Liiketoiminnan muutokset

Tiedonhallinta modernilla HR-osastolla

Tehosta tiedonhallintaa ja varmista sen lainmukaisuus

Lataa opas

HR-tiimi uuteen aikaan digitalisoinnin avulla

Tehosta HR-yksikön toimintaa

Lataa opas

Two men play table football

Tehosta ja paranna tiedonhallintaa sekä varmista sen lainmukaisuus

Yritykset keräävät ja käsittelevät tietoa enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Perinteisesti HR-osastoilla on käsitelty työsopimuksia, eläketietoja ja palkkoja, mutta digitaalisen teknologian kehittyessä HR-osastot seuraavat ja keräävät tietoja monista muistakin lähteistä sosiaalisen median julkaisuista tuottavuutta koskeviin tietoihin.

Kaikki HR-osastot eivät ole vielä kuitenkaan niin pitkällä – monet niistä ovat vasta digitalisointimatkansa lähtöruudussa. On erityisen tärkeää, että perusasiat ovat kunnossa, sillä puutteellinen tiedonhallinta voi altistaa HR-osaston GDPR-asetuksen mukaisille sakoille. Mitä vaiheita tiedonhallinnan tehostamiseen sekä sen lainmukaisuuden varmistamiseen sisältyy?

1. vaihe: Lainmukaisuuden varmistaminen

Lainsäädännön noudattamisen tulisi olla etusijalla jokaisella HR-osastolla erityisesti yleisen tietosuoja-asetuksen voimaantulon myötä. Tietojen luottamuksellinen käsittely on aina ollut tärkeää, mutta jos yritys ei nykyisin suojaa arkaluonteisia tietoja asianmukaisesti, sille saatetaan määrätä ankara sakko. HR-osastolla käsitellään yrityksen arkaluonteisimpiin kuuluvia henkilötietoja kotiosoitteista vaikkapa ahdistelusyytöksiin.

Arkaluonteisia tietoja ei voi enää säilyttää arkistokaapeissa. Avain ja lukko katsottiin aiemmin riittäväksi turvatoimeksi, mutta elämme nykyisin digiaikaa. Yritysten on pystyttävä osoittamaan nopeasti ja tehokkaasti, mitä tietoja ne pitävät hallussaan. Muuten auditoinnissa ja lainsäädännön noudattamisessa voi tulla ongelmia. Miten yritys voi väittää noudattavansa GDPR:ää, jos se ei ole täysin varma siitä, millaisia tietoja se säilyttää? Tämä on merkittävä haaste paperipohjaisia työnkulkuja edelleen laajalti käyttävissä yrityksissä, jotka eivät pysty kaivelemaan jokaista paperiasiakirjaa esille tai sanomaan varmasti, miten monta kopiota niistä on olemassa.

Vertailun vuoksi pelkästään digitaalisia työnkulkuja hyödyntävät yritykset voivat helposti selvittää, mitä tietoja on tallennettu minnekin ja ketkä niitä voivat käsitellä. Digitaaliset työnkulut auttavat HR-osastoa laatimaan lainmukaiset sisäiset käytännöt, joita voidaan hyödyntää koko yrityksessä.

Two colleagues smiling, working at a laptop in a kitchen

2. vaihe Toiminnan tehostaminen

Lainsäädännön noudattamisen tulee olla etusijalla, mutta tehokkuuden täytyy olla heti sen kintereillä. Yritykset ovat yhä useammin kiinnostuneita erilaisten mittarien käytöstä HR-prosesseissa – miten sitoutuneita työntekijät ovat? Miten tuottavasti he työskentelevät? Miksi työntekijöitä lähtee yrityksestä? Kerätyn tietomäärän kasvaessa HR-osastot käyttävät yhä enemmän aikaa tiedon hallintaan ja käsittelyyn.

Yritysten tulisi pyrkiä laatimaan tietolähtöinen HR-strategia. Jos oikeanlaisia järjestelmiä ei ole käytössä, HR-henkilöstö on pian helisemässä tietojen syötön ja työlään hallinnan kanssa. HR-johtajien on syytä pitää tämä mielessään arvioidessaan nykyisiä työnkulkuja ja sitä, onko tällainen malli skaalattavissa uusien toimintojen tueksi.

Vievätkö nykyiset työnkulut esimerkiksi tarpeettomasti aikaa? Estävätkö ne osastoa ottamasta käyttöön enemmän arvoa luovan tietostrategian? Ja tuovatko uudet tehtävät mukanaan vain lisää manuaalista työtä HR-tiimille? Usein vastaus on se, etteivät HR-osastot ole varautuneet uusien toimintojen käyttöönottoon, koska osasto toimii jo täydellä kapasiteetillaan.

Tällöin yrityksen täytyy pohtia, miten digitaaliset ratkaisut sekä automatisointi voivat helpottaa tilannetta. Ottamalla uusia teknologioita käyttöön yritykset voivat vähentää vähäarvoisiin hallinnointitehtäviin kuluvaa aikaa. Tämä ei vain tehosta HR-osaston nykyistä toimintaa vaan myös luo järjestelmän, joka tukee monitasoisempia tietolähtöisiä toimintoja tulevaisuudessa.

3. vaihe: Arvonluonti

Yrityksissä, joissa digitalisointi on jo hyvässä vauhdissa, on syytä miettiä, miten kerätyistä tiedoista voidaan luoda eniten arvoa. Monet HR-osastot eivät hyödynnä kerättyjä tietoja parhaalla mahdollisella tavalla: yli 97 prosenttia HR-osastoista kerää tietoja erilaisista mittareista, mutta 95 prosenttia niistä on kokenut prosessissa ongelmia. Usein syynä on epävarmuus siitä, mitä on tarkoitus mitata.

Yritysten ei kannata tuhlata resursseja tavanomaisten seikkojen analysointiin pelkästä velvollisuudentunnosta. Tietoja on analysoitava siten, että tulosten avulla voidaan ratkaista tiettyjä liiketoiminnan ongelmia. Ensimmäisessä vaiheessa on tärkeää selvittää, mistä ongelmista on kyse – lähteekö yrityksestä esimerkiksi työntekijöitä tietyn ajan kuluttua? Tämän jälkeen yrityksen täytyy analysoida syyt siihen, miksi työntekijöitä lähtee, ja sen jälkeen ratkaista ongelmat.

Yritykset ovat kehittymässä entistä tietolähtöisemmiksi, ja sisäisten osastojen odotetaan seuraavan perässä ja omaksuvan uusia vastuita. HR-johtajilla on kuitenkin keskeinen rooli oman osastonsa prosessin hallinnassa. Muista sisäisistä sidosryhmäprioriteeteista huolimatta lainsäädännön noudattamisen on aina oltava etusijalla, sillä yrityksissä käsitellään paljon arkaluonteisia tietoja. Lisäksi HR-osaston digitalisointi ei saa olla pelkästään harjoitus, jossa merkitään rasti oikeaan ruutuun. HR-johtajien on sen sijaan varmistettava, että käytössä on oikeat järjestelmät ja prosessit, joiden avulla HR-tiimit voivat työskennellä mahdollisimman tehokkaasti ja keskittyä yrityksen tärkeimpään voimavaraan eli työntekijöihin.

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Lue lisää

Paranna tiedonhallintaa

Ota yhteyttä