YRITYSRATKAISUT

Canon Dokumentinhallinta

Tieto dokumenteissa ovat keskeinen osa organisaation toimintaa, ja tietomäärän kasvaessa tehokas ja helppokäyttöinen dokumentinhallinnan ratkaisu on avain tuottavuuden lisäämiseen. Parhaimmillaan ratkaisu on joustava ja mahdollistaa dokumenttien koko elinkaaren hallinnan haltuunotosta hävittämiseen saakka. Paras dokumentinhallintajärjestelmä on monikäyttöinen, helposti hankittavissa ja organisaation tarpeisiin mukautuva.
Pyydä lisätietoja
Team working together through real time data using Canon D2D Exchange

Yleiskatsaus

DOKUMENTTIEN ELINKAARI HALTUUN

Dokumenttien tehokkaan hallinnan merkitys organisaatioiden jokaisella tasolla kasvaa nyt ja tulevaisuudessa. Tiedonhallinnanjärjestelmä on tärkeä ja keskeinen osa kokonaisuutta ja parhaimmillaan auttaa organisaatioiden tiedon elinkaaren hallinnassa. Samalla myös 360 tietoturva vahvistuu, voidaan varmistua vaatimuksenmukaisesta prosesseista ja toimintamalleista sekä tehostetaan työn tekoa. Käyttäjälle ratkaisu näyttäytyy helppokäyttöisenä ja mahdollistaa sen tärkeimmän: tiedon löydettävyyden ja saavutettavuuden milloin ja missä tahansa.

Helppo ja joustava tapa hallita kaikkia yrityksesi dokumentteja

Canonin ratkaisu dokumentinhallintaan varmistaa, että voit hallita keskeisten dokumenttien koko elinkaarta sen luomisesta ja haltuunotosta aina arkistointiin ja hävittämiseen saakka. Yhden keskitetyn tavan ja järjestelmän taktiikan rautainen etu on näkyvyys ja kontrolli keskeisiin dokumenttiprosesseihin. Tällöin toimintatapoihin, haasteisiin ja mahdollisuuksiin on helppo tarttua ja toimintaa voidaan kehittää.

Ratkaisumme avulla voit myös varmistua siitä, että vain auktorisoidut henkilöt pääsevät tietoon käsiksi ja tietoturva pysyy korkealla tasolla.

Dokumenttien löydettävyys

Dokumenttien löydettävyys mistä ja milloin vain

Kun organisaatiossa tuotetaan runsaasti dokumentteja ja tietoa saapuu monista eri lähteistä, helppo saatavuus on ensiarvoisen tärkeää. Dokumentinhallintajärjestelmän keskeiset edut ovat sen tarjoama helppo haettavuus sekä dokumentteihin liittyvien kuvailutietojen että niiden sisällön perusteella. Lisäksi mobiilikäyttö mahdollistaa dokumenttien käytön missä tahansa maailmassa ja mihin vuorokauden aikaan tahansa.

Prosessit sujuvaksi

Organisaatioissa keskeisiin dokumentteihin liittyy usein hyväksyntä- ja kommentointiprosesseja sekä muita toimenpiteitä. Dokumentinhallintajärjestelmämme mahdollistaa näiden prosessien työnkulujen rakentamisen, mikä varmistaa, että tehtävät eivät unohdu ja aikatauluista pidetään kiinni. Työnkulut ovat keskeisessä roolissa esimerkiksi sopimus- ja henkilöstöhallinnon dokumenttiprosesseissa.

Prosessit sujuvaksi
Varmistu vaatimuksenmukaisesta toiminnasta

Varmistu vaatimuksenmukaisesta toiminnasta

Dokumenttien käsittelyä määrittelevät erilaiset lait, asetukset ja organisaatioiden käytännöt. Dokumentinhallinnan järjestelmä mahdollistaa niin vaatimuksenmukaisen toiminnan kuin helpon pääsyn kriittiseen dokumentaatioon esimerkiksi auditointitilanteessa. Järjestelmään voidaan asettaa automaattiset poistokäytännöt, jolloin varmistutaan myös esimerkiksi tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesta toiminnasta. Ratkaisu on laajennettavissa mm. HR- ja laatudokumentaation arkistointiin.

Nosta työntekijätyytyväisyyttä

Asiantuntijaroolit käsittelevät laajoja määriä dokumentteja, ja usein niiden hajanainen sijainti tai vaikea löydettävyys voi haitata työn tehokkuutta. Moderni dokumentinhallintajärjestelmä tarjoaa intuitiivisen ja asiakaslähtöisen käyttöliittymän, joka mahdollistaa helpon pääsyn kaikkeen tarvittavaan dokumentaatioon. Keskitetyn dokumentinhallintajärjestelmän avulla organisaatio voi varmistua siitä, että käsitellään aina viimeisintä versiota ja että kaikki sisältö on löydettävissä helposti napin painalluksella.

