Liiketoiminnan muutokset

Tehosta digitaalisia HR-toimintoja asiakirjojen hallintaratkaisulla

Modernisoi HR-työnkulut

Lataa opas

HR-ratkaisujen käsikirja

Digitalisoi HR-toiminnot rekrytoinnista aina työsuhteen päättämiseen

Lataa opas

Woman with basketball in front of blue wall

Miten työnkulkujen modernisointi voi auttaa HR-tiimejä luomaan liiketoiminnallista arvoa

Digitaaliset työnkulut ovat yhä useammin normi. Silti joidenkin osastojen on vaikea päästä eroon paperitöistä. Esimerkiksi HR-osastoilla käytetään lukuisia aikaavieviä ja vanhentuneita prosesseja rekrytoinnista aina työsuhteen päättämiseen asti. HR-osaston pitäisi auttaa työntekijöitä kehittämään osaamistaan, mutta paperipohjaiset työnkulut kahlitsevat osaston tehottomiin prosesseihin. Miten dokumentinhallintaratkaisut auttavat kukistamaan tämän haasteen?

Tarkastellaanpa teknologian käyttöönottoa neljässä haastavimmassa HR-prosessissa: rekrytoinnissa, perehdytyksessä, hallinnoinnissa ja työsuhteen päättämisessä.

Short-haired woman in red jacket smiles from sofa

Lainmukainen rekrytointi

Uuden henkilöstön rekrytointi on aina ollut haaste HR-osastolle. Tämä ei koske pelkästään uusien osaajien etsimistä, vaan hallinnolliset tehtävät voivat tehdä koko prosessista tarpeettoman vaivalloisen. Mitään taikakeinoja ei ole saatavilla, mutta asiakirjojen hallintaratkaisut voivat mahdollistaa tehokkaan automaattisen rekrytointiprosessin, jossa haasteet pystytään ratkaisemaan heti alkuvaiheissa.

Kiireisillä HR-osastoilla käsitellään lukemattomia hakemuksia, joten lainmukaisuuden hallinta voi jäädä vähemmälle huomiolle. Yksi haastavimmista prosesseista on hylättyjen hakemusten hävittämisen varmistaminen. Paperipohjaisessa rekrytoinnissa tulostetut ansioluettelot jäävät helposti lojumaan toimistolle vielä pitkään sen jälkeen, kun ne olisi pitänyt tuhota. Digitaaliset HR-ratkaisut helpottavat tilannetta huomattavasti – hylätyt hakemukset poistuvat pysyvästi ilman käyttäjien toimia.

Jos työhakemus hyväksytään, HR-tiimi joutuu usein syöttämään hakijan tiedot HR-järjestelmiin manuaalisesti. Digitaaliset ratkaisut voivat säästää kallisarvoista aikaa poimimalla tiedot hakemuksista ja tallentamalla ne automaattisesti keskitettyyn järjestelmään.

Digitaaliset järjestelmät varmistavat rekrytoinnin lainmukaisuuden, ja niiden avulla yritysten on paljon helpompi saada selkeä kuva rekrytointiprosesseistaan. Rekrytointiprosessin analysointi helpottaa pullonkaulojen ja viivästysten tunnistamista ja auttaa siten HR-osastoa kehittämään järjestelmää jatkuvasti.

Tehokas perehdytys

Lakisääteisten velvoitteiden lisääntyessä uusien työntekijöiden perehdyttäminen on entistä vaativampaa. Tämä ei koske pelkästään HR-osastoa. 47 prosenttia HR-ammattilaisista on sitä mieltä, että perehdytysprosessin ongelmat ovat saaneet työnhakijat kaikkoamaan. 45 prosenttia puolestaan kertoo, että työsopimusten epätarkkuudet ovat aiheuttaneet lakisääteisiä ongelmia sekä lisäkustannuksia.

