Nykyaikaiset dokumentinhallintajärjestelmät tarjoavat monipuolista toiminnallisuutta, joka ulottuu tiedon automaattiseen haltuunottoon, turvalliseen arkistointiin ja vaatimustenmukaiseen säilytykseen asti.

Dokumentinhallintajärjestelmät ovat myös parhaimmillaan työnkulkujen moottoreita joiden avulla voidaan poistaa useita manuaalisia työvaiheita esimerkiksi sopimusten hallinnassa. Monipuolisten rajapintojen avulla järjestelmät ovat kuin luotuja yhteiskäyttöön muiden organisaation järjestelmien kanssa ja työntekemisen automaatio ei ole enää haavekuva.

Kun jokapäiväinen työskentely hankaloituu tiedon löydettävyyden ja tehokkuuden osalta, on hyvä kääntää katse dokumentinhallintaan. Tarkastellaan seuraavaksi, miksi dokumentinhallinta on ajankohtaista juuri nyt.

Tällä hetkellä organisaatiot joutuvat jatkuvasti mukautumaan uusiin vaatimuksiin, prosesseihin ja teknologioihin, joten tehokas tiedonhallinta muodostuu yhä tärkeämmäksi kilpailueduksi. Hyvin toteutettu dokumentinhallinta ei ainoastaan vastaa ajankohtaisiin haasteisiin, vaan tuo mukanaan myös tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja parempaa päätöksentekoa.

Organisaatioiden käyttämät tietojärjestelmät ovat jatkuvasti kehittyviä, mutta myös entistä hajanaisempia. Dokumentinhallinnan järjestelmiä tarvitaan tuomaan yhteen eri järjestelmistä syntyvä tieto, automatisoimaan tiedon kulkua ja tarjoamaan keskitettyä, järjestelmäriippumatonta arkistointia. Tarpeet integraatioiden ja skaalautuvuuden suhteen tulevat vain lisääntymään tulevaisuudessa.

Tiedon määrä organisaatioissa on kasvanut joidenkin arvioiden mukaan jopa yli 500 % viimeisten seitsemän vuoden aikana. Ilman toimivia dokumentinhallintaratkaisuja tietoa voi kadota, hajautua tai jäädä hyödyntämättä. Oikeilla ratkaisuilla varmistetaan, että tieto on ajan tasalla, saavutettavissa ja suojattu, olipa sille tarve missä tahansa.

Kyberturvallisuuden merkitys kasvaa vuosi vuodelta. Dokumentinhallintaratkaisujen rooli on kriittinen, kun halutaan suojata arkaluonteista tietoa ja rajoittaa pääsy vain niille käyttäjille, joilla on siihen oikeus. Edistyneet pääsynhallintaratkaisut, salaus ja audit-trailit ovat osa modernia dokumentinhallintaa ja usein avainasemassa vaatimustenmukaisuuden toteutumisessa.

Kun työ ei ole enää sidottu fyysiseen toimistoon, täytyy myös tiedon olla liikkuvaa ja helposti saavutettavissa. Modernit dokumentinhallintajärjestelmät tukevat etä- ja hybridityötä tarjoamalla turvallisen pääsyn dokumentteihin missä ja milloin tahansa. Tämä joustavuus parantaa sekä tuottavuutta että työtyytyväisyyttä.

EU-tasoiset hankkeet, kuten Tuotepassi (DPP) ja eFTI (rahtikirjojen sähköistäminen), vaikuttavat suoraan organisaatioiden dokumentinhallinnan vaatimuksiin. Lisäksi GDPR:n kaltaiset sääntelykehykset velvoittavat organisaatioita säilyttämään ja hallitsemaan tietoa tarkasti. Joustava, sääntelyä tukeva dokumentinhallinta on kriittinen osa vaatimustenmukaista toimintaa – tänään ja huomenna.

Yhteenvetona voidaan todeta, että dokumentinhallinta ei ole ainoastaan IT-ratkaisu. Siitä on tullut liiketoimintaratkaisu, joka tukee arkea, suojaa tietoa ja mahdollistaa kasvun. Canon auttaa rakentamaan juuri teidän organisaationne tarpeisiin soveltuvan dokumentinhallintaratkaisun.