Tekoälyn merkitys dokumentinhallinnassa on tehostava ja dokumenttien käytettävyyden nostaminen uudelle tasolle onkin näköpiirissä tekoälyn asteittaisen käyttöönoton myötä.

Tekoäly auttaa nyt jo montaa meistä löytämään olennaisen tiedon nopeasti, analysoimaan, tekemään yhteenvetoja sekä laatimaan tekstiä ja kuvia. Oikein käyttöönotettuna tekoäly siis vähentää jatkossa manuaalista työtä, yhtenäistää prosesseja ja parantaa yleisesti tiedon löydettävyyttä ja laatua.

AI:sta on tullut luonnollinen ja kehittyvä osa modernia dokumentinhallintaa ja asiakastarpeet vievät kehitystä eteenpäin monipuolistaen käyttötapauksia.

Copilot integroituu Therefore järjestelmään tuoden dokumentit tekoälyn saataville. Integraation rakentamisen myötä käyttäjällä on mahdollisuus etsimisen lisäksi esimerkiksi kysyä niiden sisällöstä. Nyt jo hyvien hakuominaisuuksien ansiosta dokumentit ovat vaivatta löytyneet järjestelmästä, mutta tekoälyn myötä on myös mahdollista esimerkiksi:

1. Hakemusten jäsentämisen ja analysoinnin. Copilot voi järjestää hakemukset, tehdä analyysin ja tuottaa yksilöllisiä haastattelukysymyksiä.
2. Dokumenttien nopean vertailun. Sopimusversioiden erot tai ohjeiden päivitykset löytyvät hetkessä ilman manuaalista läpikäyntiä.
3. Laajojen projektiaineistojen tiivistämisen. Käyttäjä voi esittää kokonaisuuksia koskevia kysymyksiä ilman, että jokaista tiedostoa täytyy avata.
4. Pitkien sisältöjen muokkaamisen selkeiksi kokonaisuuksiksi. Projektiaineistot, ohjeet ja raportit muuttuvat helposti sisäistettäviksi tiivistelmiksi.

Tällä hetkellä tekoäly toimii parhaiten rajatuissa käyttötapauksissa. Koko organisaation kattava tiedonhallintamalli ja näkyvyys tietoaineistoon helpottaa hyvän käyttötapauksen löytymistä.

Tekoäly on hyödyllinen niin pitkälle kuin tieto ja sen laatu antavat myöten. Kolme dokumentinhallinnan peruspilaria nousevat tärkeiksi:

1) Metatiedot ja luokittelu
Metatiedot ohjaavat sitä, mitä tekoäly näkee ja miten se ymmärtää aineiston. Jos luokittelu on epäselvä, tekoäly joutuu arvaamaan.

Dokumentinhallinnan oppaastamme löydät lisää metatiedon roolista löydettävyydessä, elinkaaren hallinnassa ja raportoinnissa.

2) Käyttöoikeudet, tunnisteet ja tietoturva
Tekoälylle ei tule avata kaikkea sisältöä. Näkyvyys rajataan kategorioiden, roolien ja tunnisteiden avulla.
Sensitivity- ja Retention-tunnisteet sekä niiden valvonta ovat tulevaisuudessa keskeisiä tekoälyn turvallisessa hyödyntämisessä.

3) Asteittainen käyttöönotto
Paras tapa edetä on vaiheittainen käyttöönotto:

● aloita Proof of Concept -vaiheella
● testaa rajatulla käyttäjäryhmällä
● laajenna asteittain koko organisaatioon

Tämä malli varmistaa, että tuloksia voidaan mitata, laatu säilyy ja ihmiset pysyvät muutoksessa mukana. Tekoälyn kehittyessä myös organisaation tiedon tulee elää mukana – suunnittele käyttötapaukset myös tulevaisuutta ajatellen.

Tekoälyn ja dokumentinhallinnan yhdistäminen on todellisuutta tänään – ei huomenna.
Therefore™ ja Copilot nostavat dokumenttien hyödyntämisen uudelle tasolle: kysymisestä tulee etsimisen uusi muoto, ja tieto muuttuu aktiiviseksi, arvoa tuottavaksi resurssiksi.

Kun metatiedot, luokittelu, käyttöoikeudet ja tietoturva ovat kunnossa, AI voi tuoda organisaatiollesi enemmän arvoa kuin yksikään dokumentinhallinnan aiempi kehitysaskel.