Miten julkishallinnon organisaatioiden tulisi varautua?

Mitä uusi tiedonhallintalaki tarkoittaa käytännössä julkishallinnon organisaatioille?

”Tiedonhallintalailla on vaikutuksia niin hallintoon, suunnitteluun, kuvausvelvoitteisiin, asianhallintaan, säilyttämiseen, arkistointiin kuin tietoturvaankin. Ensimmäiseksi julkishallinnon organisaatioiden on tunnistettava roolinsa ja vastuunsa tiedonhallintayksikkönä. Esimerkiksi kunnassa on useita viranomaisia ja nämä kuuluvat samaan tiedonhallintayksikköön. Tiedonhallintayksikkö on mm. kunta, kuntayhtymä, valtion virasto ja laitokset sekä itsenäiset julkisoikeudelliset laitokset. Tiedonhallintalaissa korostetaan yhteentoimivuutta sekä tietovarantojen hyödyntämistä. Tämä näkyy mm. lisääntyvinä rajapintoina ja katseluyhteyksinä viranomaisten kesken”, Tuula Seppo kertoo.

”Ensimmäiseksi kannattaa tutustua lakiin ja sen soveltamisalaan sekä käydä koulutuksissa. On hyvä aloittaa tiedonhallintayksikön muodostamisella ja vastuiden määrittelyllä. Tiedonhallintayksikön johdon vastuulla on huolehtia mm. tiedonhallintaan liittyvien vastuiden määrittelystä, koulutuksesta, työvälineistä ja valvonnasta. Seuraavaksi on hyvä kartoittaa tehdyt kuvaukset ja ohjeistukset ja tehdä nykytilakartoitus. Tästä on hyvä siirtyä kohti tiedonhallintamallia ja siihen liittyvää muutosten hallintaa. Tietoturvallisuusvaatimukset ovat mukana tiedonhallintalaissa ja tietoturvan kehittäminen on ensiarvoisen tärkeää. Onhan viime aikoina uutisoitu paljon erilaisista organisaatioihin ja myös kuntiin liittyvistä tietoturvaongelmista. Kannattaa seurata myös valtiovarainministeriön lain täytäntöönpanohanketta. He järjestävät aiheesta webinaareja ja tulevan syksyn mittaan tai ensi vuoden alussa ja on odotettavissa tarkempaa ohjeistusta mm. tiedonhallintamallista. Jos tietojärjestelmähankinnat ovat ajankohtaisia, lain vaatimukset kannattaa lukea tarkasti”, Seppo sanoo.

Tiedonhallintalaki korostaa yhteentoimivuutta. ”Aina kun tiedonhallintamallin sisältö muuttuu, on sen vaikutukset arvioitava mm. vastuisiin, tietoaineistojen muodostamiseen ja luovutuksiin, tietoturvallisuuteen, asianhallintaan, palvelujen tiedonhallintaan, julkisuuteen, salassapitoon, tiedonsaantioikeuksiin, tietovarantojen yhteentoimivuuteen ja hyödynnettävyyteen. Suunnittelun merkitys ja muutosten hallinta korostuu tiedonhallintalaissa”, Seppo muistuttaa.

”Asioiden automatisointi helpottaa tietysti suunnittelua ja muutosten hallintaa. Tärkeää on suunnitella koko tiedon elinkaari alusta loppuun. Tällöin voidaan hallita tietoa sen koko elinkaaren ajan”, Seppo painottaa.

Uusi tiedonhallintalaki tuo mukanaan erilaisia aikatauluja, joihin kannattaa paneutua hyvissä ajoin. Miten tiedon elinkaari tulee olla jatkossa kuvattuna, jotta velvoitteet tiedonhallintalain osalta täyttyvät? ”Tiedon elinkaaren eri vaiheet asettavat erilaisia vaatimuksia käsittelylle. On suunniteltava mm. miten tietoa kerätään tai onko tieto mahdollista saada toiselta viranomaiselta. On myös kuvattava, kuka saa käsitellä tietoa, miten tietoa käsitellään, mitä tiedolla tehdään, kenelle tietoa saa luovuttaa tai siirtää. On tärkeää tunnistaa tiedon luonne, onko kyse salassapidettävästä tai arkaluonteisesta tiedosta, julkisesta tiedosta, luottamuksellisesta taikka turvallisuusluokitellusta tiedosta. Tiedon luonne vaikuttaa sen käsittelyyn. Tiedolle on myös määriteltävä käyttöaika, eli kuinka kauan tietoa saa säilyttää ja miten se hävitetään ja siirretäänkö se arkistoon”, Seppo kertoo.

Digitalisaatio antaa Sepon mukaan mahdollisuuksia tehostaa toimintoja prosessien avulla, jota tiedonhallintalaki myös edesauttaa. ”Tärkeää on koko tiedon elinkaaren hallinta alusta loppuun. Ei ratkaista vain yhtä ongelmaa tiedon keräämis- tai syntyvaiheessa, vaan mietitään heti koko tiedon elinkaari. Voidaan puhua vastuullisesta tiedonkäsittelystä, missä luottamus on avainasemassa ja mm. tiedon hävittäminen ja arkistointi mietitään jo syntyvaiheessa”, Seppo kiteyttää.

”Tiedonkäyttöön liittyviä prosesseja tulisi miettiä käyttäjän näkökulmasta. Uskon, että käyttäjät haluavat mahdollisimman helppokäyttöisiä ohjelmia, jossa lain ja asetusten vaatimukset ovat sisäänrakennettuina ominaisuuksina”, Seppo pohtii.

Arkistolaki jäi viime metreillä pois tiedonhallintalaista, mutta mitä tämä käytännössä tarkoittaa julkishallinnon organisaatioille?

”Tietosuoja-asetus asetti tiettyjä velvoitteita erottaa säilyttämisen ja arkistoinnin käsitteet toisistaan. Tämä muuttaa käyntänteitä siitä, miten arkistointi ymmärretään. Arkistolain mukaan arkistointi tapahtuu tuoreeltaan, kun taas tietosuoja-asetuksen mukaan arkistointi tapahtuu sen jälkeen, kun säilyttäminen päättyy ja aineisto on määrätty erikseen arkistoitavaksi. Suomessa on kuitenkin edelleen arkistolaki voimassa ja sieltä tulee velvoite mm. arkistonmuodostussuunnitelmalle. Kansallisarkisto tullee antamaan tarkempaa ohjeistusta julkishallinnon organisaatioille lain astuttua voimaan. Joten tämän asian suhteen ei voi vielä antaa käytännön ohjeita ”, Seppo kertoo.