Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF – teemme asiat eri tavalla

Haaste

DWF LLP on yksi Ison-Britannian menestyneimmistä lakialan yrityksistä. Se on kasvanut nopeasti neljän hengen toimistosta isoksi yritykseksi, jolla on yli 2 300 työntekijää 13 kansainvälisessä toimipaikassa. Yritys aikoo jatkaa menestystarinaansa ja nousta alansa 15 parhaan yrityksen joukkoon. Tavoitteen saavuttaminen edellyttää muutakin kuin taloudellista menestystä.

Johtava osakas ja toimitusjohtaja Andrew Leaitherland kertoo: "Haluamme tehdä asiat eri tavalla." Tätä filosofiaa sovelletaan yrityksen kolmeen strategiseen tavoitteeseen. Yritys haluaa tarjota parempaa asiakaspalvelua, työskennellä tehokkaammin ja luoda toimintaympäristön, joka houkuttelee hyviä työntekijöitä ja auttaa heitä toteuttamaan potentiaaliaan. Koska alalla käytetään edelleen paperityönkulkuja, tulostuksen- ja tietojenhallinnan digitalisointi on tärkeää.

"Alan työtavat ovat edelleen hyvin perinteisiä", DWF:n palvelu- ja hankintapäällikkö Janice Moores toteaa. "Lakialan aikaa ja resursseja vievien prosessien muuttaminen lisää kilpailukykyämme." Tämän vuoksi DWF päätti digitalisoida ydinliiketoimintaprosessinsa ja luoda joustavan työympäristön. Käytännössä yrityksen piti pystyä hallitsemaan 57 miljoonaa tulostettua sivua vuodessa. Lisäksi yrityksen täytyi noudattaa alan tiukkoja säännöksiä, jotka koskevat asiakkaiden luottamuksellisten tietojen säilyttämistä.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"Canon syventyi organisaatiomme erityistarpeisiin ja visioon. Saamamme konsultointipalvelut auttoivat meitä tunnistamaan alueet, joilla voisimme kehittää työskentelytapojamme teknisten ratkaisujen avulla."

Canonin ratkaisu

Canon kehitti yhteistyössä DWF:n kanssa uuden asiakirjojen käsittelystrategian ja uudisti koko yrityksen tulostustoiminnan. Asiakirjoja voi nyt käyttää ja tulostaa mobiililaitteilla. Lisäksi otettiin käyttöön Digital Mailroom -ratkaisu, joka digitalisoi kaikki lähetetyt asiakirjat ja toimittaa ne suoraan vastaanottajan sähköpostiin. Hallintaratkaisu helpottaa joustavaa työskentelyä esimerkiksi matkalla tai toisessa toimistossa sijaitsevalla työpisteellä. Lisäksi ratkaisu sisältää tunnistus- ja töidenluovutusjärjestelmän, joka vahvistaa tietoturvaa.

"Canon haastoi meidät pohtimaan alan käytäntöjä ja kysymään itseltämme, mitä haluamme saavuttaa. Yhdessä olemme toteuttaneet asioita, joihin muut lakialan yritykset eivät pysty."

Edut

Myös DWF:n työntekijät ovat huomanneet yrityksen digitaalisen ratkaisun tuomat muutokset. He voivat nyt työskennellä tehokkaasti paikasta riippumatta. Tämä auttaa yritystä erottumaan muista paremmalla asiakaspalvelulla, Moores toteaa. "Kun työntekijämme voivat käyttää tietoja ja liiketoimintaprosesseja missä tahansa, vahvistamme myös heidän motivaatiotaan työskennellä tehokkaasti ja palvella asiakkaita paremmin."

DWF:n toimitiloissa yhteistyömahdollisuudet ovat parantuneet, koska uuden tulostusinfrastruktuurin ansiosta asiakkaat voivat työskennellä etänä ja tulostaa DWF:n toimitiloissa. Moores toteaa: "Asiakkaamme voivat tulla mihin tahansa toimitilaamme ja käyttää sitä vapaasti. Tätä muut lakialan yritykset eivät pysty tarjoamaan."

Canonin Digital Mailroom -ratkaisun hyödyt ovat mittavat. Sen lisäksi, että ratkaisu sujuvoittaa tietojen käsittelyä yrityksessä, DWF arvioi, että investointi alkaa tuottaa kahden vuoden kuluessa ja mahdollistaa jopa 1 miljoonan punnan vuosittaiset säästöt.

Koska asiakirjat tallennetaan, varmuuskopioidaan ja suojataan digitaalisesti, myös tiedon haku ja arkistointi ovat uudistuneet täysin. Työntekijät voivat nyt työskennellä nopeammin ja tehokkaammin. Koska paperiasiakirjoja on vähemmän, myös tilaa säästyy. Fyysisen tallennustilan tarve on laskenut 50 prosentilla.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

Innovointi ei ole heikentänyt turvallisuutta, päinvastoin. Ratkaisu noudattaa tietoturvan hallintajärjestelmälle asetettua tiukkaa ISO 27001 -sertifikaattia. Koska ratkaisu mahdollistaa ympäristötavoitteiden jäljittämisen ja raportoinnin, se auttaa vähentämään DWF:n hiilijalanjälkeä ja varmistamaan yrityksen ISO 14001 -sertifioinnin.

Lähestymistapa toimii hyvin: vuonna 2014 The Financial Times valitsi DWF:n yhdeksi Euroopan innovatiivisimmista yrityksistä. Moores toteaa lopuksi:

"Jokainen päätös ja ratkaisu on auttanut meitä parantamaan asiakaspalveluamme, työtapojamme ja houkuttelemaan lahjakkaita työntekijöitä. Canonin avulla olemme luoneet saumattoman ja toimivan toimistoympäristön kaikkiin 13 toimipaikkaamme. Voimme keskittyä mahdollisimman hyvien lakipalvelujen tuottamiseen. Olemme vakuuttuneita siitä, että yrityksemme asiat ovat osaavissa käsissä."

Kiinnostuitko?

Ota yhteyttä

Katso, miten voimme uudistaa liiketoimintasi

Ota yhteyttä

Takaisin Yrityspalvelut ja -ratkaisut sivulle

  • Canon
  • DWF – asiakastarina digitaalisesta muutoksesta