Yrityskäyttöön

Asiakkaamme Helkama-Auto Oy - Kohti parempaa asiakaspalvelua

Helkama-Auto

Halusimme helpottaa sopimusten käsittelyä, parantaa asiakaspalvelua ja päästä eroon mapittamisesta sekä paperiarkistosta.

Lea Taittonen, tietohallintopäällikkö

Eroon paperimapeista, kohti parempaa asiakaspalvelua

Paperidokumenttien määrä Avis- ja Budget-autovuokraamoissamme kasvoi päivittäin, vaikeuttaen tiedon löytämistä. Eniten tilanne rasitti asiakaspalveluamme. Olemme Canonin pitkäaikainen asiakas ja etsiessämme sopivaa ratkaisua paperidokumenttiemme käsittelyyn ja tallentamiseen oli yhteistyön laajentaminen Canonin kanssa luonnollinen ratkaisu. Kehityskohdaksi otimme dokumenttien sähköisen arkistoinnin ja skannausratkaisut, joille oli akuutein tarve nimenomaan autovuokraamojemme palvelupisteissä.

Canonin ratkaisu selkeytti prosesseja

Kun asiakas tulee  vuokraamaan autoa hänen tiedoillaan täytetään sopimuslomake, joka aiemmin arkistoitiin ensin asiakasta palvelleen alueellisen vuokraamon arkistoon ja siirrettiin myöhemmin pääkonttoriimme. Kun asiakas sitten  soitti kysyäkseen sopimuksensa tietoja, niitä etsittiin pahimmillaan useista eri paikoista. Nyt täytetty sopimuspaperi skannataan heti täytön jälkeen, ja taustalla toimiva järjestelmä hoitaa loput. Asiakaspalvelumme voi hakea tiedot suoraan päätteeltä käyttäen esimerkiksi asiakkaan nimeä.

Parhaiten muutoksen entiseen näkeekin asiakaspalvelussamme, joka pystyy nyt palvelemaan asiakkaitamme huomattavasti aiempaa nopeammin ja laadukkaammin. Sopimuksia käsitellään vuodessa kymmeniä tuhansia, joten työajan säästö on merkittävä.

Koko organisaation hyödyksi

Ratkaisu otettiin käyttöön ensin muutamissa toimipisteissämme, ja  seuraavaksi se laajenee kaikkiin palvelupisteisiin. Järjestelmää tullaan hyödyntämään myös esimerkiksi taloushallinnon dokumenttien hallinnassa ja organisaatiomme eri prosesseissa. Nopean laajentumisen on mahdollistanut järjestelmän helppokäyttöisyys ja Canonin meille tarjoama koulutus. Pääsimme hyvin nopeasti vaiheeseen, jossa ratkaisun hyödyt näyttäytyivät meille konkreettisesti.

Vinkkejä vastaavaa hanketta suunnitteleville:

  • Ei kannata ahnehtia liikaa kerralla, vaan projekti ja ratkaisun käyttöönotto kannattaa aloittaa pahimmista pullonkauloista.
  • Ennen projektiin ryhtymistä käy ensin läpi dokumentteja ja prosessissa syntyvää aineistoa sekä toimintatapoja.
  • Kuten kaikissa muissakin IT-projekteissa, määrittelyvaiheeseen kannattaa panostaa aikaa, jotta säästytään ylimääräiseltä työltä ja yllätyksiltä.
  • Koulutuksen ja muutosjohtamisen merkitystä ei pidä väheksyä. Siten varmistetaan suurin hyöty käyttöön otettavasta ratkaisusta.

Lisätietoja

Toimialat

Selaa eri toimialoja ja valitse alasvetovalikosta se ala, johon liittyvistä Canon-ratkaisuista haluat lisätietoja.