Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Leedsin kaupunginvaltuusto: parasta vähemmällä

Haaste

Leedsin kaupunginvaltuusto on Ison-Britannian toiseksi suurin kaupunginhallinnon viranomainen ja vastuussa elintärkeiden palveluiden tuottamisesta 700 000 asukkaalle. Se haluaa olla paras niin palveluiden laadussa että tuottamisessa. Tämä on haastavaa, koska julkisella sektorilla joudutaan säästämään koko ajan.

Kaupunginvaltuusto haluaa parantaa tuottavuutta ja vähentää kuluja ja hukkaa. Lisäksi julkisten palveluiden käyttäminen on muuttunut. Palvelupäällikkö Helena Phillips kertoo: "Yhä suurempi osa viestinnästä tapahtuu digitaalisesti. Samalla meidän on kehitettävä palveluitamme tiukoissa budjettiraameissa."

"Ensisijainen tavoitteemme oli löytää toimiva tulostusratkaisu, joka säästäisi sekä kaupungin rahaa että työntekijöiden aikaa."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Havaitsimme, että kaupunginvaltuuston tulostuspalvelussa oli tehostamisen varaa. Tulostus on keskeinen IT-toiminto kaupungin 12 500 työntekijälle. Sen verkkotulostimia ja erillisiä laitteita oli kuitenkin hankala hallita ja huoltaa. Tulostuspalvelupäällikkö Kirsty McCarthy kertoo: "Tiimini päivät kuluivat virheiden korjaamiseen ja katkojen minimointiin. Ensisijainen tavoitteemme oli löytää toimiva ratkaisu, joka säästäisi sekä kaupungin rahaa että työntekijöiden aikaa."

Canonin ratkaisu

Yhteistyössä kaupunginvaltuuston kanssa Canon kehitti organisaationlaajuisen tulostusratkaisun, PrintSmartin. Se sisälsi 850 mustavalkoista ja värillistä monitoimilaitetta sekä integroidun faksipalvelimen yhdessä ja samassa hallintajärjestelmässä.

"Canon ei ole pelkästään toimittaja, vaan myös strateginen kumppani."

Jotta PrintSmart voitiin ottaa käyttöön puolen vuoden kuluessa, Canon tarjosi verkko- ja videokoulutusta. Lisäksi se koulutti erityisiä pääkäyttäjiä perehdyttämään kollegojaan järjestelmän käyttämiseen. Palvelu- ja infrastruktuuripäällikkö Andrew Byrom kertoo: "Canon ei ole pelkästään toimittaja, vaan myös strateginen kumppani." Tiimin jäsenet olivat heti täysillä mukana ja tekivät kaikkensa, jotta siirtymäkausi sujui hyvin. Tekniikka oli toimivaa ja helppokäyttöistä. Ihmiset oppivat sen nopeasti."

Edut

PrintSmart on myös taloudellinen. Uusi sopimus toi kaupunginvaltuustolle heti ensimmäisenä vuotena noin 30 prosentin säästöt. Tähän mennessä rahaa on säästynyt jo 400 000 puntaa. Kun vanhat tulostimet korvattiin kustannustehokkailla monitoimilaitteilla, laitteiden määrä väheni 39 prosentilla. Tämä vähensi tulostusmääriä 25 prosentilla heti ensimmäisenä vuotena. Myös ekologiset hyödyt ovat tuntuvia. Leeds säästi ensimmäisenä vuotena noin 1 007 318 kiloa kasvihuonekaasuja ja 18 139 puuta. Kaupunki on onnistunut nopeasti vähentämään hiilidioksidipäästöjään.

"Parannus on ollut dramaattinen. Pienet muutokset, kuten tulostusjonojen seurattavuus ja yksilölliset PIN-koodit, varmistavat, että dokumentit eivät katoa. Lisäksi aikaa säästyy."

Myös tuottavuus on kasvanut huomattavasti. Hallintapäällikkö Jo Miklo kertoo: "Parannus on ollut dramaattinen. Pienet muutokset, kuten tulostusjonojen seurattavuus ja yksilölliset PIN-koodit, varmistavat, että dokumentit eivät katoa. Lisäksi haut tapahtuvat nopeasti. Helpon skannauksen ansiosta voimme vastata nopeasti asukkaiden pyyntöihin." Käyttökatkot on onnistuttu poistamaan lähes kokonaan. Andrew Byrom on erityisen ilahtunut siitä, ettei hän ole saanut yhtään valitusta kuukausiin.

Myös tietoturva on parantunut merkittävästi. Esimerkiksi sairaaloiden ja koulujen välisessä tiedonsiirrossa käytetään edistynyttä faksiratkaisua. Se varmistaa, että luottamuksellisia tietoja käsitellään turvallisesti. Yksilölliset PIN-koodit sekä tulostustöiden automaattinen poisto 24 tunnin kuluttua ovat myös parantaneet turvallisuutta.

Digitaalinen kaupunginvaltuusto

Canonin avulla Andrew Byrom pyrkii vähentämään kaupunginvaltuuston tulostusmääriä viidellä prosentilla joka vuosi. Järjestelmän tarkkojen tietoraporttien avulla voidaan tunnistaa tehottomat osastot ja opastaa työntekijöitä vähentämään tulostusta. Tavoitteena on, että investointi tulostusinfrastruktuuriin alkaa tuottaa pitkällä aika välillä. Näin kaupunginvaltuusto voi kohdentaa parannuksia ja säästöjä muihin toimintoihin.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Canon on auttanut meitä uudistamaan työtapamme, ja voimme sen ansiosta palvella paremmin Leedsin asukkaita."

PrintSmartin käyttöönotto on hyvä esimerkki siitä, miten isot yritysprojektit tulisi toteuttaa. Helena Phillips kertoo: "PrintSmart on vähentänyt tulostuksesta aiheutuvaa vaivaa ja muuttanut sen osaksi digitaalista työnkulkua. Canon on auttanut meitä uudistamaan työtapamme, ja voimme sen ansiosta palvella paremmin Leedsin asukkaita."

Kiinnostuitko?

Ota yhteyttä

Katso, miten voimme auttaa sinua helpottamaan yritystäsi

Lue lisää

Takaisin Yrityspalvelut ja -ratkaisut sivulle