Tämä on yksi syy siihen, miksi tietoturva nousee joka vuosi aina vain korkeammalle virastojen, hallitusten ja organisaatioiden tärkeysjärjestyksessä kaikkialla Euroopassa. Uhkien mittakaava on kasvanut räjähdysmäisesti.

Uudessa Tiedonhallinnan tutkimusraportissamme havaittiin, että IT-päättäjät kohtaavat usein tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusrikkomuksia, ja jopa neljä viidestä ilmoitti tietoturvaongelmista viimeisen vuoden aikana. Näin siitä huolimatta, että he käyttävät tietoturvaan ja vaatimustenmukaisuuteen enemmän aikaa kuin ennen pandemiaa.

Tämä herättää kysymyksen, ovatko ne, joiden päivittäiseen työhön kuuluu organisaation tietojen suojaaminen ja vaatimustenmukaisuuden ylläpito, tulleet yllätetyiksi?

Tässä artikkelissa tutkimme, miksi IT-päättäjien rooli on muuttunut entistä haasteellisemmaksi – ja miten automaatio helpottaa IT-päättäjien tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden hallintaa.

Kyberrikollisuus on laajalle levinnyttä liiketoimintaa. Sen ennustettiin maksavan koko maailmassa 9,5 biljoonaa dollaria vuonna 2024, kun vuonna 2015 sen hinta oli vain 3 biljoonaa¹. Nopea digitalisaatio on vauhdittanut tätä kehitystä viime vuosina, sillä entistä suurempi osa organisaatioiden toiminnoista – kuten henkilöstö- ja taloushallinto – on siirtynyt verkkoon.

EU on pyrkinyt ratkaisemaan ongelman ottamalla käyttöön uutta sääntelyä. Esimerkiksi NIS2-direktiivi tuo enemmän toimialoja nykyisen lainsäädännön piiriin² ja vaatii useampia organisaatioita eri puolilla Eurooppaa osoittamaan, että ne noudattavat vaatimustenmukaisuudessa entistä korkeampia standardeja.

Tämä ei ole asia, joka yrityksillä on varaa jättää huomiotta. Vuonna 2023 EU:ssa määrättiin noin 2,1 miljardin euron arvosta sakkoja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR)³ rikkomisesta.

Vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen on entistä monimutkaisempaa, sillä hybridi- ja etätyöskentelyn yleistyminen tarkoittaa, että toimiston seinien ulkopuolelle päätyy entistä enemmän arkaluonteisia tietoja. Tämä aiheuttaa tietosuoja- ja tietoturvahaasteita. Kaikki eivät aina noudata tietoturvan vaatimustenmukaisuusstandardeja, mikä muodostaa riskejä pilvipalvelujen tietoturvalle. Pahimmillaan ne voivat johtaa tietovuotoihin sekä kyberhyökkäyksiin.

Tästä syystä ei yllätä, että tässä IT-päättäjiä koskeneessa tutkimuksessa tietoturva ilmoitettiin keskeiseksi haasteeksi, ja 60 % asetti sen kolmen kärkeen. Tämä vie paljon energiaa: puolet IT-päättäjistä totesi, että tietoturvaan kuluu merkittävä osa työpäivästä. Siksi monet yritykset pyrkivät ehkäisemään nämä ongelmat ennen niiden syntymistä.

Kun katsomme IT-päättäjien tietoturvaan ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä kipupisteitä, on selvää, että hybridi- ja etätyön työskentelytavat ovat aiheuttaneet uusia vaatimustenmukaisuusriskejä ja haitanneet organisaatioiden kykyä suojata kriittiset tietonsa.

Hybridityöympäristöt ovat jatkossakin useimpien toimisto-organisaatioiden normi. Euroopassa 74 % ammattilaisista odottaa etätyön muodostuvan standardiksi⁴, mikä aiheuttaa tietoturvaan liittyviä haasteita.

Tästä koituu IT-päättäjille päänsärkyä. Työntekijät käyttävät usein verkkopalveluita tai ulkopuolista teknologiaa, joita yritys ei salli. He eivät myöskään tiedä, käyttävätkö työntekijät omia laitteitaan arkaluonteisten tietojen käsittelyyn, eivätkä siten näe, mitä asiakirjoja jaetaan ja kenen kanssa. Lyhyesti sanottuna heillä ei ole tarvitsemaansa näkyvyyttä ja valvontaa.

