Yrityskäyttöön

Tehokas dokumentinhallinta

Yrityksissä käsitellään satoja, toisinaan tuhansia, dokumentteja päivittäin. Käyttäjiä ja käyttötarpeita on joka lähtöön. Suuri osa dokumenteista on tarkoitettu jaettavaksi ja toisinaan myös muokattavaksi usean henkilön kesken. Tällöin dokumentinhallinta nousee tapetille.

Dokumentinhallinnan haaste

Dokumentinhallinnan haasteet johtuvat yleisimmin siitä, että dokumentteja käytetään eri tavoin ja erilaisilla järjestelmillä. Tällöin dokumenttien yhdenmukaisuutta on vaikea hallita. Sähköisesti johdetut yhtenäiset toimintamallitkin rajoittuvat yleensä yksittäisiin järjestelmiin tai prosesseihin. Tämä tekee prosessien seurannasta ja mittaamisesta hankalaa.

Ratkaisu dokumentinhallinnan tarpeisiin

Ideaalitilanteessa organisaation eri yksiköissä työskentelevät henkilöt pääsevät sujuvasti käsiksi työnsä kannalta olennaisiin tietoihin. Kun tiedot sijaitsevat eri järjestelmissä, tämä harvoin toteutuu. Tähän tarpeeseen vastaa keskitetty dokumentinhallintajärjestelmä. Se toimii keskitettynä tietovarastona, joka on integroitu kaikkiin tarpeellisiin järjestelmiin ja prosesseihin. Tietoja voi käsitellä ja päivittää totuttujen järjestelmien kautta, kuten ennenkin. Kuitenkin ne sijaitsevat standardimuotoisina yhtenäisessä järjestelmässä, joka samalla valvoo tiedon ajantasaisuutta.


Tehokas dokumentinhallinta

Therefore-dokumentinhallinta

Hyvin suunniteltu dokumentinhallintaratkaisu on helppokäyttöinen. Se auttaa pitämään asiakirjat tallessa ja järjestyksessä, aina oikeisiin aiheisiin liitettynä ja oikeiden ihmisten saatavilla. Hyvin hoidetun dokumentinhallinnan ansiosta prosessit nopeutuvat. Kun tiedon tallentaminen on vakiomuotoista, säädöksiä on helpompi noudattaa ja virheiden mahdollisuus minimoituu. Kaiken lisäksi, Therefore™ on tietoturvallinen ratkaisu.

Therefore voi toimia myös prosessimoottorina huolehtien jokaisen vaiheen etenemisestä ennalta määritellyn työnkulun mukaisesti. Näin asiat eivät unohdu ja tehtävät jaetaan vastuullisille henkilöille tai ryhmille prosessin mukaisesti. Thereforessa on lisäksi hyvät raportointityökalut, joiden avulla prosessissa olevien tapahtumien määrää ja edistymistä on helppo seurata ja johtaa. 

Esimerkkiprosessit, joissa hyötyä dokumentinhallinnasta:


Dokumenttikeskeiset prosessit

  • Ostolaskujen käsittely
  • Asiakaspalautteet
  • Tilaus- ja toimitusprosessit
  • Sopimushallinta
  • Laatudokumenttien hallinta
  • Kirjanpitoaineistojen hallinta ja arkistointi
  • Katselmukset ja auditoinnit
  • Koulutus ja tutkimus
  • Kiinteistöhallinnan prosessit
  • Suunnittelu ja tekninen dokumentointi
  • HR
  • Projektit

Lue lisää:

Dokumenttien hakeminen on nyt huomattavasti helpompaa kuin ennen, pelkkä hakusana riittää.

Liikuntakeskus Pajulahti

Asiakastarinat ja esitteet

Lue, miten tehokas dokumentinhallinta voi helpottaa ja tehostaa työskentelyä.