Tietoturvan kasvava merkitys monipaikkaympäristössä

Digitalisaatio on muuttanut useimmilla aloilla työtapojamme ja se on myös lisännyt tietoturvahaasteita. Yrityksen toiminnot eivät enää ole samaan tapaan yksien seinien sisällä, vaan hajallaan toimistoissa, yhteistyötiloissa ja kotikonttorilla. Lisäksi liikkuva työ vaatii tietoturvallista mobiilikäyttöä. Yrityksen prosesseihin tulee päästä käsiksi eri sijainneista tietoturvaa vaarantamatta. Etäyhteyksillä työskennellessä toimitaan usein vähemmän valvonnan alaisena ja saatetaan käyttää resursseja, jotka eivät ole yrityksen hyväksymiä ja standardien mukaisia. Työntekijät käyttävät kotiverkkoja tai julkisia verkkoja, joita ei yleensä ole suojattu yhtä hyvin kuin työverkkoja. Samaan aikaan haittaohjelmat leviävät entistä vauhdikkaammin ja kyberhyökkäykset ja tietojenkalastelu yleistyvät.

Hybridi- ja monipaikkatyö asettavat IT-ylläpidolle lisähaasteita huolehtia asiakirjaympäristön tietoturvasta niin tulostuksenhallinnan kuin työnkulkujen osalta. Yritykset joutuvat tasapainoilemaan työntekijöiden tuottavuuden ja joustavuuden sekä tietoturvauhkien minimoinnin kanssa. On tärkeää varmistaa, että toimitaan tietosuoja-asetuksen ja tiedonhallintalain mukaisesti, jotta vältytään taloudellisilta riskeiltä ja maineen menetykseltä. Lisäksi on suojattava kaikki liiketoiminnalle tärkeät tiedot ja luottamukselliset dokumentit, joiden vääriin käsiin joutuminen voi uhata liiketoiminnan menestystä.

Parhaiden käytäntöjen ja ratkaisujen löytäminen ei ole aina helppoa. Tietoturvan on oltava kokonaisvaltaista ja se tulee huomioida kaikissa yrityksen prosesseissa, työkaluissa ja käytännöissä, jotka koskevat sekä paperimuotoista että digitaalista tietoa. Aluksi on syytä kartoittaa, missä niissä liikkuu henkilötietoja tai muuta luottamuksellista tietoa, ja miten tietoja käytetään ja säilytetään fyysisesti tai digitaalisesti asiakirjan ja tietojen elinkaaren aikana. Tämän jälkeen on helpompaa suunnitella suojaustoimenpiteet.

Hyödyntämällä erilaisia hallintatyökaluja ja prosessien automatisointia tulostuksessa, skannauksessa, asiakirjojen työnkuluissa ja tiedon säilytyksessä voidaan minimoida riskit tietojen joutumisesta vääriin käsiin ja varmistaa, että toimitaan vaatimustenmukaisesti. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja julkishallinnon tiedonhallintalain noudattamisesta voidaan tehdä helpompaa ja välttää niin taloudelliset kuin yrityksen maineeseen kohdistuvat riskit.

Jotta yrityksen tietoturva voidaan maksimoida ja varmistaa sen kokonaisvaltaisuus, on hyvä pohtia, miten voidaan parhaiten hallinnoida tulostusta, skannausta sekä asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia. Tietoturvaa voidaan lähestyä esimerkiksi toiminnoittain:

Tulostuksenhallintaan liittyy käyttäjien, toimintojen ja laitteiden seuranta, hallinta ja suojaus. Tulostuksenhallinnan ratkaisuilla ja palveluilla suojataan tulostettavaksi lähetettävät asiakirjat, kunnes laite tulostaa ne käyttäjälle, joka on tunnistautunut laitteeseen. Käyttäjien toimia voidaan rajata. Tietoturvaloukkauksia ehkäistään suojaamalla myös verkkoon liitetyt tulostuslaitteet esimerkiksi estämällä haittaohjelmien pääsyn käynnistyksen ja käytön aikana sekä suojaamalla verkkoliitäntä uusimmilla suojausmoduuleilla sekä protokollilla ja sulkemalla tarpeettomia portteja.

Skannauksen hallinnalla turvataan paperiasiakirjojen digitointi ja jakelu haluttuun kohteeseen. Riskinä on luottamuksellisten tietojen lähettäminen väärään osoitteeseen käyttäjän virheen vuoksi. Lisäksi suojaamaton tiedosto tietoverkossa on altis tietovuodolle. Käyttäjien todennus, käyttäjäkohtaiset personoidut työnkulut sekä skannattujen tiedostojen salaus ja suojatut yhteydet muun muassa pilvipalveluihin estävät tietojen joutumisen vääriin käsiin. Prosessin automatisointi lisää myös yrityksen tuottavuutta, kun aikaa säästyy manuaalisten työvaiheiden poistuessa. Lisäksi tiedon löydettävyys paranee.

Asiakirjojen ja sisällön hallinta varmistaa asiakirjojen turvallisen säilytyksen ja käsittelyn sekä paikallisissa sovelluksissa että pilvipalvelussa. Lisäksi se takaa tietosuojan vaatimustenmukaisuuden ja vahvistaa asiakirjojen ja sisällön suojausta. Käyttämällä keskitettyjä digitaalisia arkistoratkaisuja voidaan varmistaa, että tiedot on aina varmuuskopioitu ja että ne ovat helposti löydettävissä ja auditoitavissa. Etäkäyttö voidaan suojata ja käyttöä ja käsittelyä voidaan seurata.

On tärkeää, että ratkaisut on jo lähtökohdiltaan suunniteltu tietoturvallisiksi, ne ovat tietoturvastandardien mukaisia, niitä päivitetään jatkuvasti ja niissä huomioidaan tietoturva riippumatta siitä, missä niitä käytetään. Lisäksi niiden tulee tukea tämän päivän työskentelyä hybridiympäristössä ja tehdä tietoturvasta huolehtimisesta yksinkertaista ja selkeää. Laadukkaat ratkaisut ja palvelut tulostuksen-, skannauksen- ja asiakirjojen hallintaan auttavat suojaamaan sekä paperiset että digitaaliset asiakirjat ja arkaluontoiset tiedot koko niiden elinkaaren ajan hankaloittamatta kuitenkaan työntekijöiden pääsyä työssä tarvittaviin tietoihin.