Kun kysyimme IT-päättäjiltä, miten he aikoivat parantaa hybridityöympäristöjään, 43 % halusi paremman näkyvyyden työntekijöiden ohjelmistojen käyttöön ja 42 % halusi enemmän mahdollisuuksia valvoa sitä, miten työntekijät toimivat vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta. Toivomme, että nämä toimet vähentävät tietoturvaan liittyviä haasteita ja varmistavat, että työntekijöiden toiminnan vaatimustenmukaisuus täyttyy myös etätyössä.

On olemassa selkeää kiinnostusta käytännöllisille tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusratkaisuille, jotka vastaavat nykypäivän organisaatioiden tarpeita.

Raportistamme ilmenee, että monet IT-päättäjät ovat ryhtyneet konkreettisiin toimiin, joilla he pyrkivät parantamaan organisaatioidensa kyberuhkien sietokykyä ja helpottamaan vaatimustenmukaisuuden seurantaa. Se vahvistaa asiakkaille antamamme neuvon – tie parempaan näkyvyyteen ja hallintaan kulkee automaation kautta.

Vaatimustenmukaisuuden manuaalisissa prosesseissa luotetaan siihen, että työntekijät muistavat, milloin he käyttävät, muokkaavat, jakavat tai poistavat tietoja. Nämä ovat alttiita virheille, eikä niitä ole aina helppo todistaa auditointien yhteydessä. Näin ollen 36 % IT-päättäjistä sanoo epäilevänsä tai tietävänsä, että työntekijät eivät aina noudata sääntöjä ja vaatimuksia, mikä voi aiheuttaa tietoturvariskin.

Automatisoimalla tietojen hallinnan osia digitaalisella dokumentinhallinnalla IT-päättäjät voivat seurata helposti asiakirjojen ja dokumenttien kulkua organisaatiossa. Tämä varmistaa, että tiedot kulkevat saumattomasti ja turvallisesti ilman vaaraa, että tietoja päätyy väärälle vastaanottajalle.

53 % IT-päättäjistä käyttää jo automaattisia käyttöoikeuksia, jotta auktorisoimattomat työntekijät eivät voi nähdä arkaluonteisia dokumentteja. 51 % käyttää automaattisia säilytysaikarajoja, jotta arkaluonteiset dokumentit poistetaan GDPR:n mukaisesti.

Työtä on silti jäljellä. Kun kysyimme IT-päättäjiltä, mitä toimintamalleja heillä oli käytössään dokumenttitoimintojen valvontaan, jopa yleisimmät käyttöoikeuksien hallintamallit olivat käytössä vain noin puolella tutkituista organisaatioista.

Ei ole kyse siitä, etteikö IT-päättäjillä olisi tahtoa edistää automaation käyttöä. Automaation arvo on selvä kaikille niille, jotka ottavat sen käyttöön, sillä lähes kaikki IT-päättäjät, joilla on vähintään yksi automatisoitu prosessi, sanovat hyötyvänsä siitä.

Kuten raportistamme kuitenkin ilmenee, automaation käyttöönoton alkuvaiheiden ja edistyneen työnkulkujen automatisoinnin välillä on huomattavia esteitä. Ylittämällä työnkulkujen kehittämisen esteet, päästään seuraavalle automaatiotasolle ja samalla selviydytään paremmin tietoturvahaasteista.

Teknologia on muuttunut viime vuosina hämmästyttävää tahtia. IT-päättäjillä on hyvät mahdollisuudet edistää työnkulkujen automaatiota ja johdattaa organisaatio edelläkävijäksi dokumenttien tietoturvan osalta.

IT-päättäjien kokemat tietoturvahaasteet voivat toimia syinä hyödyntää tiedonhallinnan automaatiota laajemmin ja muuttaa organisaation tapaa käsitellä tietoa.

Tulevaisuuden tiedonhallintatyökalut ovat jo täällä. Useimmilla organisaatioilla on kuitenkin pitkä matka siihen, että ne voivat hyödyntää työkalujen potentiaalia toimintansa tehostamiseen ja lisäarvon luomiseen.

IT-päättäjien on varmistettava organisaation toimintakyky hyödyntämällä tulevaisuutta kestäviä ratkaisuja ja kehittämällä digitaalista kypsyyttä. Tätä kehityspolkua varten on parasta valita kumppani, jonka avulla päättäjät voivat luoda vankat tietoturva- ja vaatimustenmukaisuuskäytännöt tulevaisuuden varalle.

Lataa raportti ja tutustu tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden yleisimpiin haasteisiin sekä siihen, miksi useimmat organisaatiot eivät hyödynnä automaation tarjoamaa potentiaalia.