Tiedon elinkaaren hallinta pienentää liiketoimintariskejä

Työpaikat ovat nykyään digitaalisempia kuin koskaan ennen, yhteyksiä eri tahoihin on aiempaa enemmän ja kaikki tapahtuu entistä nopeammin. Tietoa liikkuu jatkuvasti ihmisten, alustojen ja toimipaikkojen välillä. Kaikilla dokumenteilla – olipa kyse sopimusasiakirjasta tai asiakasviestinnästä – on oma arvonsa, mutta niihin liittyy myös riskejä.

Yritysten IT-johtajien on pysyttävä ajan tasalla jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä ja pystyttävä hallinnoimaan ja suojaamaan tietoja. Tiedon- ja dokumentinhallintajärjestelmät auttaa tässä tehtävässä. Tiedonhallintajärjestelmien avulla yritykset pystyvät hallinnoimaan toimintaansa, pienentämään riskejä ja ylläpitämään luottamusta maailmassa, joka ei koskaan pysähdy.

Tiedon- ja dokumentinhallinta auttavat vaikuttamaan siihen, miten tiedot liikkuvat organisaatioissa. Se kattaa sekä yrityksiin saapuvat asiakirjat, kuten laskut ja sopimukset, että yrityksistä lähtevät asiakirjat, kuten palkkakuitit ja asiakasviestinnän.

Monet tiedoista ovat arkaluonteisia. Jos ne katoavat tai ne julkistetaan tai lähetetään väärään paikkaan, seuraukset voivat olla vakavia. Vaarana voi olla tietosuojarikkomukseen syyllistyminen, sakko, mainehaitta tai asiakkaiden ja työntekijöiden luottamuksen menettäminen.

Useimmat IT-johtajat ymmärtävät tietosuojan tärkeyden, mutta haasteena on yrityksen heikkojen kohtien tunteminen. Jotta heikot kohdat olisi helpompi tunnistaa, palvelussamme tiedon elinkaari jaetaan kolmeen selkeään vaiheeseen: haltuunotto, käsittely ja jakelu.

Haltuunotto on tiedon elinkaaren ensimmäinen vaihe. Se viittaa siihen, miten tieto kerätään fyysisistä tai digitaalisista dokumenteista ja tuodaan liiketoimintajärjestelmiin.

Rekrytointipäällikkö saattaa esimerkiksi ladata järjestelmään skannatun kopion uuden työntekijän passista, tai etätyöntekijä saattaa tarkastella luottamuksellista sopimusta. Tällaiset dokumentit sisältävät usein henkilötietoja tai liiketoiminnan kannalta kriittisiä tietoja.

Jos tallennus- ja haltuunottoprosessia ei ole suojattu asianmukaisesti, tietoja saatetaan siepata tai ne saattavat päätyä väärään paikkaan tai väärälle henkilölle. Tämä puolestaan voi johtaa tietosuojarikkomuksiin, säädösten noudattamatta jättämisestä aiheutuneisiin sakkoihin, mainehaittoihin ja luottamuksen heikkenemiseen.

Riskejä vähentääkseen organisaatiot käyttävät tietojen tallentamiseen ja haltuunottoon suojattuja työkaluja, joissa hyödynnetään muun muassa tietojen salausta, suojattua kirjautumista ja ennalta määriteltyjä työnkulkuja. Nämä keinot auttavat varmistamaan, että arkaluonteisia dokumentteja käsitellään oikein siitä hetkestä lähtien, kun ne saapuvat yrityksen järjestelmiin.

Kun tieto on saapunut yrityksen järjestelmiin, seuraava haaste on sen turvallinen käsittely. Siksi palvelumme sisältää myös tietojen käsittelyn kattavan vaiheen. Siinä tarkastellaan sitä, miten tietoja säilytetään, käytetään ja hallinnoidaan koko organisaatiossa.

Yrityksillä on hallussaan valtavasti arkaluonteisia tietoja, kuten palkkatietoja, kehityskeskusteluasiakirjoja, terveystietoja ja strategisia suunnitelmia. Jos tietoja ei suojata kunnolla tai ne joutuvat väärien henkilöiden käsiin, seuraukset voivat olla vakavia. Yksikin virhe, kuten se, että työntekijä pääsee tarkastelemaan luottamuksellisia saneeraussuunnitelmia, voi johtaa yrityksen sisäisiin häiriöihin tai jopa tietojen vuotamiseen yrityksen ulkopuolelle.

Tämän vuoksi yrityksillä on oltava vahvoja työkaluja sisäisen tietosuojan varmistamiseen. Rooleihin perustuvat käyttöoikeudet, auditointiketjut ja automatisoidut säilyttämiskäytännöt auttavat varmistamaan, että vain oikeat henkilöt näkevät arkaluonteiset tiedot ja että säilytyskäytännöt ovat GDPR-asetuksen ja vastaavien säännösten mukaisia.

Jakelu on tiedon elinkaaren kolmas vaihe, jossa keskitytään siihen, miten tieto lähtee organisaatiosta, mitä tietoja organisaation ulkopuolelle lähetetään ja kuka tiedot vastaanottaa. Kyse voi olla esimerkiksi asiakkaalle lähetettävästä laskusta, lehdistötiedotteesta tai arkaluonteisesta HR-asiakirjasta.

Jos arkaluonteista tietoa lähetetään vahingossa väärälle henkilölle, seuraukset voivat olla välittömiä ja kauaskantoisia. Kuvitellaan vaikkapa tilanne, jossa HR aikoo lähettää uuden työntekijän terveystietoja työntekijän linjapäällikölle, mutta valitseekin viestin vastaanottajaksi vahingossa toisen samannimisen henkilön. Tällaisella yksinkertaisella virheellä voi olla vakavia seurauksia työntekijän luottamuksen menettämisestä aina oikeudellisiin seuraamuksiin saakka.

Riskien hallitsemista varten organisaatioilla on oltava käytössään suojatoimia tietoja lähettäessään. Vastaanottajan varmentaminen, toimitusvahvistus ja suojatut yhteyskäytännöt auttavat varmistamaan, että asiakirjat päätyvät oikeille vastaanottajille. Automatisoidut työkalut voivat tuoda lisäturvaa tallentamalla kaikki prosessin vaiheet ja varmistamalla siten täyden jäljitettävyyden.

Nykypäivän monimutkaisissa IT-ympäristöissä tiedonhallinta on olennainen osa riskien minimointia ja yritysten tärkeimpien resurssien eli tietojen, asiakkaiden ja työntekijöiden suojelemista.

Kun tiedon elinkaari jaetaan kolmeen erilliseen vaiheeseen, IT-johtajien on helpompi hallita riskejä ja suojata arkaluonteisia tietoja jäsennellysti ja ennakoivasti.

Teknologialla on keskeinen rooli tietojen turvallisessa haltuunotossa, käsittelyssä ja jakelussa. Oikeat työkalut vähentävät inhimillisiä virheitä, takaavat sovittujen käytäntöjen noudattamisen ja varmistavat, että arkaluonteiset tiedot pysyvät suojattuina kaikissa tiedonkäsittelyn vaiheissa. Tällöin rikkomuksia ilmenee vähemmän, vaatimuksia noudatetaan tarkemmin ja koko organisaation luottamus tietosuojaan paranee.

Lue, miten Canonin tiedonhallintaratkaisut voivat auttaa yritystäsi vahvistamaan tiedonhallintaa, parantamaan näkyvyyttä ja edistämään fiksumpaa päätöksentekoa.

Tutustu Canonin tiedonhallintaratkaisuihin