Huomio keskittyy edelleen tietoturvaan sekä mediassa, ihmisten mielipiteissä että ennen kaikkea yritysten IT-budjeteissa. Tiedoilla ja tietoihin pääsyllä on rikollisille suuri arvo.

Työskentelytapojemme muutokset vaikuttavat kuitenkin merkittävästi tietoturvaympäristöön. Yhä useammissa organisaatioissa käytetään hybridityömallia, jossa työntekijät voivat siirtyä joustavasti sijaintien välillä: toimistolta yhteistyötilaan, kotiin etätöihin ja jopa liikkuvaan työskentelyyn eri työpisteiden välillä.

Vaikka tämä uudenlainen työskentelytapa tarjoaa paljon etuja, hybridi- ja etätyöskentely on tehnyt tietoturvan hallinnasta entistä monimutkaisempaa. Nämä haasteet eivät ole ylitsepääsemättömiä, jos käytössä on oikeanlaista teknologiaa ja tukea.

Alla käsittelemme neljä usein kysyttyä kysymystä hybridityöympäristöä ylläpitäviltä organisaatioilta, ja kerromme, miten Canon voi auttaa näissä tilanteissa.

Oletpa ottamassa käyttöön hybridityöympäristöä tai optimoimassa olemassa olevaa ympäristöä, tietoturvan olisi aina oltava etusijalla. On kuitenkin yleistä, että näitä haasteita käsitellään erillään. Ensin investoidaan teknologiaan, joka mahdollistaa hybridityöskentelyn, ja sen jälkeen vasta suojataan laajentunut työympäristö. Organisaatiot voivat säästää aikaa ja välttää 'kaksinkertaiset kulut'. Se onnistuu tarkistamalla hybridityöratkaisujen tietoturvaominaisuudet huolellisesti ennen ratkaisujen valintaa.

Me Canonilla asetamme tietoturvan etusijalle kaikessa toiminnassamme, niin laitteistojen ja ohjelmistojen sisäisissä tietoturvaominaisuuksissa kuin ratkaisujen laajuudessa, käyttöönotossa ja ylläpidossa. Quocirca onkin nimennyt Canonin alan johtavaksi tietoturvallisten tulostuksen- ja dokumentinhallinnan ratkaisujen toimittajaksi¹, joten voit luottaa siihen, että kun optimoit hybridityöskentelysi yhteistyössä Canonin kanssa, tietoturva on ratkaisun ytimessä.

On tärkeää ottaa huomioon, miten tieto kulkee organisaation työympäristöissä, olipa kyseessä asiakirjojen luominen, jakaminen, arkistointi tai poistaminen. Jokaiseen näistä vaiheista voi sisältyä haavoittuvuuksia. Taustamme on dokumentin- ja tiedonhallinnassa, joten yksi tarjoamistamme eduista on tietojen koko elinkaaren kattava asiantuntemus.

Ekosysteemimme, joka sisältää laitteistot, ohjelmistot ja palvelut, on suunniteltu toimimaan kokonaisvaltaisesti tietojen suojaamiseksi kaikissa vaiheissa ja kaikkialla, missä työskentelet. Laitteistomme ja yritysratkaisumme toimivat yhdessä ja tarjoavat sisäänrakennettuja suojauskäytäntöjä, esimerkiksi tietojen salauksen, tapahtumalokit, pilvipohjaisten asiakirjojen suojatun käytön ja käyttäjätunnistuksen. Näin varmistetaan, että asiakirjoja voi tulostaa tai käyttää laitteella vain niiden oikea käyttäjä.

Dokumentinhallintaratkaisumme puolestaan tukevat organisaatiosi toimintaa tarjoamalla turvallisen arkiston ja yhteistyöalustan yrityksesi tiedoille. Älykkäät ratkaisumme tunnistavat yleiset asiakirjatyypit ja soveltavat automaattisia suojauskäytäntöjä, joilla rajoitetaan käyttöoikeuksia. Vain ne henkilöt, joiden on voitava nähdä tietyt tiedot, voivat nähdä ne.

