Antti Kari
"Dokumenttien hallinta oli aiemmin meillä hyvin manuaalista ja aikaa vievää. Halusimme ratkaisun, joka ei ainoastaan digitalisoi nykyisiä prosessejamme, vaan luo pohjan tulevaisuuden kehitykselle."
Canon Dokumentinhallinta
Tiedon määrä kasvaa, vaatimukset tiukentuvat ja järjestelmäkenttä monimutkaistuu. Samalla työn on oltava sujuvaa, tietoturvallista ja ajasta ja paikasta riippumatonta. Siksi dokumentinhallinta on noussut entistä tärkeämmäksi osaksi organisaatioiden toimintaa.
PYYDÄ LISÄTIETOJA CANON TUNTEE DOKUMENTIT
Canon tarjoaa keskitetyn, skaalautuvan ratkaisun, joka tuo näkyvyyden ja hallinnan kaikkiin keskeisiin dokumenttiprosesseihin. Tämä mahdollistaa tehokkaan kehittämisen, auttaa tunnistamaan pullonkaulat ja tukee liiketoiminnan jatkuvaa parantamista.
Jo yli 2 700 yritystä Euroopassa luottaa osaamiseemme ja teknologiaamme sujuvoittaakseen liiketoimintakriittisiä työnkulkuja. Meillä on yli 30 vuoden kokemus alalta ja asiantuntemusta monimutkaisten prosessien automatisoinnista.
Jo yli 2 700 yritystä Euroopassa luottaa osaamiseemme ja teknologiaamme sujuvoittaakseen liiketoimintakriittisiä työnkulkuja. Meillä on yli 30 vuoden kokemus alalta ja asiantuntemusta monimutkaisten prosessien automatisoinnista.
Paperista digitaaliseen – Versowoodin dokumentinhallinta mullistui
Suomen suurin yksityinen sahatavaran tuottaja ja jalostaja Versowood huomasi liiketoimintaprosessiensa synnyttävän huomattavan määrän dokumentaatiota, joiden hallinta oli manuaalista ja työlästä. Myös tietojen hakeminen arkistoista oli hidasta ja tehotonta.
Ratkaisun haasteisiin tarjosi Canonin Therefore , jonka myötä käyttöön saatiin digitaalisen dokumenttien arkistoinnin ja luotiin samalla pohjaa tulevaisuuden kehitykselle.
Sujuvuutta prosesseihin dokumentin koko elinkaaren ajalle
Organisaatioissa käsitellään päivittäin kymmeniä erilaisia dokumenttityyppejä sopimuksista raportteihin ja muistioihin. Niihin liittyy usein hyväksyntä- ja kommentointikierroksia, aikarajoja ja vastuurooleja. Ilman hallittua rakennetta kokonaisuus voi helposti hajota tai hidastua.
Canonin dokumentinhallintaratkaisu mahdollistaa prosessien työnkulkujen rakentamisen, joka tuo varmuutta, nopeutta ja läpinäkyvyyttä tekemiseen dokumentin koko elinkaaren ajalle. Automatisoidut työnkulut varmistavat, että tehtävät etenevät aikataulussa, vastuuhenkilöt pysyvät kartalla ja tieto liikkuu saumattomasti osastojen välillä ilman manuaalista työtä.
Vaatimustenmukaisuuden ja tietoturvan ehdoilla
Lainsäädäntö, toimialakohtaiset standardit ja tietosuojasäädökset edellyttävät dokumenteille tarkkaa käsittelyä ja seurantaa läpi koko niiden elinkaaren. Samalla organisaation on pystyttävä osoittamaan noudattavansa vaatimuksia esimerkiksi auditoinnin yhteydessä.
