Arkistoinnin suunnittelussa keskeistä on huomioida ulkoiset arkistoa koskevat vaatimukset sekä organisaation sisäiset vaatimukset arkistolle. Tietoa voidaan arkistoida nykyhetken tarpeita ajatellen, jolloin ketterä käyttöarkisto on hyvä vaihtoehto päivittäiseen käyttöön. Toisaalta pitkäjänteiseen digitaaliseen maailmaan siirtyminen edellyttää myös pysyväisarkistoinnin kehittämistä. Voidaankin sanoa, että käyttötarkoitus ohjaa käyttö- ja pysyväisarkiston valintaa, ja silloin on hyvä tunnistaa näiden kahden arkistomallin erot.

Sähköinen pysyväisarkisto toimii sähköisen dokumentaation loppusijoituspaikkana, eli kun tietoa ei enää muokata, se voidaan siirtää pysyvästi arkistoitavaksi.

SÄHKE2 suosituksen kumouduttua näkemys vaatimuksenmukaisen pitkäaikaisarkiston luomisesta ja metatietomallin tarkoituksenmukaisuudesta on arkistonmuodostajalla. Pysyväisarkistointiratkaisun valintaan vaikuttaakin voimassaolevat lait ja myös muu käyttötarkoitus. Kannattaa myös huomioida pysyväisarkistoratkaisusta tiedon siirtämisen kyvykkyydet mutta myös mahdollisuus laajentaa ratkaisun käyttöä myös operatiiviseksi työkaluksi ja muun dokumentaation arkistoksi. Parhaimmillaan ratkaisu toimii alustana monelle organisaation dokumentinhallinnan tarpeelle.

Sähköinen käyttöarkisto voidaan rakentaa asiakkaan tarpeiden perusteella ”käyttäjänsä näköiseksi”. Metatietoja ja arkistoja voidaan lisätä joustavasti ja nopeasti sekä muokata ja poistaa tarpeiden mukaan. Koska käyttöarkistoa voidaan muokata, siitä voidaan suunnitella oikeasti juuri niin ketterä ja helppokäyttöinen kuin halutaan.

Kyseisessä räätälöintityössä asiakas pääsee vaikuttamaan suurelta osin lopputulokseen. Yleensä käyttöönoton yhteydessä tai pienen testijakson jälkeen tehdään vielä viimeisiä silauksia, jolloin käytännön työskentelytavat tulevat huomioiduksi arkiston rakenteessa ja käytettävyydessä. Käyttöarkiston osalta viimeistelyt saatetaan ottaa käyttöön vielä senkin jälkeen, kun järjestelmä on jo ollut osaston päivittäisessä käytössä.

Sähköinen käyttöarkisto on keskitetty ratkaisu, jolla vähennetään tiedon henkilöitymistä ja kasvatetaan digitalisuuden määrää korvaamalla paperisidonnaisia prosesseja. Toisena päämääränä voi olla työn kokonaisvaltainen sujuvoittaminen ja automatisointi, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa tuottavampiin tehtäviin. Näiden lisäksi olennainen tavoite on henkilökohtaisten tallennuspaikkojen yhtenäistäminen keskitettyyn tietoarkistoon ja koko organisaation tiedon löydettävyyden lisääminen.

Sähköinen pysyväisarkisto taas on sähköisen säilytyksen mahdollistaja, jolloin paperiversioita ei enää tarvitse taltioida paperiarkistoon. Voidaankin sanoa, että paperiarkistojen korvaaminen sähköisellä arkistolla on yksi nykyajan muutosajureista. Pysyväisarkistossa tiedostot myös tallennetaan aina lain edellyttämällä tavalla, johtuen SÄHKE2-suosituksiin perustuvista vakioiduista rakennevaatimuksista. Tallentamalla tietoa arkiston vaatimalla tavalla varmistutaan, ettei tallennuksessa tapahdu virheitä ja kaikki huomioitavat asiat tulevat tehdyksi.

1 Aloita
Aloita kuvaamalla prosessit tapahtumaketjuiksi. Jos prosessien kuvaaminen tuntuu haasteellista, hahmottamista yleensä yritetään suorittaa liian ylätasolta. Prosessien kuvaamiseen ja hahmottamiseen kannattaa lähteä henkilö- ja dokumenttitasolta, eli jokaisen työn sisällöstä ja tekemisen tavoista.

2 Tunnista
Tunnista mitä tietoa taltioidaan paperiarkistoon ja mitä tietoa laki velvoittaa taltioimaan pysyväisarkistoon. Tähän vaiheeseen mahdollisesti jo valmiina oleva tiedonohjaussuunnitelma voi antaa valmiita työkaluja.

3 Pohdi
Pohdi, miten arkistoitua tietoa tullaan hyödyntämään ja miten sitä halutaan etsiä. Usein dokumenteissa käytetyt metatiedot saadaan haettua muista järjestelmistä tai pääteltyä tekoälyn avulla.

4 Määrittele
Määrittele kenen tarpeita arkistointihanke tulee ensisijaisesti palvelemaan. Arkiston hankinnassa on hyvä huomioida laajennettavuus useiden toimielinten käyttöön, mutta lähtökohdaksi kannattaa alussa asettaa vähemmän kunnianhimoinen tavoite. Ellei sitten hankkeeseen ole käytettävissä merkittävästi resursseja ja aikaa.

5 Älä unohda
Älä unohda arkiston laajennettavuutta, koska sillä tavoin investoinnille saadaan parempi tuottosuhde, kun käyttöastetta kasvatetaan kunnan toiminnoissa.

6 Muuta
Muuta työtapoja arkistointiprojektin aikana. Muuten edessä on uusi digitointiprojekti parin vuoden päästä. Paperilla olevien prosessien siirtäminen sähköiseen maailmaan automatisoi tiedon käsittelyyn ja taltiointiin liittyviä käytäntöjä, mahdollistaa kustannushyödyt ja varmistaa lain edellytysten täyttymisen ¬– mutta uudet ratkaisut myös poikkeuksetta tehostavat työskentelyä. Lisäksi Canonin käyttö- ja pysyväisarkistojen alustana toimii yhtenäinen teknologia, jonka ansiosta samalla hankinnalla voidaan tukea useita digitaalisen kunnan toimintoihin tähtääviä hankkeita.