Lopulta, tietoturvakäytäntöjen valvonnan ei pitäisi edellyttää IT-tiimien paikallaoloa. Organisaatioissa voi kuitenkin ilmetä huolta siitä, miten voidaan varmistaa, että etätyöntekijät noudattavat parhaita käytäntöjä ilman, että IT-tiimien työmäärä moninkertaistuu ja työntekijät turhautuvat liian tarkkaan valvontaan.

Kaikkien organisaatioiden on hyvä koulutaa työntekijöitään siitä, miten tietoja suojataan ja miksi käytäntöjä on olemassa. Virallisempi, yhdenmukainen tapa valvoa tietoturvaa on kuitenkin erityisen tärkeä mille tahansa hybridiympäristössä toimivalle organisaatiolle.

Pilvipohjaiset tiedonhallintaratkaisumme, kuten Therefore Online, tarjoaa työntekijöille hallitun ja tietoturvallisen tavan dokumenttien käyttöön, arkistointiin ja jakamiseen. Koska ne ovat pilvipohjaisia ratkaisuja, työntekijät voivat käyttää dokumenttien työnkulkuja missä tahansa. Sisäinen ja huomaamaton suojaus sisältää kuitenkin ne säännöt, jotka ehkäisevät käyttäjiä aiheuttamasta tietoturvaongelmia.

Esimerkiksi käyttöoikeuksien hallinta estää työntekijöitä avaamasta arkaluontoisia dokumentteja ilman lupaa, ja jokaiseen ratkaisuun integroitu työnkulkuautomaatio varmistaa, että asiakirjat reitittyvät suoraan oikealle työntekijälle työnkulun jokaisessa vaiheessa.

Gartner havaitsi, että henkilökohtaisten laitteiden käyttö ja IT:ksi naamioituneet uhkat ovat edelleen yleisiä etätyöntekijöiden keskuudessa. Myös yli puolet työntekijöistä myöntää joskus käyttävänsä yhteistyösovelluksia tai verkkopalveluita, joita yritys ei ole hyväksynyt². Mieti, miksi he valitsisivat sovelluksia, joita ei ole hyväksytty. Tähän on yleensä kaksi syytä.

Kun työntekijä työskentelee muualla kuin toimistolla, ehkä kotona tai liikkeellä ollessaan omalla laitteellaan, hän voi päätyä käyttämään työkaluja, joita hän käyttää muutenkin päivittäin, pelkästään tavan vuoksi ja koska ne ovat hänelle tuttuja. Hän ei välttämättä tiedä, mitä riskejä näiden työkalujen käyttö voi aiheuttaa, joten paras tapa tällaisen toiminnan korjaamiseen on koulutus.

Toiseksi, työntekijä saattaa käyttää näitä työkaluja, koska hänellä on ongelmia yrityksen tarjoamien työkalujen kanssa. Ne saattavat olla hitaita, monimutkaisia tai hankalia käyttää yrityksen tilojen ulkopuolella.

Työkalujen tarjoaminen on yksi asia, mutta niiden käyttöönotto edellyttää, että käyttökin onnistuu saumattomasti ja helposti. Me Canonilla otamme tämän aina huomioon ratkaisujemme suunnittelussa. Therefore Online mahdollistaa dokumenttien käsittelyn reaaliajassa paikasta riippumatta, millä tahansa hyväksytyllä laitteella ja ilman turhauttavia viiveitä. Kaikkein tärkeintä on kuitenkin se, että sovelluksessa on koko dokumenttien elinkaaren kattava suojaus. Yhteensopivien laitteistojemme kanssa varmistamme, että käytetään ns. suljettua kiertoa, joka takaa tietoturvan toteutumisen.

Tiedämme, että tietoturva ei ole koskaan helppoa. Haluamme auttaa organisaatioita ottamaan käyttöön niille sopivan toimintamallin ilman huolta tietoturvan tai tietojen vaarantumisesta.

Kun työskentelet luotettavan kumppanin kanssa, voit vähentää tiimisi paineita ja saada tukea IT-infrastruktuurin tietoturvariskien arviointiin. Näin voit ennakoida haavoittuvuudet ja rakentaa teknologiaekosysteemin, joka suojaa työntekijöitäsi riskeiltä heidän sijainnistaan riippumatta.