Digitalisaatio avuksi työsuhteen elinkaaren hallintaan

Moderni henkilöstöhallinto on ideaalitilanteessa sujuvaa, työlle lisäarvoa tuottavaa ja tietoturvallista. Monissa yrityksissä näin ei kuitenkaan edelleenkään ole, sillä viime vuosituhannelle jääneet prosessit ja manuaaliset työvaiheet vievät edelleen liikaa sekä HR-osastojen että työntekijöiden aikaa ja resursseja.

Digitalisaatio on jo muuttanut yritysten toimintatapoja ja tapamme tehdä töitä, mutta sen mukanaan tuomat hyödyt unohtuvat valitettavan usein silloin, kun kyse on henkilöstöhallinnon prosesseista. Tehokas ja tietoturvallinen digitaalinen työsuhteen elinkaaren hallinta helpottaa sekä työntekijän että HR-osastojen ylimääräistä kuormittamista toimimattomilla käytännöillä, jolloin aikaa jää oleelliseen asiantuntijatyöhön. Hyvin suunniteltu digitaalinen työsuhteen elinkaaren hallinta pienentää kustannuksia virtaviivaistamalla työnkulkuja, tehostaa HR-henkilöstön työskentelyä digitaalisten työkalujen avulla ja helpottaa henkilöstöhallintoon liittyvien tietojen käsittelyä ja analysointia, kun kaikki tieto löytyy keskitetysti samasta paikasta. Tiukentuneet tietoturvavaatimukset asettavat käytössä oleville järjestelmille ja vaatimustenmukaiselle toiminnalle lisähaasteita, joihin digitaaliset henkilöstöhallinnot prosessit tuovat huomattavaa helpotusta.

Työsuhteen elinkaari voidaan jakaa neljään vaiheeseen, jotka vaativat HR-prosesseilta ja käytössä olevilta järjestelmiltä erilaista joustavuutta ja toiminnallisuutta. Ottamalla huomioon henkilöstöhallinnon prosessien eri vaiheiden erityispiirteet ja kuinka niihin voidaan vastata digitaalisilla ratkaisuilla, onkin mahdollista säästä aikaa, rahaa sekä ihmisten hermoja.

Rekrytointivaihe:

Työntekijä käyttää ensimmäisen kerran työsuhteensa elinkaaren hallintaan tarkoitettua digitaalista järjestelmää usein jo ennen työsuhteensa alkamista, mikäli rekrytoivalla yrityksellä on käytössään sähköinen rekrytointiportaali. Rekrytointiportaalin toimivuus voi näytellä tärkeää osaa työnantajamielikuvan rakentamisessa - huonosti toimiva rekrytointiportaali saattaa pahimmassa tapauksessa jopa karkottaa työnhakijat kokonaan.

Rekrytointiportaalien pääasiallinen tarkoitus työnantajan näkökulmasta on tavoittaa potentiaalisia työnhakijoita, tunnistaa kiinnostavimmat työhakemukset suurista hakemusmääristä sekä hallita hakijatietojen elinkaarta vaatimusten mukaisesti. Monissa yrityksissä rekrytointiportaali on ensimmäinen käyttöön otettu sähköiseen henkilöstöhallintoon tarkoitettu järjestelmä, eikä sitä usein ole suunniteltu kommunikoimaan muiden henkilöstöhallintoon käytettävien järjestelmien kanssa. Tämä aiheuttaa ongelmia ja lisätyötä myöhemmin työsuhteen aikana, kun tiedot ovat hajaantuneet useaan eri paikkaan.

Digitaalinen, muihin yrityksen järjestelmiin integroitu rekrytointiportaali antaa mahdollisuuden tietoturvalliseen, keskitettyyn, ja optimoituun tapaan käsitellä hakemusasiakirjoja, ja hakuprosessien päätyttyä helpottaa myös tietojen poistamista.

Työsuhteen alkuvaihe ja perehdytys:

Työsuhteen alkaessa tietojen oikeellisuuden varmistaminen ja tallentaminen turvalliseen, sekä työntekijälle että HR-tiimille helposti löydettävissä olevaan paikkaan on ensisijaisen tärkeää. Työsuhteen alussa tilatut tunnukset, järjestelmien käyttöoikeudet, turvallisuusselvitykset sekä paperiset työsopimukset ovat usein manuaalista ja muistinvaraista toimintaa sekä kulkevat pahimmillaan lukuisten ihmisten kautta, eikä kenelläkään ole selvää käsitystä missä eri dokumentit ja henkilötiedot sijaitsevat. Tieto ei kulje osastojen välillä, eikä perehdytyksestä tai sen sisällöistä ja etenemisestä ole selkeää kuvaa.