Canon Camera
Taloushallinnon arkisto

Integroi dokumentinhallinta osaksi työn tekemistä

Nykyaikainen dokumentinhallinnan järjestelmä toimii osana päivittäisten järjestelmien kokonaisuutta tarjoten käyttäjilleen parempaa ja sujuvampaa käyttökokemusta. Canonin dokumentinhallinnan järjestelmä integroituu saumattomasti osaksi esimerkiksi toiminnanohjauksen järjestelmää tai taloushallinnon järjestelmäkokonaisuutta.

Varmistu tietoturvasta

Tietoturva dokumentinhallinnassa muodostuu siihen tarkoitetun teknologian moniulotteisesta tietoturvatoimista sekä käyttäjien tietoisuudesta ja koulutuksesta. Dokumentinhallinnan järjestelmän tarjoamat toiminnallisuudet mm. roolipohjaiseen käyttäjänhallintaan, pääsynhallintaan, dokumenttien lokien muodostamiseen sekä tietojen varmuuskopiointiin ja salausmenetelmiin muodostavat tietoturvaviitekehyksen, joka on olennainen koko dokumentin elinkaaren varrella. Canonin Therefore ratkaisu on tietoturvallinen tapa hallita organisaation dokumentteja ja niihin liittyviä työnkulkuja.

Man at laptop

Tutustu dokumentinhallinnan ratkaisuihimme

  • Information-&-Print-Management.jpg

    Ratkaisu

    Canonin tiedonhallinnan ratkaisut auttavat sinua matkalla tiedon elinkaaren täydellistä hallintaa
  • HR pikkukuva

    Ratkaisu

    Arkistoratkaisut ovat tärkeitä ja automatisoimalla dokumenttivirrat operatiivisista järjestelmistä keskitettyyn arkistoon voit keskittyä ydinliiketoimintaan
  • Work professionals in the ofifce usng uniFLOW for their print and scan managment.

    Ratkaisu

    Moderni sopimustenhallinta ratkaisu on yksi yrityksen tärkeimmistä ratkaisuista. Kun sopimuksia on paljon, niitä hallinnoidaan usein ja niihin liittyy riskejä.
  • Dokumentinhallinta julkishallintoon

    RATKAISU

    Canon Säilö on Arkistolaitoksen normit täyttävä SÄHKE2-sertifioitu sähköinen arkisto, jonka avulla voit arkistoida tietoa pitkäaikaisesti ja turvallisesti.
  • Canon Camera

    RATKAISU

    Ratkaisumme henkilöstöhallinnan tiedonhallintaan – jotta voit hallita koko työsuhteen elinkaarta digitaalisesti.
  • Aiheeseen liittyvät artikkelit ja sisällöt

    Syvenny Canon dokumentinhallintaan asiantuntijasisältöjen avulla

  • nainen, joka tekee etätyötä

    Ohjelmisto

    Canonin pilvipohjainen dokumentinhallinnan ratkaisu on skaalautuva organisaatiosi tarpeisiin ja ratkaisee tiedonhallinnan haasteet tarjoten modernin ja intuitiivisen käyttökokemuksen ja pääsyn dokumentaatioon
  • Paperiarkistojen digitointi

    RATKAISU

    Tiedon digitaalinen elinkaari saattaa alkaa myös siitä, että paperilla oleva tieto skannataan tai digitoidaan Canonin digitointipalvelun avulla.
  • Varmistu vaatimuksenmukaisesta toiminnasta

    ARTIKKELI

    Tehokas tiedonhallinta on keskeinen osa yritysten laadun hallintaa. Dokumenttien ja palautteen hyvä hallinta mahdollistaa auditointeihin varautumisen mutta myös jatkuvan parantamisen.
  • silmälasipäiset naiset katsovat näyttöä

    RATKAISU

    Tutustu, kuinka pystymme auttamaan kaikissa organisaation paperisissa ja digitaalisissa dokumenttiprosesseissa.
  • Canon Camera

    RATKAISU

    Tiedon haltuunoton ratkaisujen laatu on ratkaisevan tärkeää, kun halutaan mahdollistaa sen sujuva kulku ja oikea-aikainen hyödynnettävyys liiketoiminnan prosesseissa ja työnkuluissa.
  • OTA YHTEYTTÄ

    Auttaisimme mielellämme organisaatiotasi dokumentinhallinnan haasteissa!