YRITYSRATKAISUT

Henkilöstöhallinnon tiedon- ja dokumentinhallinta

Henkilöstöhallinnon työhön kuuluu monenlaisten tietojen ja dokumenttien käsittelyä. Tiedot sijaitsevat useissa eri paikoissa ja tietojen käsittely on osittain manuaalista, joka johtaa siihen, että aikaa sekä rahaa menee hukkaan. Lisäksi henkilöstöhallinnossa käsitellään arkaluontoista tietoa ja ulkoisten vaatimusten rooli kasvaa jatkuvasti. HR toiminnot tarvitsevat ydinjärjestelmien lisäksi tuekseen tietoturvallista ja intuitiivista dokumentinhallinnan järjestelmää tehokkuuden varmistamiseksi.
Henkilöstöhallinnon tiedon- ja dokumentinhallinta

Yleiskatsaus

NYKYAIKAISET TIEDONHALLINNAN RATKAISUT OVAT AVAIN HR-TIIMIN MENESTYKSEEN

Toimialasta riippumatta yritykset pyrkivät tehostamaan HR-osastojensa toimintaa. Työntekijöihin liittyviä tietoa tulee hallinnoida koko työsuhteen elinkaaren ajan, rekrytoinnista työsuhteen loppumiseen. Henkilöstöhallinnossa on omia ydinohjelmia mutta täysin digitaaliseksi henkilöstöhallinto saadaan kun myös prosessit mallinnetaan ja niitä hallinnoidaan digitaalisessa järjestelmässä. Tietosuoja muu vaatimuksenmukainen toiminta asettaa kuitenkin tarkat raamit, jota prosessien virtaviivaistaminen ja mallintaminen toimivaan ja tuotettavaan järjestelmään vahvistaa. Canon asiantuntemus henkilöstöhallinnon tiedonhallinnan tarpeista on laaja ja kuten muitakin toimintoja, on hyödyllistä jos henkilöstöhallinnon prosesseja kehitetään pala kerrallaan täysin automaattista toimintamallia tavoitellen.
Tunnista digitaalisuuden vaihe ja toimi sen mukaisesti

Tunnista digitaalisuuden vaihe ja toimi sen mukaisesti

Henkilöstöhallinnon digitaalinen toimintamalli on parhaimmillaan silloin kun manuaalisia työvaiheita ei ole esimerkiksi uuden työntekijän aloittaessa. Työnkulkujen automatisoinnin ja tehokkaan tiedon keräämisen ratkaisuilla työn tekeminen helpottuu ja suoraviivaistuu.

Vaatimuksenmukainen ja sujuva tiedon käsittely

Organisaatioiden eri toiminnoissa, mukaan lukien HR, saattaa olla useita operatiivisia järjestelmiä käytössään. Usein järjestelmissä käsiteltävä tieto ja dokumentit on arkaluonteista ja sitä on käsiteltävä läpinäkyvästä. Dokumentinhallinnan järjestelmään mallinnetut työnkulut esimerkiksi hyväksymisiä varten on hyvä tapa lisätä tiedon käsittelyn läpinäkyvyyttä. Myös arkistoinnin on oltava vaatimuksenmukaista ja tietojen on esimerkiksi poistuttava GDPR-aikarajojen mukaisesti

Vaatimuksenmukainen ja sujuva tiedon käsittely
Tehokas tiedon kerääminen

Tehokas tiedon kerääminen

HR toiminnoissa usein kerätään tietoa joka liittyy työntekijöihin. Näitä saattaa olla esimerkiksi loma-anomukset, koulutus-anomukset, palautekyselyt ja ilmapiiri-kyselyt. Helppokäyttöisillä sähköisillä lomakkeilla kyselyiden ja tiedon kerääminen on vaivatonta ja tieto saadaan reititettyä työnkuluilla automaattisesti sitä käsitteleville henkilöille. Reitti kerätystä tiedosta toimenpiteisiin lyhenee ja tehokkuus nousee uudelle tasolle.

Sujuvat prosessit

Henkilöstöhallinto työskentelee useiden prosessien kanssa joissa käsitellään arkaluonteista tietoa. Näiden prosessien hallitseminen tietoturvallisessa dokumentinhallinnan järjestelmässä on järkevää. Monipuolisten käyttäjäoikeushallintamahdollisuuksien avulla vain auktorisoidut henkilöt pääsevät työstämään prosesseja ja niiden mallintaminen järjestelmään automatisoi niitä. Automaattisten muistutusten avulla päästään muistinvaraisuudesta eroon ja myös satunnaiselle käyttäjälle niihin osallistuminen on intuitiivista ja helppoa.

Sujuvat prosessit

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Tutustu alla Canon dokumentinhallinnan ratkaisuihin

OTA YHTEYTTÄ 

Autamme mielellämme henkilöstöhallinnon prosessien automatisoinnissa!