YRITYSRATKAISUT

Canon Digitointipalvelu

Paperidokumenttien digitoinnin hyödyt ovat kiistattomat. Usein organisaatioiden arkistot ovat paperin ja digitaalisten muotojen yhdistelmä. Jotta myös paperidokumenteilla oleva tieto saadaan hyötykäyttöön ja elinkaari tietoturvallisesti haltuun, on niiden digitointi ammattitaitoisen kumppanin kanssa järkevää niin kustannusten, tehokkuuden kuin tilan säästön näkökulmista.
Ota yhteyttä
Business people meeting around desk in office

Yleiskatsaus

DIGITOIMALLA TIEDON ELINKAARI HALTUUN

Dokumentinhallinnasta tuttu tiedon elinkaari on tärkeä hallita tiedon haltuunotosta tai luomisesta aina hävittämiseen saakka. Tiedon ja dokumenttien elinkaaren olennaisia askelia ovat tiedon hyödynnettävyyden ja löydettävyyden kokonaisuudet. Paperilla olevan dokumentaation elinkaari mahdollistetaan, kun se digitoidaan ammattitaitoisen kumppanin kanssa. Kun elinkaari on hallussa, tieto saadaan organisaatioon käyttöön.

Digitointi mahdollistaa tiedon hyödynnettävyyden

Paperilla olevaan dokumentaatioon on usein hankala kohdistaa hakuja ja selkeää kokonaiskuvaa tiedosta ei ole. Pahimmillaan paperiarkisto on alttiina sekä fyysisille riskeille kuten tulipalo ja tulva kuin tietoturvariskeille kun arkistoon pääsyn rajoittaminen on hankalaa. Paperidokumenteissa olevaa tietoa ei myöskään voida hyödyntää ja vaatimuksenmukainen toiminta mm. tietojen tietosuoja-asetuksen vaatima poistaminen on vaikeaa. Parhaimmillaan paperilta digitoitu tieto saa uuden elinkaaren ja päätyy hyödynnettäväksi laajasti organisaatiossa tehokkaan dokumentinhallinnan avulla. Sokerina pohjalla, tiedon löydettävyys ja saavutettavuus mahdollistetaan, kun tiedolle annetaan uusi digitaalinen mahdollisuus.

Canon -digitointipalvelun avulla saat asiakirjojen digitoinnin saumattomana kokonaisuutena ulkoistettuna kokonaan meille. Toimintamallimme perustuu vuosien kokemukseen, saumattomaan osaamiseemme sekä huipputeknologioihimme.

Smiling young woman using laptop and texting with smart phone

Digitoitua tietoa on helppoa käyttää

Dokumentteja on edelleen paljon paperilla ja usein paperiarkistossa olevaa tietoa on hankalaa käyttää. Hakujen kohdistaminen siihen on manuaalista ja aikaa vievää ja tietopyyntöihin vastaaminen vie aikaa. Digitaalisessa muodossa olevaa tietoa on helppo hallita valitun dokumentinhallinnan ratkaisun kautta. Tiedon ja dokumenttien sisällön ja kuvailutiedon perusteella voidaan tehdä hakuja mistä ja milloin vain.

Tietoturva ja vaatimuksenmukaisuus haltuun

Paperiarkiston tietoturvaa voi olla hankala toteuttaa ja ylläpitää. Käyttöoikeuksien läpinäkyvyys ja kirjausketjujen seuraaminen on miltei mahdotonta ja näin ollen tieto voi olla auktorisoimattoman henkilöstön saatavilla. Tietoa, joka on digitaalisessa muodossa, pystytään hallinnoimaan dokumentinhallinnan ratkaisun kautta, jolloin käyttöoikeuksien antaminen ja muokkaaminen on nopeaa ja helppoa. Myös vaatimuksenmukainen toiminta mahdollistuu, kun digitaalista tietoa voidaan esimerkiksi poistaa tiettyjen määräaikojen täyttyessä automaattisesti arkistosta.

Information security management
Digital transformation

Nosta työntekijöiden tyytyväisyyttä

Organisaatioiden eri toiminnoissa voi olla huomattavakin määrä tietoa paperiarkistoissa. Kun näitä joudutaan käyttämään arjessa, työntekijöiden tyytyväisyys ja tehokkuus on haasteen edessä. Digitoidut dokumentit, joihin päästään helpon käyttöliittymän kautta käsiksi nostaa työntekijöiden työn mielekkyyttä ja manuaaliset työvaiheet jäävät pois

Kaikki tiedon ja dokumentin elinkaaren palvelut yhdeltä kumppanilta

Canonilla on useiden vuosikymmenien kokemus digitointipalvelun tuottamisesta kaikille toimialoille. Digitointipalvelumme avulla saat asiakirjojen digitoinnin mutkattomana kokonaisuutena ja ulkoistettuna voit keskittyä olennaiseen. Kokemuksemme perusteella osaamme opastaa asiakkaitamme oikeassa digitointiprojektiin valmistautumisessa.

Dokumentinhallinta ja tietoturva

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Tutustu alla Canon dokumentinhallinnan ratkaisuihin

Aiheeseen liittyvät artikkelit ja sisällöt

Syvenny Canon dokumentinhallintaan asiantuntijasisältöjen avulla

OTA YHTEYTTÄ

Voisimmeko auttaa organisaatiotasi paperiarkistojen digitoinnissa?