Selviä tiedonhallinnan haasteista fiksumman digitalisaatiostrategian avulla.
Tiekartta organisaation digitalisointiin
Heikolla tiedonhallinnalla on vakavia seurauksia yrityksen tietoturvalle. Tyypillisiä riskejä ovat oikeustoimet, suuret sakot ja huono maine. Teknologia voi kuitenkin tarjota loistavan välineen tehokkaaseen ja tarkkaan tietojenhallintaan. Kerromme tässä neljästä digitalisaatiotrendistä (pilvipalvelut, esineiden internet, automaatio ja liikkuva työskentely) ja niiden vaikutuksesta työpaikan tiedonhallintaan.
Pilviratkaisujen luominen ja niiden käytön lisääntyminen on yksi viime vuosikymmenen merkittävimmistä teknologiatrendeistä, ja ratkaisujen edut ovat hyvin tiedossa. Onnistuneessa digitalisaatiostrategiassa on kuitenkin huomioitava, että vaikka pilvipalvelut tukevat digitalisaatiota, yritysten infrastruktuurit ovat usein yhdistelmä erilaisia ratkaisuja. Uudempien ulkoistettujen ja digitaalisten elementtien lisäksi käytössä voi olla vanhoja paikallisia tai paperiasiakirjoihin perustuvia järjestelmiä.
Integrointi on yksi suurimmista hybridiyritysten kohtaamista haasteista, mutta se on myös avain menestykseen. Toimivaksi ratkaisuksi on muodostunut menettely, jossa tiedostoja jaetaan ja muokataan yhdessä pilvipalvelussa ja kaikki data ladataan eräänlaiseen keskuspilveen. Tämä lähestymistapa luo ympäristön, jossa fyysisiin ja digitaalisiin resursseihin päästään käsiksi yhdestä paikasta.
Automaatiolla on yhä tärkeämpi rooli nykypäivän yrityksissä, ja sitä voidaan pitää digitalisaation seuraavana vaiheena manuaalisten prosessien digitalisaation jälkeen. Tehtävien automaatio auttaa yrityksiä yksinkertaistamaan prosesseja, vähentämään inhimillisiä virheitä ja kehittämään kustannustehokkaita ratkaisuja työntekijöiden tuottavuuden parantamiseksi. Tämä lisää samalla työtyytyväisyyttä, kun työntekijät vapautuvat toistuvista tehtävistä palkitsevampaan työhön. Automaatioteknologiaa voidaan hyödyntää useimmissa IT-järjestelmissä ja prosesseissa, joten yritykset voivat kehittää sitä olemassa olevien vanhojen järjestelmien pohjalta.
Mahdollisuus antaa työntekijöiden työskennellä missä tahansa toimiston ulkopuolella on vaikuttanut merkittävästi tuottavuuteen. Lisäksi se on auttanut kehittämään joustavampia työtapoja, mikä on lisännyt työtyytyväisyyttä. Liikkuva työskentely on kuitenkin pakottanut yritykset pohtimaan tiedonhallintaa tarkemmin. Kun työntekijät työskentelevät toimiston ulkopuolella, on erittäin tärkeää, että he suhtautuvat edelleen tinkimättömästi tiedonhallintaan, jotta tiedot eivät pääse vuotamaan tai katoamaan.
Esineiden internet (IoT) on maailmanlaajuinen teknologinen ilmiö, jossa valtava määrä laitteita, kuten kulutuselektroniikkaa, maksupäätteitä ja autoja, yhdistetään verkkoon. Tämä laitteiden verkosto voi mullistaa toimistot. IoT:n tarjoamat yksityiskohtaiset tiedot asiakkaiden käyttäytymisestä avaavat suunnattoman määrän mahdollisuuksia vähentää kustannuksia, yksinkertaistaa prosesseja ja tehostaa palvelujen tarjontaa. McKinsey arvioi, että IoT voi tuottaa 924,4 miljardia euroa (1,1 biljoonaa dollaria) taloudellista arvoa vuoteen 2025 mennessä*. Yritykset ovat jo alkaneet yhdistää tietojen analysointiprosesseihin tekoälyn (AI), koneoppimisen, luonnollisen kielen ja kuvankäsittelyn tekniikoita, mikä mahdollistaa tuotettujen tietojen syvemmän ymmärtämisen.
Yritysten mahdollisuudet hyödyntää näitä teknologioita ja muuttaa tiedonhallintaa ovat valtavat, ja monet ovat vasta digitalisaatiomatkansa alussa. Viime vuonna 49 prosentilla yrityksistä ei ollut koko organisaation kattavaa digitaalista strategiaa (4 498 yrityksen CIO-tutkimus, joka kattaa 86 maata)**, ja 88 prosenttia strategian laatineista yrityksistä koki, ettei heidän yrityksensä vielä hyötynyt siitä täysin. Tällaisena muutoksen aikana yritysten on viisasta pysyä mukautumiskykyisinä ja luoda tiedonhallintaan digitaalisia ratkaisuja, jotka integroivat manuaalisia, digitaalisia ja automatisoituja prosesseja.
*McKinsey, The internet of things: mapping the value beyond the hype, kesäkuu 2016
**Harvey Nash / KPMG CIO Survey: Navigating uncertainty, huhtikuu 2017
Henkilöstötietojen käsittely paperilla on vaivalloista, ja siinä menee hukkaan sekä aikaa että rahaa. Digitaalisten HR-ratkaisujen avulla voit luopua paperista ja tehostaa yrityksesi toimintaa.
Asiakasviestintäratkaisut – kehitä yrityksesi asiakasviestintää onnistuneesti.
Eniten hyötyjä saavutetaan toteuttamalla muutos hallituin askelin priorisoimalla digitalisoitavia prosesseja.
Hakujen määrä on kasvanut yli 30 % pelkästään tänä vuonna, ja kasvun odotetaan jatkuvan.
53 % organisaatioista pitää sisäisten prosessien tehostamista tärkeimpänä syynä liiketoiminnan muutosten toteuttamiseen.
Digitaalisen muutoksen toteuttamista voidaan helpottaa sitä tukevan IT-järjestelmän muutostenhallintaprosessin avulla.