Canonin dokumentinhallintaratkaisu auttaa huolehtimaan vaatimustenmukaisuudesta automaattisesti. Roolipohjainen pääsynhallinta, tiedostojen salaus ja muokkaushistoria varmistavat tietoturvan, kun taas säilytys- ja poistokäytännöt voidaan määrittää selkeästi osaksi järjestelmän toimintaa. Tämä vähentää riskejä, säästää aikaa ja luo luottamusta niin asiakkaiden, työntekijöiden kuin viranomaistenkin suuntaan.
Teknologiaa, joka tukee tapaasi toimia
Nykyaikainen dokumentinhallinta ei ole irrallinen työkalu, vaan osa jokapäiväistä työntekoa. Canonin dokumentinhallintaratkaisun perustana on oma palkittu Therefore -ohjelmisto, joka mukautuu organisaation prosesseihin ja kasvaa sen mukana.
Therefore konfiguroidaan aina asiakaskohtaisesti ja se integroituu saumattomasti keskeisiin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaukseen ja taloushallintoon. Tämä mahdollistaa tiedon sujuvan liikkumisen, työnkulkujen automatisoinnin ja koko dokumenttiympäristön hallinnan yhdestä paikasta.
Dokumentinhallinnan ostajan opas 2025
Kokosimme yksiin kansiin syvällisen näkemyksen dokumentinhallinnan mahdollisuuksista, merkityksestä ja yleisimmistä käyttökohteista. Oppaassa esitellään myös dokumentinhallinnan ajankohtaiset trendit ja tyypillisimmät haasteet. Oppaan käytännölliset vinkit ja kätevät työkalut toimivat tukena päätöksenteossa ja hankintaprosessissa. Saat vastauksen mm. seuraaviin kysymyksiin:
• Millainen merkitys dokumentinhallinnalla on organisaation tiedonhallinnassa?
• Mikä on dokumentinhallinnan arvo investointina?
• Miten dokumentinhallinnan hankintaprosessin etenee?
Tietoarkkitehtuuriwebinaari
Mitä tietojärjestelmäarkkitehtien tulisi tietää dokumentinhallinnasta ja mitä hyötyä dokumentinhallinnasta todella on? Miksi kollaboraatiotyökalut eivät ole parhaimmillaan kontrolloidussa dokumentinhallinnassa, ja miten varmistetaan, että yrityksen tieto on valmiina tekoälyn hyödyntämiseen?
Tule kuuntelemaan kahden huippuasiantuntijan keskustelua dokumentinhallinnan roolista modernissa järjestelmäympäristössä. Saat mukaasi tuoreimmat näkemykset sekä Dokumentinhallinnan ostajan oppaan vuosimallia 2025.
Tutustu dokumentinhallinnan ratkaisuihimme
Canon tiedonhallinta
Canonin tiedonhallinnan ratkaisut auttavat sinua matkalla tiedon elinkaaren täydellistä hallintaa
Taloushallinnon dokumentinhallinta
Arkistoratkaisut ovat tärkeitä ja automatisoimalla dokumenttivirrat operatiivisista järjestelmistä keskitettyyn arkistoon voit keskittyä ydinliiketoimintaan
Sopimushallinta ja sähköinen allekirjoitus
Moderni sopimustenhallinta ratkaisu on yksi yrityksen tärkeimmistä ratkaisuista. Kun sopimuksia on paljon, niitä hallinnoidaan usein ja niihin liittyy riskejä.
Julkishallinnon dokumentinhallinta
Canon Säilö on Arkistolaitoksen normit täyttävä SÄHKE2-sertifioitu sähköinen arkisto, jonka avulla voit arkistoida tietoa pitkäaikaisesti ja turvallisesti.
Henkilöstöhallinnon dokumentinhallinta
Ratkaisumme henkilöstöhallinnan tiedonhallintaan – jotta voit hallita koko työsuhteen elinkaarta digitaalisesti.
Laatujohtamisen tiedonhallinta
Ratkaisumme auttavat jalkauttamaan laatujohtamisen osaksi organisaation päivittäistä työtä ja mahdollistavat liiketoiminnan kehittämisen.