Nykyisessä tietoturvaa ja vaatimuksenmukaisuutta korostavassa ympäristössä on tärkeää, että arkistoinnille annetaan sille kuuluva painoarvo. Lainsäädäntö, kuten julkishallinnon tiedonhallintalaki, asettaa tiukat vaatimukset etenkin arkaluontoista tietoa sisältävien dokumenttien säilyttämiselle, hallinnalle ja hävittämiselle. Yksityisiä organisaatioita ja arkistointia määrittelee moni lainsäädäntö. Esimerkiksi yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja kirjanpitolaki määrittelevät selkeät säilytysajat dokumenteille.

Arkistointi voidaan yksinkertaisimmillaan jakaa kahteen pääkategoriaan: käyttöarkistoon ja pitkäaikaisarkistoon. Näissä molemmissa säilytysaika ja muuttumattomuus ovat avainsanoja.

Käyttöarkisto toimii keskitettynä tallennuspaikkana, jossa asiakirjat ja tiedot ovat helposti haettavissa ja muokattavissa. Dokumenttien hyvät metatiedot ja tekoälyn hyödyntäminen tiedonhaun tukena helpottavat käytettävyyttä. Käyttöarkistossa olevaa tietoa voi muokata ja jakaa helposti sekä organisaation sisällä että tietoturvallisesti myös ulkoisten sidosryhmien kanssa.

Pitkäaikaisarkisto on puolestaan suunniteltu tiedon pitkäaikaiseen säilytykseen, jotta tieto pysyy muuttumattomana ja todistusvoimaisena vuosikymmenten ajan. Tietoa, joka pitkäaikaisarkistoidaan, ei voi enää muokata arkistoinnin jälkeen. Hyvänä esimerkkinä toimii julkishallinnon organisaatiot, joiden pitkäaikaisarkistointi käytäntöjä Kansallisarkisto ohjaa SÄHKE2 -suosituksen kautta.

Koska arkistointitoiminnot ovat usein dokumentinhallinnan hankkeiden toissijaisia prioriteetteja, heikko kohta dokumenttien säilyttämisessä saattaa löytyä juuri täältä. Usein organisaatioilla on lukuisia operatiivisia järjestelmiä käytössään, jolloin myös arkistointikäytännöt ovat kirjavia. Eri järjestelmät arkistoivat dokumentteja ja tietoa eri logiikan ja säilytysaikojen mukaan. Dokumentit ovat eri järjestelmissä pirstaloituneina, jolloin siiloutumiselta ei voi välttyä. Tämä tekee hallittavuudesta hankalaa ja myös operatiivisten järjestelmien arkistotoiminnallisuuksien räätälöinti ja muokkaaminen saattaa olla aikaa vievää ja kallista.

Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun arkistointi toteutetaan niin, että dokumentinhallinnan järjestelmä toimii integroidusti operatiivisten järjestelmien arkistointiratkaisuna. Tällöin automaattiset työnkulut huolehtivat dokumenttien arkistoinnista ja käyttäjillä on yksi järjestelmä, josta kaikki dokumentit ovat hyvin löydettävissä metatiedotettuna.

Organisaatioiden on myös varmistettava, että niiden arkistointijärjestelmät ovat suojattuja ulkoisilta ja sisäisiltä uhilta. Tämä sisältää salausmenetelmien käytön, pääsynhallinnan ja tietojen säännöllisen varmuuskopioinnin. Tietojen turvallinen säilytys ja tuhoaminen ovat myös olennainen osa tietoturvaa.

Osana hyvää riskienhallintaa on käyttäjien kouluttaminen. Niin loppukäyttäjät kuin järjestelmän pääkäyttäjät on hyvä kouluttaa, jotta käyttö ja järjestelmän valvonta optimoidaan ja työkalu on mahdollisimman tehokkaassa käytössä. Järjestelmän kouluttamiseen on hyvä varata riittävästi aikaa ja resursseja.

Luo ja kuvaa yrityksen keskeinen tietovaranto ja sen keräämisen, tallentamisen, käsittelyn, jakamisen arkistoinnin ja hävittämisen käytännöt. Varmista, että kaikki työntekijät ymmärtävät arkistointiprosessit ja tietoturvakäytännöt.

Automatisoi rutiinitehtäviä, luo tiedolle työnkulkuja toiminnan vaatimusten mukaan – pidä kuitenkin huolta, että ihmisen valvonta on aina mukana. Monipuoliset toiminnallisuudet, mm. sähköiset lomakkeet ja helposti rakennettavat työnkulkuominaisuudet tekevät dokumentinhallinnan ratkaisusta hyvän tukijalan, kun halutaan automatisoida manuaalisia työtehtäviä.

Ota käyttöön tietoturvakäytännöt, jotka koskettavat dokumenttien koko elinkaarta ja varmista että kaikki sidosryhmät ymmärtävät oman roolinsa.

Pidä itsesi ajan tasalla uusista säädöksistä ja varmista, että arkistointikäytännöt ovat vaatimustenmukaisia. Käy aktiivista dialogia asiantuntijoiden ja teknologiatoimittajien kanssa.

Huolehdi että ratkaisu tukee kaikkia dokumentinhallinnan tarpeitasi koko dokumentin elinkaaren varrella.

Tulevaisuudessa arkistoinnin rooli dokumentinhallinnassa ja vaatimuksenmukaisuuden varmistamisessa tulee korostumaan entisestään. Organisaatiot, jotka investoivat moderneihin arkistointiratkaisuihin, voivat odottaa parempaa tehokkuutta, parempaa tietojen hallintaa ja vähäisempää riskiä tietojen menetykselle ja väärän tiedon säilyttämiselle. Hyvä dokumentinhallinnan ohjelmisto on myös laajasti hyödynnettävissä organisaation sisällä eri toiminnoissa ja usein käyttöönotetulle järjestelmälle löytyy uusia ja yllättäviäkin käyttökohteita.

Johdon on hyvä ymmärtää arkistoinnin rooli ja hyödyt, jotta he voivat tehdä informoituja päätöksiä organisaationsa ja dokumenttien tulevaisuuden kannalta. Dokumenttien vaatimuksenmukainen ja tietoturvallinen säilyttäminen ja arkistointi on keskeistä varmistaa ja tulisi olla johtoryhmien agendalla. Valmistautuminen niin nykypäivän kuin tulevaisuuden haasteisiin edellyttää strategista suunnittelua ja jatkuvaa kehitystä, myös dokumenttien osalta.