY -tulostimesta tulee tuloste. Laitteen ympärillä on paperikasoja. Taustalla viisi henkilöä istuu työpöytiensä ääressä.

Canon MAXIFY GX4050 -tulostimessa on 2,7 tuuman LCD-kosketusnäyttö, jota voidaan käyttää järjestelmänvalvojan salasanan asettamiseen, käyttäjien hallintaan ja työhistorian näyttämiseen.

Epäillessään, että joku käyttää laitetta väärin tai ilman lupaa, tulostimen järjestelmänvalvoja tai pääkäyttäjä voi hoitaa asian tulostimen työlokin avulla.

”Kyseessä on yksinkertainen tulostustöiden historia, jonka avulla epätavallista tulostustoimintaa voidaan seurata”, Zubair selittää. ”Joten jos tulostustöitä on epätavallisen paljon tai ne sijoittuvat aikoihin, jolloin tiedetään, ettei kenenkään pitäisi käyttää tulostinta (olettaen, että järjestelmänvalvojan salasana on asetettu), voidaan tilanne tarkistaa kirjautumalla tulostimen työlokiin, jos siinä on sellainen.”

5. Turvallisuuden parantaminen automaattisilla laiteohjelmistopäivityksillä

Työpöydällä oleva Canon MAXIFY -tulostin vieressään lamppu, kannettava tietokone, näyttö, kasvi ja paperitarvikkeita.

Tulostimen laiteohjelmistopäivitykset voivat sisältää tietoturvakorjauksia, joten kannattaa tarkistaa, että tulostimen laiteohjelmistoversio on ajan tasalla. Päivitykset voidaan asentaa manuaalisesti, vaikka jotkin mallit, mukaan lukien Canon MAXIFY GX3050, pystyvät tähän automaattisesti.

Laiteohjelmiston päivittäminen älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella on normaali osa nykyajan elämää, ja erilaisia päivityksiä on ajoittain saatavilla myös tulostimille.

Aiemmin käyttäjän piti asentaa uusin laiteohjelmisto joko noudattamalla näytön ohjeita tai tarkistamalla tulostimen laiteohjelmistoversio itse laitteesta. Käyttäjä saattoi myös päivittää sen manuaalisesti käyttämällä etäkäyttöliittymää tai tarkistamalla Canonin tukisivustolta, oliko uusi versio julkaistu.

”Nyt joissakin uusimmissa tulostimissa, joita ovat mm. Canon MAXIFY GX3050 ja Canon MAXIFY GX4050, laiteohjelmistopäivitykset tapahtuvat automaattisesti”, Zubair huomauttaa. ”Nämä mallit varmistavat, että uusimmat päivitykset tulevat asennetuiksi.”

6. Alkuperäiskappaleen poistomuistutuksen ottaminen käyttöön

Arkaluonteisten tietojen suojaaminen on tärkeä näkökohta käytettäessä monitoimitulostimen skannaus- tai kopiointitoimintoa. Esimerkiksi lasille voi helposti jäädä asiakirja, jonka asiaton henkilö voi myöhemmin löytää.

Ongelman ratkaisemiseksi monissa uusissa Canon-monitoimitulostimissa on nyt mahdollisuus asettaa muistutus, joka kehottaa käyttäjää poistamaan alkuperäisen asiakirjan.

”Kun tämä toiminto on otettu käyttöön”, Zubair selittää, ”tulostin näyttää näytössään kehotteen ja antaa noin minuutin kuluttua skannauksen tai kopioinnin päättymisestä äänimuistutuksen, joka ilmoittaa, että lasille on jäänyt asiakirja.”

7. Vesileiman lisääminen / taustalletulostus

Luottamuksellisia asiakirjoja tulostettaessa Canon PIXMA- ja MAXIFY-tulostimien mallien leima-/taustalletulostustoiminto tarjoaa lisäturvaa.

”Kyseessä on miltei sama asia kuin vesileiman lisääminen asiakirjaan”, Zubair sanoo. ”Leimatoiminnon avulla voidaan tulostaa erittäin vaaleaa tekstiä tai sijoittaa bittikarttaleima asiakirjan tietojen taakse. Käyttäjä voi valita esimerkiksi päivämäärän, kellonajan tai käyttäjänimen, joka korostaa asiakirjan arkaluontoista luonnetta ja mahdollistaa puuttuvien kopioiden seurannan ja jäljittämisen.”

8. Suojattu tulostaminen TLS 1.3 -salauksella

Henkilö asettamassa paperiarkkia Canon MAXIFY -tulostimen skanneriin.

Vaikka IP-osoitteella suodattaminen ei ole kotitoimistoympäristössä yleinen käytäntö, se on toiminto, joka on käytettävissä monissa Canonin PIXMA- ja MAXIFY-tulostimissa. Sen avulla käyttäjä voi rajata IP-osoitteet, joilla on lupa käyttää tulostinta tulostamiseen tai asetusten muuttamiseen.

Transport Layer Security (TLS) -salausprotokollan uusin versio on tulostimen ja reitittimen yhteyden osalta nopeampi ja tarjoaa paremman suojan. Canon on ottanut käyttöön TLS 1.3 -tuen Canon MAXIFY GX4050- ja GX3050-malleissa.

”Edellinen versio – TLS 1.2 – on edelleen turvallinen ja yleisimmin käytetty salausprotokolla verkoissa”, Zubair vahvistaa, ”mutta Canon siirtyy omissa laitteissaan TLS 1.3-versioon varmistaakseen, että ne tukevat nykyaikaisten laitteiden parempaa salausta.

”Toisin kuin monet käytännön suojatut tulostustoiminnot, jotka Canon on ottanut käyttöön omissa MAXIFY- ja PIXMA-malleissaan, kaikki käyttäjät eivät aina edes huomaa ominaisuuksia, kuten tietosuojaa parantavaa TLS 1.3 -salausta ja WPA3-tukea, joka tarjoaa parannuksia liitettävyyteen ja verkon suojaamiseen salakuuntelun ja huijausten tapaisilta tietoturvariskeiltä. Mutta Canon tekee näitä lisäyksiä taustalla parantaakseen tulostamisen turvallisuutta.”

Näinä jatkuvan yhteyksissäolon aikoina on tärkeää varmistaa, että arkaluonteiset tiedot ovat suojattuja. Canon-tulostimien suojausominaisuudet ja toiminnot voivat auttaa varmistamaan, että tulostaminen on mahdollisimman turvallista ja tulostettujen asiakirjojen tiedot pysyvät suojassa.



Teksti: Marcus Hawkins

Vastaavat tuotteet

Aiheeseen liittyvät artikkelit

  1. Google, Google Classroom ja Google Drive ovat Google LLC:n tavaramerkkejä, eikä Google ole tukenut tätä sivustoa tai liity siihen millään tavalla.
  2. Dropbox on Dropbox Inc:n tavaramerkki.
  3. Evernote on Evernote Corporationin rekisteröity tavaramerkki.
  4. Microsoft OneDrive on Microsoft Corporationin rekisteröity tavaramerkki Yhdysvalloissa ja muissa maissa.