SÄHKE2-määräys ohjasi sähköisten asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia yli kymmenen vuoden ajan. Se sisälsi vaatimukset metatiedoista, siirtorakenteista ja järjestelmäominaisuuksista, ja sen pohjalta syntyi myös tuotesertifiointikäytäntö.

Määräys on kumottu osana laajempaa lainsäädännön uudistusta, jossa arkistolaki ja tiedonhallintalaki muodostavat uuden perustan asiakirjahallinnalle ja arkistoinnille.

Jatkossa organisaatioiden tukena ei ole enää valmista normia tai sertifioitua ratkaisua. Organisaatioiden on itse varmistettava, että arkistointi täyttää lain vaatimukset.

Vastuu arkistoinnista on edelleen tiedonhallintayksiköillä ja Tiedonhallintalaki velvoittaa tiedonhallintayksikköä määrittämään säilytystarpeen, rekisteröimään asiat ja huolehtimaan metatiedoista. Uusi arkistolaki 2025 korostaa digitaalisuuden sekä painottaa metatietojen tärkeyttä. Myös sähköisen siirron merkitys korostuu. Uudessa lainsäädäntökokonaisuudessa kansallisarkiston rooli vahvistuu asiantuntijaviranomaisena sekä sähköisen arkistoinnin palvelun tarjoajana.

Kansallisarkisto päättää pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista seulontapäätöksellä, joka perustuu viranomaisen tekemään seulontaesitykseen. Päätöksessä määritellään, mitkä asiakirjat ovat niin merkittäviä, että ne säilytetään pysyvästi ja missä muodossa ne arkistoidaan. Viranomaiset puolestaan määrittelevät omien asiakirjojensa määräaikaiset säilytysajat ja huolehtivat siitä, että määräajan päättyessä tiedot joko hävitetään tai siirretään pysyvään säilytykseen. Seulontapäätökset annetaan usein toimialakohtaisesti, mikä yhtenäistää käytäntöjä ja helpottaa pysyvästi säilytettävien aineistojen tunnistamista.

Organisaatioissa on kuitenkin myös paljon muuta aineistoa, joita on tarve arkistoida sekä lyhytaikaisesti että pitkäaikaisesti.

Aineiston matka digitaaliseksi alkaa usein analogisista dokumenteista. Digitointi on enenevässä määrin säädeltyä ja esimerkiksi tiedostomuodot, todistusvoimaisuuden varmistaminen ja siirtopakettiformaatit on määriteltyjä.

Metatietojen merkitys kasvaa sekä digitoitavan että arkistoitavan materiaalin osalta. Metatiedot ovatkin avainasemassa tiedon elinkaaren hallinnassa sekä sähköisessä siirrossa.

1. Kartoita nykytila. Mitä aineistoa syntyy ja miten sitä tulee käsitellä. Kartoita myös digitoitava materiaali.

2. Onko sähköinen aineisto arkistoitu lain edellyttämällä tavalla? Onko metatiedot kunnossa?

3. Hyödynnä ohjeistuksia, esimerkiksi tiedonhallintamallin päivittäminen on ajankohtaista koko organisaation osalta

4. Jos aineiston siirto Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun on ajankohtaista, luo siirtosuunnitelma

5. Jos organisaatiollasi on arkistoitavaa aineistoa paperilla, nyt on aika tarttua digitointiprojektiin. Huolehdi siitä, että kumppanilla on tarvittava osaaminen ja ymmärrys laadukkaasta digitoinnista ja sen vaikutuksesta dokumentin koko elinkaareen.

6. Panosta vahvasti organisaation omaan osaamiseen tiedon elinkaaresta sekä arkistoinnista. Hyödynnä asiantuntijoita ja kumppaneita.

Uudet lait edellyttävät organisaatiolta monipuolista osaamista ja paneutumista arkistointiin osana dokumentin elinkaarta. Hyvin suunniteltu elinkaari vähentää tietoturvariskejä ja varmistaa vaatimuksenmukaisuuden.

SÄHKE2:n poistuminen ei ole pelkkä normin kumoaminen – se on siirtymä kohti modernia, joustavaa ja vastuullista arkistointia. Organisaatioiden kannattaa aloittaa valmistautuminen nyt.

Canon on tuottanut SÄHKE2 sertifioituna Canon Säilö -ratkaisua pitkäaikaisarkistointiin. Tuotteen kehitys jatkuu ja Canon Säilö on jatkossakin tärkeä osa Canon tiedonhallinnan ratkaisuportfoliota.