Kartoitimme tulostusympäristöjen tilan ja käytännöt suomalaisyrityksissä

Kysyimme vuodenvaihteessa 2020 suomalaisyritysten IT-päättäjiltä, millainen on heidän yrityksensä tulostusympäristön tilanne. Halusimme selvittää, mitkä asiat sujuvat hyvin ja missä on kehitettävää, sekä sen onko tietoturvallisuus ja vastuullisuus huomioitu.

Vastausten perusteella voimme todeta, että 56 prosentissa yrityksiä tulostusympäristön tilanne on kohtalaisen hyvä, vaikka kehityskohteita tunnistettiinkin. 14 prosentilla tulostuskäytännöt olivat loistavalla mallilla, mutta kriittisellä 30 prosentilla tilanne paljastui heikoksi.

Vastausten yksityiskohtaisempi tarkastelu antaa ymmärryksen siitä, millaisiin asioihin tulostuksenhallinnasta vastaavien henkilöiden olisi syytä kiinnittää jatkossa huomiota.

Onko kokonaiskustannuksista, laitteiden tietoturvasta ja ympäristövastuusta tietoa?

Tuloksista ilmeni, että yli puolet vastaajista pitää tulostamista edullisena. Loput vastaajista tunnisti, että kulut voivat kasvaa merkittävästi, mikäli homma ei toimi. Tulostamisen näkyvät kustannukset – laite, paperit ja väriaineet – ovatkin vain 20 prosenttia kokonaiskustannuksista. Piilokustannuksia syntyy tuottavuuden laskusta ongelmatilanteiden yllättäessä: käyttökatkot, huollon viiveet ja hankalat värientilausprosessit kerryttävät ylimääräisiä kuluja. Tämä on yleinen haaste yrityksissä, jotka pyrkivät hoitamaan tulostuksenhallinnan ilmain luotettavaa palvelukumppania.

Kyselyn huolestuttavin löydös liittyy tietoturvaan: reilusti alle puolet vastaajista oli vakuuttunut tulostusympäristönsä tietoturvallisuudesta. 61 prosenttia vastaajista tunnisti, että turvallisuudessa on kehitettävää. On siis aika tehdä pikainen korjausliike! Turvatulostaminen, tulostustöiden suojaaminen ja käyttöoikeuksien tehokas hallinta sekä automaattiset tietoturvapäivitykset ja kiintolevyn tietoturvapalvelut auttavat suojautumaan tahattomilta tietovuodoilta ja ulkopuolisilta tietoturvahyökkäyksiltä. Me autamme varmistamaan, että yrityksesi tiedot ovat mahdollisimman hyvin suojattu.

Halusimme selvittää myös, millä tasolla ymmärrys tulostamisen ympäristövaikutuksista on. Runsaasti yli puolet vastaajista tunnistaa tulostamisen ympäristövaikutukset oman yrityksensä osalta. Se on hieno uutinen! Vaikka paperi itsessään on kierrätettävä ja uusiutuva luonnonvara, laitteiden valmistus, käyttö ja ylläpito kuluttavat energiaa ja synnyttävät näin päästöjä. Juuri tästä syystä panostamme päästöjen vähentämiseen jo laitteiden valmistusvaiheessa ja tarjoamme uusiolaitteita, joiden päästöt ovat 80 prosenttia tavanomaista pienemmät. Asiakkaille räätälöity palvelukokonaisuus on sekä kustannustehokas että ekologinen: optimoidut tulostuskäytännöt ja energiaa säästävät laitteet vähentävät tehokkaasti ympäristön kuormitusta. Näin teemme vastuulliset valinnat helpoiksi asiakkaallemme!

Dokumentinhallintaekosysteemin kehittäminen

Kysyimme myös tulostusympäristön roolista osana yrityksen dokumentinhallinnan prosesseja. Hieman yli puolet vastaajista ymmärsi mieltävänsä tulostusympäristön osaksi yrityksensä kokonaisvaltaista dokumentinhallintaa. Lopuilla 42 prosentilla on tässä oppimisen paikka. On nimittäin niin, että sujuva dokumentinhallinta parantaa sisäistä viestintää ja helpottaa yrityksen tärkeiden tietojen löytämistä ja hyödyntämistä. Dokumentinhallinnan ja asiakirjojen työnkulut kannattaa siis automatisoida, mikä onnistuu helposti esimerkiksi valmiilla tulostusympäristöön liitettävillä ohjelmistoilla. Tuottavuus paranee huomattavasti oikein mitoitetuilla työnkulkuratkaisuilla!

Aivan lopuksi tiedustelimme vielä tietävätkö vastaajat, mikä on seuraava askel kohti maailman parasta tulostusympäristöä. Tasan puolet vastaajista jo arvasikin – ja lopuille tiedoksi – että tie kohti tietoturvallista laiteympäristöä, tyytyväisempiä käyttäjiä ja käyttötarpeita vastaavaa tulostuksenhallintaympäristöä kulkee osaavan palvelukumppanin kautta.

Me Canonilla olemme dokumentinhallintaan ja työnkulkuihin liittyvien haasteiden ratkaisuasiantuntijoita. Siksi tiedämme myös, että tulostusympäristön jatkuva monitorointi ja hallinta voi tuntua massiiviselta urakalta. Tästä syystä tarjoamme tulostusympäristön hallintaa täysin ulkoistettuna kokonaispalveluna. Varmistamme asiakkaillemme juuri heidän tarpeisiinsa yksilöidyn tulostuksenhallinnan strategian ja tulostusinfrastruktuurin. Näin autamme heitä säästämään aikaa, hermoja ja pitkällä tähtäimellä myös kokonaiskustannuksia.