Yrityskäyttöön

Therefore

Mitä on Informaationhallinta?

Missä työntekijänne säilyttävät dokumenttejaan ja kuinka hyvin dokumentit löytyvät tarvittaessa?

  • Windowsin kansiorakenne. Hyvä ja looginen järjestelmä, mutta sen rakenteilla on taipumus vaihdella henkilöstä riippuen – ei yhteistä rakennetta muiden kanssa.
  • Sähköpostikansiot. Käytämme myös sähköpostissa omia kansioita, jotka poikkeavat usein Windowsin kansioista.
  • Arkistokaapit. Lisäksi toimistoissa on arkistokaappeja. Ne voivat olla henkilökohtaisia tai tarkoitettu koko osastolle tai koko yritykselle. Arkistointimenetelmä voi vaihdella työntekijöiden tai osastojen mukaan.
  • USB-tikut.   Käytämme niitä usein säilyttääksemme henkilökohtaisia tiedostoja ja varmennuksia tai siirtääksemme tiedostoja tallennuspaikasta toiseen

Joskus kaikki neljä tapaa voivat olla käytössä yhtä aikaa, jolloin tiedot ovat hajallaan. Lisäksi osa tiedoista voi olla vanhentuneita. Tällöin asiakirjat voivat helposti kadota, joutua vääriin käsiin, varastetuiksi tai ne voivat jopa tuhoutua.

Ongelmia on kaksi:

  • Hierarkinen puurakenne. Vaikka puurakenne on selkeä ja looginen tapa järjestää asiakirjat, jokainen työntekijä käyttää erilaista rakennetta. Ongelmia syntyy, kun järjestelmä kasvaa isoksi ja useat työntekijät tallentavat tietoja.
  • Työntekijät tallentavat asiakirjat useaan eri paikkaan, esimerkiksi sähköpostiin, paikalliseen työasemaan, verkkokansioon tai muistitikulle. Uusimman version löytäminen voi olla vaikeaa. 

Therefore-ratkaisussa ei käytetä puurakennetta, vaan sen sijaan kysytään kaksi kysymystä:

  • Mikä dokumentin tyyppi on?
  • Mitä tunnisteita sille annetaan, jotta se on helppo löytää myöhemmin?

Jos esimerkiksi haluat tallentaa sopimuksen, voit lisätä siihen metatiedot suoraan monitoimilaitteen näytössä. Tällä tavoin asiakirja on helppo indeksoida, ennen kuin se tallennetaan Therefore-dokumentinhallintajärjestelmään. Voit lisätä asiakirjoihin metatietoja lähes missä tahansa sovelluksessa.

Tunnisteiden avulla hierarkista rakennetta ei enää tarvita. Koska kaikki valtuutetut työntekijät voivat noutaa asiakirjat keskitetystä arkistosta, useita kopioita ei enää tarvitse tallentaa eri paikkoihin. Asiakirjojen tallennus, haku, jakaminen ja suojattu säilytys tapahtuu yhdessä paikassa.

Therefore-dokumentinhallintajärjestelmä tarjoaa myös paljon muuta hyödyllistä, kuten

  • Työnkulun asiakirjoille
  • Sähköpostien arkistoinnin
  • Nippuskannauksen
  • Dokumenttien suojauksen
  • Asiakirjojen automaattisen sieppauksen muista järjestelmistä
  • Tietojen varmistuksen onnettomuuksien varalta  

spacer
					image
Lataa
Therefore-esite [PDF, 1.8 MB]
Katso myös
Miksi Therefore?
Therefore™-skaalautuvuus
Therefore™-osasovellukset
Therefore™-ominaisuudet
Therefore™-yhteensopivuus
Therefore™-aloitussivu