ARTIKKELI

Uusi tiedonhallintalaki – näin se vaikuttaa Organisaatioonne

Uusi tiedonhallintalaki astui voimaan 1.1.2020. Tiedätkö, millaisia muutoksia laki vaatii organisaatioltanne ja miten niihin kannattaa vastata?

Tiedonhallintalaki asettaa omat vaatimuksensa tiedonhallinnalle ja tietoturvallisuudelle julkishallinnon organisaatioissa. Lain tavoitteena on edistää tiedonhallinnan yhdenmukaistamista digitalisoituvassa toimintaympäristössä. Tästä näkyvimpänä uudistuksena tiedonhallintalaissa on säädetty tiedonhallintayksiköille velvollisuus tuottaa selkeä kuvaus organisaation laajennetusta tiedonhallinnasta.

Tiedonhallintalaki määrittää aiempaa selkeämmät vähimmäisvaatimukset sille, mitä organisaation tulee kuvata sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevässä ja kuvaavassa tiedonhallintamallissa. Lain mukaan tiedonhallinnan järjestämisvastuu on selkeästi organisaation johdolla, ja jatkossa johdon vastuulla on huolehtia siitä, että tiedonhallintayksikössä on määritelty muun muassa tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut.

Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain mukanaan tuoma uusi käsite, jolla tarkoitetaan viranomaista, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain mukaisesti. Muun muassa kuntasektorilla tämä tarkoittaa kuntaa, kuntayhtymää tai itsenäistä oikeudellista laitosta, joista kukin muodostaa oman tiedonhallintayksikkönsä.

Mikä on tiedonhallintalain vaatima tiedonhallintamalli ja mihin sitä tarvitaan? 

Tiedonhallintamallin tavoitteena on mahdollistaa tietojen monipuolinen ja sujuva hyödyntäminen eri palveluissa ja prosesseissa. Jotta tämä onnistuisi, mallin tulee varmistaa vähintään se, että organisaatiolla on olemassa olevat ja ajantasaiset tiedot toimintaprosesseista, tietovarannoista, tietoaineistoista, tietojärjestelmistä sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Monet näistä vähimmäistasoon vaadittavista kuvauksista löytyvät jo organisaatioiden tiedonhallintayksiköistä, ja niitä kannattaa ehdottomasti hyödyntää uutta tiedonhallintamallia ja sen mukaista toimintaa muodostettaessa. Samalla on hyödyllistä arvioida kuvausten yhdenmukaisuutta, ajantasaisuutta ja vastaavuutta tiedonhallintalaissa säädettyihin velvollisuuksiin nähden.

Tee tiedonhallintamallista organisaation voimavara – huomioi tiedon koko elinkaari

Tiedonhallintamallissa ei ole kyse kertaluonteisesta projektista, koska jatkossa tiedonhallintayksiköillä on myös ylläpitovastuu mallista ja sen mukaisesta toiminnasta. Tulevaisuudessa tiedonhallintamallin mukaisia kuvauksia hyödynnetään esimerkiksi tietojärjestelmien päivityksiä tai käyttöönottoja suunniteltaessa, mutta ennen kaikkea malli auttaa organisaation tiedonhallinnan kokonaiskuvan muodostamisessa. Siksi sitä kannattaa lähteä alusta alkaen rakentamaan voimavaraksi organisaatiolle.

Suurimmat hyödyt tiedonhallinnalla saavutetaan, kun tiedon hallintaan panostetaan, tiedon laadusta huolehditaan ja tietoa hyödynnetään läpi organisaation. Digitaalisuuden myötä tiedon elinkaaren hallinta korostuu erityisesti, koska alkuvaiheen päätökset ja teot vaikuttavat ratkaisevasti siihen, miten tietoa voidaan lopulta käyttää.

Muistilista: organisaation ensiaskeleet tiedonhallintalakiin

  1. Tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien vastuiden määrittely
  2. Organisaation tiedonhallinnan nykytilan kartoittaminen
  3. Tarvittavasta koulutuksesta ja ohjeistuksesta huolehtiminen
  4. Toteutussuunnitelman laatiminen tarvittavien muutosten toteuttamiseksi

Kirjoittaja Anssi Haapala
konsultti
, Talent Base Oy

Tarvitsetko apua tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamiseen? Ota yhteyttä, niin arvioidaan yhdessä tiedonhallinnan kehitystarpeenne ja suunnitellaan ratkaisu, joka vastaa tulevaisuuden tarpeita jo nyt.

Ota yhteyttä

Aiheeseen liittyvät sisällöt