Luo älykkäämpiä liiketoimintaprosesseja taktisen muutosstrategian avulla
Digitalisointia ei voi hoitaa onnistuneesti äkkinäisenä jättiprojektina. Myöskään paperiton toimisto ei toteudu silmänräpäyksessä. Eniten hyötyjä saavutetaan toteuttamalla muutos hallituin askelin. Kun digitalisoitavat prosessit ja työnkulut tunnistetaan ja priorisoidaan, prosessin hyödyt realisoituvat tehokkaasti.
Useimmat organisaatiot toimivat nykyään hybridiympäristössä, jossa on löydetty yksilöllinen balanssi digitaalisten ja analogisten liiketoimintaprosessien välille. Ennen investointipäätöstä onkin tärkeä harkita, mitkä prosessit ovat kriittisimpiä, haastavimpia ja aikaavievimpiä? Monet niistä löytyvät henkilöstö- ja talousosastoista.
Organisaatioiden talousosastot luottavat tunnetusti analogisiin prosesseihin ja vanhoihin järjestelmiin. 88 prosenttia talousalan ammattilaisista myöntää, että yrityksen digitaalisten tavoitteiden vauhdissa pysyminen tuottaa vaikeuksia. Äskettäisen Canon-kyselyn mukaan vain kolmannes vastaajista sanoi, että yrityksen osto- tai myyntireskontra tai alihankkijoiden hallinta on digitalisoitu tai automatisoitu.
Mikä tulisi ottaa talousosaston digitalisoinnin lähtökohdaksi? Ensimmäisiin vaiheisiin tulisi kuulua laskujen käsittelyn arviointi. Laskujen manuaalisesti tapahtuva käsittely on verrattain yleistä, mutta se voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia kassavirtaan. Tutkimusten mukaan laskujen täyttämisessä käsin virheprosentti on 12–15 riippumatta tiimin työvuosista tai osaamisesta. Paras ratkaisu ongelmaan on ottaa käyttöön laskujen automatisointi. Se suoraviivaistaa työnkulkuja ja mahdollistaa laskutietojen taltioinnin, tarkistamisen ja täsmäytyksen automaattisesti.
Toimintaa voi tehostaa myös automaattisella ja kattavalla hankinnasta maksuun -järjestelmällä (P2P). Automatisoitu P2P-ratkaisu säästää aikaa, rahaa ja hallinnon vaivaa silloin, jos tuottamattomat ja vanhentuneet työnkulut rajoittavat kasvupotentiaalia ja kannattavuutta.
Digitaalinen murros ja kehitys kohti paperitonta toimintoa ovat vahvasti suuryitysten agendalla, sillä näillä uudistuksilla on potentiaali tukea henkilöstöä ja nopeuttaa innovointia. Henkilöstöhallintoon kohdistuu yhä kovempia paineita parantaa nykyisten työntekijöiden ja uusien rekrytointien datalukutaitoa ja -osaamista. Siitä huolimatta kaksi kolmesta yrityksestä säilyttää edelleen HR-tietojaan paperisessa muodossa.
Henkilöstöosaston digitalisointi tulisi aloittaa tarkastelemalla hallinnollisia prosesseja, joita edelleen hoidetaan manuaalisesti. Digitaalinen asiakirjanhallinta ja arkistointi vähentää sekä henkilöstönhallinnan käyttämää aikaa että vaatimustenmukaisuuden kustannuksia.
Kun esimerkiksi kulukorvaus- ja vuosilomapyyntöjen sekä henkilöstöpalautteen keräämisen prosessit pystytään automatisoimaan, aikaa säästyy henkilöstösuunnitteluun, ennakoivan rekrytoinnin ohjeistamiseen ja koulutusohjelmien suunnitteluun.
Saapuvaa postia on hallittava ja arkistoitava niin, että se tukee liiketoimintaprosessien tehokkuutta koko organisaatiossa – niin talousosastolla (laskutus) kuin henkilöstöhallinnossakin (työhakemukset). Ilman oikeaa järjestelmää postin lajittelu on aikaa vievää ja virhealtista. On myös mahdotonta tietää, kuka on nähnyt postin ja milloin sitä on tarkasteltu. Digitaalinen postitusratkaisu mahdollistaa kaiken saapuvan postin automaattisen skannauksen, tunnistamisen, vahvistamisen ja lähettämisen tarpeellisten indeksitietojen kanssa oikeisiin järjestelmiin ja oikeille henkilöille nopeasti. Tällaisten prosessien avulla digitaalinen postitusjärjestelmä voi leikata operatiivisia kustannuksia ja parantaa asiakaspalvelua.
Monissa organisaatiossa on saatu huomata, että eri osastoissa tai eri toiminnoissa digitalisaatio kehittyy omaan tahtiinsa muista riippumatta. Myös niiden sisäisten prosessien digitalisointiaste vaihtelee. Keskeisintä organisaation liiketoimintaprosessien parantamisessa ei suinkaan ole lopulliseen päämäärään eli paperittomaan toimistoon keskittyminen. Ratkaisevinta on kehittää älykäs hybridijärjestelmä, jossa saavutetaan manuaalisten, digitaalisten ja automatisoitujen prosessien välille tasapaino, joka on ihanteellinen yrityksen digitalisaation kannalta.
Henkilöstötietojen käsittely paperilla on vaivalloista, ja siinä menee hukkaan sekä aikaa että rahaa. Digitaalisten HR-ratkaisujen avulla voit luopua paperista ja tehostaa yrityksesi toimintaa.
HR-osastoiden on hankittava tai koulutettava yritykseen henkilöstöä, joka ymmärtää dataa ja hallitsee digitaaliset taidot.
Miten talousjohtajat voivat tehdä taloushallinnosta kannattavuuskeskuksen, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta?
Digitalisaatio tarjoaa yksilöityjä, aktivoivia asiakaskokemuksia nopeasti muuttuvassa maailmassa.
Hakujen määrä on kasvanut yli 30 % pelkästään tänä vuonna, ja kasvun odotetaan jatkuvan.
