Miksi tieto on jokaisen organisaation elinehto – ja miten se saadaan käyttöön?

Datan keruu on organisaatioissa yhä yleisempää, ja erityisesti pandemian aiheuttaman digiloikan jälkeen. Liian usein tieto kuitenkin jäävät hyödyntämättä. Organisaatiot tietävät, että niiden on kerättävä tietoa ja saatava se hyötykäyttöön. Organisaatioilta kuitenkin usein puuttuu tehokkaat tavat hallinnoida ja analysoida tietovarantojaan.

Tietohallinnosta vastaavien tehtävänä on kysyä oikeita kysymyksiä. Miten raakatietoa eli dataa kerätään? Miten sitä analysoidaan? Ja käytetäänkö sitä päätöksenteon parantamiseen?

Ensin on kuitenkin muutettava tapaa ajatella. Organisaatiot ovat ottaneet käyttöön tiedonhallintajärjestelmiä pääasiassa vaatimustenmukaisuuteen ja turvallisuuteen liittyvien kysymysten vuoksi. Tämä on reaktiivinen lähestymistapa.

Tiedon rooli on muuttumassa uusien teknologioiden, kuten tekoälyn alkaessa yleistyä ja organisaatioiden käsitellessä yhä suurempia ja monimutkaisempia tietokokonaisuuksia.

IT-johtajat ja muutkin tahot tiedostavat yhä paremmin, että tiedonhallintaan investoiminen voi vapauttaa piilossa olevaa arvoa koko organisaatiossa ja tehdä prosesseista työntekijöiden kannalta nopeampia, turvallisempia ja palkitsevampia.

Hyvän tiedonhallinnan lähtökohta on koko organisaation tietotyönkulkujen optimointi. Se, mihin tämä johtaa, riippuu organisaation päättäjien kunnianhimon asteesta.

Sen ymmärtäminen, miten tieto organisaatiossa liikkuu, on tärkeää kun halutaan selkeyttää tiedon käsittelyä vaatimustenmukaisesti. Voimakkaasti säännellyillä aloilla, kuten terveydenhuollossa ja rahoituspalveluissa, tiedonhallintaratkaisuja onkin on otettu laajasti käyttöön. Näillä aloilla on hallinnoitava suuria määriä arkaluonteista tietoa. Tämän vuoksi tiedonhallinnan parantamiseen on kiinnitettävä entistä enemmän huomiota.

Vaikka nämä alat ovat ehkä johtaneet automatisointihankkeiden määrässä, niin voimakas keskittyminen vaatimustenmukaisuuden vahvistamiseen on johtanut siihen, että jotkin organisaatiot ovat menettäneet mahdollisuuden hyödyntää tietonsa todellista potentiaalia.

Tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden korostaminen on rajoittanut tiedonhallinnan laajuutta monissa organisaatioissa ja johtanut liian optimistiseen käsitykseen digitaalisesta kypsyydestä.

Canonin tutkimus osoittaa, että yritykset ovat edistyneet prosessien digitalisoinnissa, sillä 94 prosenttia yrityksistä ilmoitti ottaneensa käyttöön jonkinasteista automaatiota. Kysyttäessä tietoturvasta ja digitaalisista prosesseista 78 prosenttia IT päätöksentekijöistä uskoo, että heidän organisaationsa ovat jo valmiita¹.

Tästä koetusta kypsyydestä huolimatta vain 53 prosenttia kyseisistä päättäjistä on edennyt niin pitkälle, että on ottanut automaation ensimmäiset askeleet, yleisimmin raportoitu käytössä oleva toiminto on automaattiset käyttöoikeudet².

Tämä on merkki siitä, että prosesseja on automatisoitu toistaiseksi vain vähän. Mihin toimiin IT-päättäjien pitäisi siis ryhtyä tilanteen parantamiseksi?

Data on organisaatioiden elinehto. Tiedon arvon hyödyntäminen voi avata lisämahdollisuuksia ja tuoda kilpailuetua. Tiedolla on kuitenkin arvoa vain, kun sitä hyödynnetään. Koska organisaatiot keräävät tietoa jo vaatimustenmukaisuussyistä, IT-päättäjien on etsittävä keinoja, joiden avulla eri tiimit voivat jakaa tietoja tehokkaammin. Prosessien optimointi on paljon helpompaa, kun oikeilla henkilöillä on pääsy oikeisiin tietoihin.

Terveydenhuollossa tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että sairaalan rekistereissä olevan tiedon avulla voitaisiin optimoida päivystyspoliklinikan asiakasvirtausta ja lyhentää potilaiden odotusaikoja tunnistamalla pullonkaulat sekä tehottomuudet. Ottamalla hieman etäisyyttä ja arvioimalla uudelleen tapa, jolla tieto kulkee liiketoiminnan läpi, voidaan saada aikaan merkittävä kilpailuetu.

Onko tietojärjestelmien pirstaleisuuden aiheuttamat haasteet tuttuja? Kyseessä on kasvun estävä ilmiö, sillä nämä ovat haasteita, jossa henkilöstön on vaihdettava useiden sovellusten ja järjestelmien välillä vain saadakseen rutiinitehtävät hoidettua. Mikä pahempaa, ilmiö voi romuttaa yritykset ottaa käyttöön uusia tekoälyn kaltaisia teknologioita. Vankka tiedonhallintaohjelma tekee uusien teknologioiden käyttöönotosta sujuvampaa ja mahdollistaa samalla korkeammat tuotot saatavilla olevan korkealaatuisen datan avulla. Tämä tapahtuu yhdistämällä keskeiset järjestelmät.

Tätä organisaatioiden ei tarvitse tehdä yksin. Strateginen kumppani, jolla on tarvittava kokemus tiedonhallinnasta ja liiketoimintaprosesseista, voi auttaa tunnistamaan tiedon hyödyntämisen kannalta arvokkaimmat oivallukset. Kumppani voi myös auttaa luomalla keskeiset prosessit joilla pirstaleisuus voidaan taklata. Samalla yhtenäinen alusta helpottaa tiedonhallintaa koko organisaation tasolla ja poistaa siilot. Motivoitunut johtoryhmä voi viedä muutokset läpi ja tarjota kokonaisvaltaisen vision.

Kannustetaan vaihtamaan näkökulmaa. Tiedonhallinnassa ei ole kyse vain sääntöjen noudattamisesta. Kyse on organisaation saamisesta nopeammin liikkeelle ja arvon löytämisestä odottamattomista paikoista. Kun organisaatiot sisäistävät tämän viestin, niillä on hyvät edellytykset hyötyä tulevaisuutta muokkaavista teknologioista.