Digitaaliset ratkaisut, kuten mahdollisuus työsopimuksen sähköiseen allekirjoittamiseen sekä tunnusten tilaamiseen, tuovat huomattavaa helpotusta työsuhteen alkuvaiheen prosesseihin. Yritystason tietojen löytyminen helposti sekä prosessikuvausten, työntekijän tehtäviä ja perehdytystä koskevien ajantasaisten tietojen säilyttäminen keskitetysti kaikkien saatavilla nopeuttaa työsuhteen alkuvaiheen pakollisia toimenpiteitä, kun työntekijällä on mahdollisuus hoitaa esimerkiksi perehdytysprosessi osin itsenäisesti ja työntekijää koskevat oleelliset tiedot ovat hyvin saatavilla myös eri osastojen välillä. Myös esimiehen työtaakka kevenee huomattavasti, kun kaikilla osapuolilla on perehdytyksestä, siinä etenemisestä ja työsuhteen alussa tarvittavista toimenpiteistä selkeä kuva.

Työsuhteen aika:

Työsuhteiden vaihteleva kesto, eteneminen uralla ja vastuualueiden jatkuva muuttuminen ovat vain osa HR-prosessien haasteita työsuhteiden aikana. Työsuhteet voivat kestää pitkään, jolloin yhtä työntekijää kohden saattaa olla suurikin määrä erilaisia asiakirjoja mapeista sähköposteihin ja sähköisiin portaaleihin. Liikkuvuus ja etätyöskentely aiheuttavat tiedon säilyttämiselle ja siirtämiselle omia haasteitaan. Suurin osa työntekijöistä käyttää sekä työssä että vapaa-ajalla myös aktiivisesti matkapuhelinta, jolloin digitaalisten henkilöstöhallinnon järjestelmien tulisi olla hyvin toimivia myös mobiililaitteilla.

Sähköiseen järjestelmään suoraan integroidut analyysi- ja raportointityökalut helpottavat HR-tiimien lisäksi huomattavasti myös esimiesten työtä, kun he näkevät suoraan järjestelmästä työntekijöidensä lomat, tarpeet lisäkoulutuksille ja pääsyoikeudet sekä voivat hyväksyä sairaslomailmoituksia ja –todistuksia suoraan järjestelmässä. Myös työntekijöiden tarve kysellä omien tietojensa perään esimiehiltä ja HR-osastoilta vähenee, kun kaikki tiedot ovat näkyvillä ja muutettavissa reaaliajassa suoraan järjestelmässä. Tämä lisää myös työntekijöiden sitoutumista ja motivaatiota hoitaa omia asioitaan, kun se on tehty mahdollisimman helpoksi kaikille osapuolille. Ei ole tarkoituksenmukaista, että käytännöt ja järjestelmät palvelevat vain työnantajien tarkoituksia, vaan niiden tulee palvella myös käyttäjiä, HR-tiimeistä työntekijöihin.

Työsuhteen päättyminen:

Työsuhteen päättymisvaihe on vähiten aikaa vievä työsuhteen elinkaaren vaihe, mutta se on tietojen säädöstenmukaisen poistamisen ja säilyttämisen sekä positiivisen työnantajamielikuvan kannalta erityisen tärkeää aikaa. Työsuhteen päättyminen ei välttämättä tarkoita tiedon elinkaaren päättymistä. Kun tieto on hajallaan eri järjestelmissä ja pakattuina kaappeihin ja kansioihin, on vaikeaa varmistaa, että turhat tiedot poistetaan ja oleelliset säilytetään, ja vieläpä tietoturvallisissa paikoissa.

Lähes kaiken, mitä rekrytointivaiheessa on tallennettu ja tilattu, tulisi käänteisesti poistua työsuhteen päättyessä. Etujen poistaminen, työvälineiden kerääminen työntekijältä, lomien ja palkkioiden varmistaminen sekä lähtöhaastatteluiden tekeminen aiheuttavat usein työtä ja päänvaivaa useille eri ihmisille organisaatioiden eri osastoilla. Monesti jää myös epäselväksi, kenen vastuulla organisaatiossa työsuhteen päätösvaiheen prosessien loppuun saattaminen ylipäätään edes on. Digitaalisen henkilöstöhallinnon järjestelmän avulla työsuhteen päättymisestä voidaan saada helppo ja toimiva kokonaisuus, josta jää parhaassa tapauksessa myös yrityksestä lähtevälle työntekijälle positiivinen mielikuva.

Digitaaliset henkilöstöhallinnon ratkaisut tuovat paljon mahdollisuuksia HR-tiimien tehostamiseen ja helpotusta raskaisiin HR-prosesseihin kaikissa työsuhteen elinkaaren vaiheissa. Canonilla on yli 80 vuoden kokemus innovaatioista ja kumppanuuksista asiakkaiden toiminnan kehittämisessä. Kaikkien yritysten henkilöstöhallinnon prosessit ovat erilaisia. Canonin konsultointilähestyminen ja digitaaliset ratkaisut on kehitetty vastaamaan joustavasti juuri tähän.

Voit lukea lisää työsuhteen digitaalisen elinkaaren hallinnasta kattavasta raportistamme. 

Tutustu myös raporttiimme: Dokumenttisidonnaisten prosessien haasteet henkilöstöhallinnossa

Saat lisätietoa HR-prosessien tietoturvahaasteista artikkelistamme.