Olemme tyytyväisiä ratkaisuun ja sen tuomiin hyötyihin. Arkistoitava materiaalimme on turvassa vaatimuksenmukaisesti ja digitaalisena, toimintamme on myös tehokkaampaa ja tietoturvallista ratkaisun avulla
YRITYSRATKAISUT
Taloushallinnon arkisto
Automatisoitu talouden ja HR-dokumenttien arkistointi keskitettyyn ja helppokäyttöiseen arkistoon lisää mielenrauhaa ja vaatimuksen mukaista toimintaa. Varmistut myös että tiedot ovat turvallisesti tallessa ja saatavilla vain määritellyille tahoille.
Pyydä lisätietoja Yleiskatsaus
TALOUDEN ARKISTOT HALTUUN
Organisaatioiden operatiivisten järjestelmien moninaisuus edellyttää tarkkaa dokumentaation arkistointia. Ratkaisumme takaa automaattisen arkistoinnin ja varmistaa, että vain auktorisoidut käyttäjät voivat käyttää tietoja mistä tahansa ja milloin tahansa.
Kun arkistoratkaisu integroidaan operatiivisiin järjestelmiin, arkistointi tapahtuu automaattisesti, ja tiedot ovat helposti löydettävissä yhdestä skaalautuvasta järjestelmästä. Tämä parantaa työntekijäkokemusta, ja vaatimustenmukainen arkistointi tarjoaa mielenrauhaa ja helppoutta esimerkiksi auditointitilanteissa. Tiedot säilyvät yhdessä järjestelmässä, arkistointiajat ovat vaatimustenmukaisia, tietoturva on korkealla tasolla, ja tiedot ovat helposti löydettävissä. Käyttäjäoikeushallinnan avulla varmistetaan, etteivät ulkopuoliset pääse käsiksi tietoihin. Lisäksi poistokäytännöt varmistavat tietojen asianmukaisen hävittämisen.
Varmistu vaatimuksenmukaisesta arkistoinnista
Taloushallinnon dokumentaation arkistointia määrittelee lait, asetukset ja organisaatioiden omat käytännöt. Ratkaisumme arkistoi kaikki keskeiset dokumentit yhteen keskitettyyn tietoturvalliseen järjestelmään, johon vain auktorisoiduilla henkilöillä on pääsy. Auditointitilanteissa järjestelmäpääsy voidaan antaa määräajaksi. Järjestelmään voidaan asettaa myös automaattiset poistokäytännöt, jolloin varmistutaan esimerkiksi tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesta toiminnasta. Ratkaisu on laajennettavissa myös HR- ja laatudokumentaation arkistointiin.
Nosta taloushallinnon automaation astetta
Operatiivisien järjestelmien integrointi Taloushallinnon arkisto -ratkaisuun takaa automaattisen dokumenttien arkistoinnin ilman käyttäjien toimenpiteitä. Ratkaisuun voidaan tuoda dokumentteja järjestelmäintegraatioiden lisäksi myös skannaamalla ja suoraan käyttöliittymästä. Taloushallinnon toiminnan automaatioaste nousee.
Paranna työntekijätyytyväisyyttä
Kun tieto on keskitetyssä järjestelmässä, henkilöstön ei tarvitse etsiä dokumentaatiota monesta eri järjestelmästä tai jopa paperiarkistosta. Järjestelmän monipuoliset hakuominaisuudet takaavat että dokumentit ovat löydettävissä sekä tuontivaiheessa määritellyillä kuvailutiedoilla kuin sisältöhaun perusteella.
Löydä kaikki dokumentit helposti
Kun dokumentit ovat arkistoituna keskitetyssä järjestelmässä, kaikki dokumentit löytyvät helposti ja organisaation riippuvuus operatiivisten järjestelmien erilaisista arkistointimahdollisuuksista laskee. Järjestelmä on laajennettavissa myös organisaation muihin dokumenttityyppeihin jolloin tehokkaan dokumentinhallinnan hyödyt saadaan käyttöön koko organisaatioon.
ASIAKASTARINA
Alko Oy:n arkistointihanke oli olennainen osa tiedonhallinnan digitalisaatiota
Dokumentinhallintaratkaisu auttoi sisäisiä asiakkaita viestinnästä taloushallintoon ja myymälöiden henkilöstöön vähentäen paperiprosesseja. Työkalu tukee Alkon vastuullista toimintaa ja henkilöstö on tyytyväinen saamiinsa hyötyihin. Katso videolta miten projekti sujui.
Aiheeseen liittyvät ratkaisut
Lue lisää Canon tiedonhallinnan palveluista
-
ARTIKKELI
Vastuullinen tiedonhallinta on iso potentiaali
Tiedonhallinnan vastuullisuus on hyödyntämättä ja osana vastuullisuutta on esimerkiksi tiedon käsitteleminen lakien ja asetusten mukaisesti. Lue lisää artikkelista miten tehokkaan tiedonhallinnan organisoiminen on vastuullista.
-
TOIMIALA
Talous ja HR
Canon ratkaisut talouden ja HR osastojen tarpeisiin parantavat tiedon kulkua järjestelmissä ja niiden välillä.
-
OHJELMISTO
Therefore™ Online -ohjelmisto
Therefore Online on tehokas ja skaalautuva dokumentinhallinnan ohjelmisto joka nostaa organisaatiosi toiminnan tehokkuutta ja sen avulla prosessien sujuvoittaminen on helppoa.