Dokumentinhallinta julkishallinto
Lue lisää julkishallinnolle rakennetusta ratkaisusta, joka mahdollistaa tiedon pitkäaikaisen ja turvallisen arkistoinnin.
Eero Karppinen, Monetra OyTÄNÄ PÄIVÄNÄ TALOUDELLINEN TEHOKKUUS ON KUNTATOIMIJOILLE ÄÄRIMMÄISEN TÄRKEÄÄ JA JUURI SITÄ PALVELUJEN ULKOISTAMISELLA ON MAHDOLLISUUS SAAVUTTAA.
Monetra on kuntaomisteinen konserni, jonka alueyhtiöt tuottavat talous- ja henkilöstöpalveluja sekä muita hallinnollisia tukipalveluita. Monetran uusin palvelu on sähköinen arkistointiratkaisu, joka on kehitteillä yhdessä Canonin kanssa.
Modernin ajan arkistointipalvelu on kaukana pölyisestä luolasta ja veivattavista hyllystöistä, sillä arkistointialalla evoluutio etenee nyt huimaa vauhtia. Monetrassa huomattiin, että talous- ja henkilöstöpalveluita käyttävät asiakkaat kyselivät kasvavassa määrin sähköistä arkistointipalvelua. Lisäksi kunta-alaan kohdistuva lainsäädäntö, arkistointi- ja salassapitovellisuus sekä GDPR tukivat ajatusta Monetran arkistointijärjestelmän uudistamisesta.
– Tavoitteenamme on olla Suomen paras talous- ja henkilöstöpalveluja tarjoava toimija, eikä se toteudu ilman jatkuvaa kehitystyötä. Eli tarve ja tahtotila oli olemassa, ja kun Canon sai kilpailutuksessa korkeimmat laatupisteet ja hinta oli lisäksi edullisin, lähdettiin tekemään yhdessä ajan vaatimuksiin ja tulevaisuuden haasteisiin sopivaa arkistointipalvelua, tiivistää Monetran kehitysjohtaja Eero Karppinen.
MonetArkisto tarjoaa nopeutta ja tilaa
Monetran asiakkaille tarjottavan palvelun nimi on MonetArkisto ja se on rakennettu Canonin teknisten ratkaisuiden ympärille.
– Canonin kautta saimme käyttöömme monipuoliset ja nopeat hakutoiminnot ja kapasiteettia kasvavalle arkistointitarpeelle. Arkistoitujen materiaalien sujuva käsittelyä ja nopea tiedonhaku varmistettiin Canonin helppokäyttöisellä Therefore-sovelluksella, luettelee projektin asiantuntijajäsen, arkistoasiantuntija Katja-Leena Heikkilä Monetra Oulusta.
Projektin ensimmäisessä vaiheessa palveluun kuuluu Monetran operatiivisessa toiminnassa syntyvä talous- ja henkilöstöpalvelun lakisääteisesti arkistoitava aineisto. Palveluna tarjotaan myös mahdollisuutta asiakirjojen pitkäaikaiseen säilytykseen Canon Säilössä. Kyseessä on kansallisarkiston SÄHKE2-sertifikaatin saanut arkistointiratkaisu. Säilö palvelee esimerkiksi palkkakorttien arkistoinnissa ja täyttää vaatimukset säilytysvelvollisuuden ollessa jopa 20–50 vuotta.
Apua myös arkistoinnin kehittämiseen
Monetran ja Canonin yhteistyön jatkon myötä asiakkailla on mahdollisuus tilata käyttöönsä omaa arkistotilaa vaikka koko organisaation tarpeisiin. Monetran asiantuntijoilta saa apua arkistointiin liittyvässä kehitystyössä ja esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelmien tarkistamisessa. Palvelukokonaisuuden hinta skaalautuu joustavasti asiakkaan koon mukaan.
– Yhteistyön alussa hinta on hieman korkeampi, kun asiakkaan asianhallinnan tai tuotannon järjestelmästä rakennetaan integraatiot MonetArkistoon. Kokonaisuuden hinta on kuitenkin erittäin kilpailukykyinen, koska olemme jo määritelleet ja kilpailuttaneet taustajärjestelmän asianmukaisesti. Valmis palveluratkaisu tulee olemaan asiakkaalle helppo ja tekee arkistoinnin kehittämisestä erittäin sujuvaa, kiteyttää Heikkilä.
Palvelujen ulkoistamistarve lisääntyy
Tiedonhallinnan ja arkistoinnin tilanne vaihtelee kunta-alan toimijoiden keskuudessa, mutta Karppisen mukaan tilanne on siinä suhteessa hyvä, että organisaatioissa asiat otetaan vakavasti. Tiedonhallinta ja arkistointi on kuntapuolella säänneltyä ja annettuja lakeja ja asetuksia noudatetaan tarkasti.
– Palveluiden ulkoistaminen on meidän asiakaskunnassamme ollut jo pidempään kiinnostava vaihtoehto ja teknologian kiihtynyt muutostahti on lisännyt kysyntää entisestään. Asiakkaiden käytössä olevat taloushallinnon järjestelmät vanhentuvat, avainhenkilöitä saattaa jäädä eläkkeelle tai tulee lakimuutoksia, jotka aiheuttavat ulkopuolisen osaamisen ja uusien teknisten ratkaisujen tarvetta. Pahin tilanne on se, että tiedetään haasteet, mutta niihin ei kyetä syystä tai toisesta reagoimaan. Se aiheuttaa kasvavaa korjausvelkaa, joka pitää jossain vaiheessa kuitenkin hoitaa. Jos tarvittavia muutoksia ei tehdä vaiheittain, niin urakka sekä investointi on pakon edessä entistä suurempi, sanoo Karppinen
Katja-Leena Heikkilä, Monetra OyMAPIT, PAPERIPINKAT JA POLTETTAVAT CD-ROMIT OVAT HISTORIAA. NYT DOKUMENTIT HALUTAAN SÄHKÖISEEN MUOTOON.
Huipputeknologia mahdollistaa paljon
Monetran tavoitteena on jatkossakin tarjota asiakkailleen edistyksellisiä ratkaisuja ja tulevaisuudessa myös täysin digitaalinen talous- ja henkilöstöpalvelujen kokonaisuus. Nyt Canonin kanssa rakennettu arkistointipalvelu on Karppisen mukaan hyvä esimerkki siitä, että konsernissa mennään eteenpäin asiakkaiden nykyisten ja tulevien tarpeiden mukaan.
– Canonin kanssa tehdyn erinomaisen yhteistyön ansiosta on mukava toivottaa kaikki tervetulleiksi hyödyntämään MonetArkistoa. Nyt sähköisen ratkaisun saa helposti käyttöön ja asiakkaan organisaatiolle jää vähemmän huolta ja enemmän aikaa.
Ota yhteyttä, keskustellaan lisää arkistoinnin ja asiakirjojen hallintaratkaisuistamme.
Aiheeseen liittyvät ratkaisut:
Asiakirjojen digitointi
Tutustu parempiin ja nopeampiin työnkulkuihin, jotka tehostavat asiakirjojen käsittelyä missä tahansa.
Tiedon arkistointi -opas
Lataa opas ja lue miten vaativimmatkin tiedonkäsittelyn ja -arkistoinnin tarpeet huomioidaan.
