Luulitko yrityksesi olevan digitaalinen?

Älykkäät ja osittain automatisoidut dokumentinhallintatyökalut ratkaisevat jo monien yritysten tiedon säilyttämisen haasteita ja tehostavat prosesseja. Silti yksi yritysten keskeisimmistä ongelmista on sisään tulevan digitaalisen ja fyysisen tiedon haltuunotto ja integroiminen liiketoiminnan prosesseihin.

Dokumenttien haltuunoton virheet kostautuvat myöhemmin

Dokumentit saapuvat yritykseen monissa eri muodoissa ja lukuisia eri kanavia pitkin.
Valtavan sisään tulevan tietomäärän takia suuri osa dokumenteista jää myös vaille huomiota tai saattaa mennä suoraan jopa roskakoriin.

Käytössä olevien järjestelmien tulisi kyetä vastaanottamaan informaatiotulva, tunnistaa sisällöt, lajitella sekä jakaa tiedot oikeille ihmisille tai järjestelmille käsiteltäväksi. Jos sisään tulevaa tietomassaa ja dokumenttivirtoja ei käsitellä, ymmärretä tai tulkita oikein, niiden sisältämää tietoa on mahdoton priorisoida. Kriittinen tieto jää siis taka-alalle tai katoaa – eikä homma yksinkertaisesti toimi.

Sen sijaan älykäs dokumenttien tunnistaminen ja robotisoitu prosessiautomaatio takaavat, että tieto on oikeassa paikassa oikeaan aikaan – eikä inhimillisiä virheitä enää tapahdu. Silti näitä teknologioita ei osata vieläkään hyödyntää ja monia isoja päätöksiä tehdään puutteellisen tiedon varassa.

Astu metatasolle ja paranna tiedon löydettävyyttä

Käsittelemättä ja jalostamatta jätetyt tiedostot ovat osaltaan paremman digitaalisen ympäristön esteitä. Monesti luullaan, että kun asiakirja skannataan tai vastaanotetaan esimerkiksi PDF-muodossa, tieto on hallussa ja löydettävissä. Harva yritys kuitenkaan ymmärtää, että PDF-muotoinen dokumentti ei ole vielä aidosti digitaalinen. Yksinkertaistettuna perinteinen PDF on vain sähköiseen muotoon tallennettu kuva, eikä sellaisenaan eroa juurikaan paperisesta asiakirjasta. Käsittelemätön sähköinen dokumentti ei sisällä metatietoja, jotka ovat elintärkeitä dokumenttien löydettävyyden kannalta. Ennen kuin sähköinen dokumentti on käsitelty sisällöltään ja metatiedoiltaan hakukelpoiseksi, tiedot pitää etsiä, lukea ja tulkita manuaalisesti, mikä on kaikki aikaa ja rahaa kuluttavaa turhaa työtä.

Viimeistään nyt onkin korkea aika unohtaa sähköiset paperidokumentit. Canonin tarjoamassa ratkaisussa tietojen automaattisessa poimimisessa hyödynnetään OCR- ja ICR-tekniikoita eli älykästä kuvan- ja merkkientunnistusta sekä tekoälyä. Tämä mahdollistaa koko dokumenttimassan sisällön analysoinnin, jolloin kaikista dokumenteista, myös PDF-muodossa olevista, saadaan aidosti digitaalisia ja sisältöhakukelpoisia.

Digitoimisen jälkeen järjestelmä luokittelee, priorisoi ja jakaa tiedon. Älykäs järjestelmä myös tunnistaa automaattisesti, onko dokumentti esimerkiksi lasku, reklamaatio tai palaute ja luokittelee sen oikein. Osana ratkaisua Canon tarjoaa myös digitointia, dokumenttien luokittelua ja indeksointia ulkoistettuna palveluna.

Haltuunotosta tiedon ekosysteemiin

Tietojen etsimisen yrityksen järjestelmistä tulisi toimia samaan tapaan kuin tehokkaimmat internetin hakukoneet. Kun laitteet saadaan joustavasti integroitua samaan järjestelmään ja järjestelmät keskustelemaan keskenään, kenenkään ei tarvitse enää itse muistaa mistä ja miten tieto löytyy. Kaikki oleellinen on löydettävissä sekunneissa sisällön perusteella.

Prosessiautomaation avulla yksikään dokumentti ei mene väärään paikkaan tai katoa mystisesti ennen työnkulkuihin päätymistä. Dokumentit voidaan myös jakaa automaattisesti oikeille henkilöille niiden sisältöön, luokitteluun, käyttöoikeuksiin sekä erilaisiin sääntöihin perustuen.

Canon on keskittynyt juuri tiedon ekosysteemiajatteluun ja tiedon arvon kasvattamiseen. Autamme yrityksiä kokonaisvaltaisessa informaationhallinnassa, tiedon tehokkaassa hyödyntämisessä sekä liiketoiminnan kehittämisessä. Olemme mukana prosesseissa siitä lähtien, kun tieto tulee yritykseen sisään. Autamme ottamaan tiedon haltuun ja hyödyntämään sitä liiketoiminnassa parhaalla mahdollisella tavalla.

Siksi kannustamme jokaista yritystä kysymään itseltään: Olemmeko aidosti digitaalisia?