Esimerkiksi sopimustekstiin pujahtavat kirjoitusvirheet on nykyisin helppo välttää. Tietokoneohjelmistot pystyvät täyttämään tiedot automaattisesti esimeriksi työ- ja salassapitosopimuksiin. Tämä säästää aikaa ja eliminoi mahdolliset epätarkkuudet.

Asiakirjoja ei tarvitse enää edes allekirjoittaa käsin. Uudet työntekijät voivat allekirjoittaa tärkeät asiakirjat sähköisesti paikasta riippumatta ja nopeuttaa siten työhönottoprosessia. Digitaaliset asiakirjat eivät ole pelkästään tehokkaampia. Niitä on myös helpompi säilyttää, seurata ja tarkistaa, ja siten HR-osaston on paljon helpompi noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia.

Yksinkertainen hallinta

Liiallinen paperityö on yleinen työntekijöiden turhautumisen syy, erityisesti jos se kuulu heidän jokapäiväisiin tehtäviinsä. HR-osaston tavanomaisten hallinnollisten tehtävien, kuten lomapyyntöjen, sairauspoissaolojen ja työsuoritusten arviointien käsittelyn, ei tarvitse muodostua rasitukseksi.

Digitaaliset järjestelmät standardoivat ja automatisoivat tällaiset prosessit ja minimoivat siten niiden vaikutuksen työntekijöihin ja HR-tiimeihin. Lomatietojen kokoaminen keskitettyihin kalentereihin on sinänsä helppoa, mutta HR-tiimin on hankala pitää ne ajan tasalla yrityksen kasvaessa. Kun käyttöön otetaan itsepalveluportaalit, joihin työntekijät voivat itse syöttää ja jossa he voivat hallita lomapyyntöjään, HR-henkilöstön ei tarvitse tuhlata aikaa tähän prosessiin.

HR-ratkaisuja voidaan käyttää myös työsuorituksen arviointien yhtenäistämiseen. Ne lähettävät esimiehille automaattisesti muistutuksen ja varmistavat sovittujen käytäntöjen noudattamisen. Tämä malli vähentää HR-ammattilaisten päivittäisiä tehtäviä niin, että he voivat keskittyä luomaan arvoa uusien työntekijöiden sitouttamishankkeiden kautta.

Sujuva työsuhteen päättäminen

Työsuhteen päättämisellä on merkittäviä tietoturvaan ja lainmukaisuuteen liittyviä vaikutuksia. Tämä koskee erityisesti tiedonhallintaa. Kun työntekijä on lähtenyt yrityksestä, HR-tiimin täytyy varmistaa, että oikeat tiedot poistetaan tai arkistoidaan yrityksen järjestelmiin lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. On myös erittäin tärkeä varmistaa, että yrityksen omaisuuden palauttamiselle ja käyttöoikeuksien poistamiselle on selkeät käytännöt.

Tyytymättömien työntekijöiden tekemät rikkomukset ovat suhteellisen harvinaisia, mutta jos niitä ilmenee, niillä voi olla vakavat seuraukset yrityksen kannalta. Ei siis kannata jättää mitään sattuman varaan. Monilta yrityksiltä kuitenkin puuttuvat yhä kattavat toimintatavat tällaisia tilanteita varten. Digitaaliset HR-ratkaisut auttavat tekemään prosessista mahdollisimman aukottoman ja sujuvan, sillä eri vaiheisiin liittyvät vastuut ovat selvästi tarkistettavissa.

Työtaakka pienemmäksi

HR-osastolla on edelleen rasittava maine niin työntekijöiden kuin oman henkilöstönsäkin parissa. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Automaatio, dokumentin hallintajärjestelmän avulla, voi tehostaa HR-prosesseja, säästää aikaa ja rahaa, vähentää virheitä, parantaa lainmukaisuutta, tukea tietoturvaa ja poistaa asiakirjojen katoamiseen liittyvät huole Se tarjoaa mahdollisuuden vapautua manuaalisten, paperipohjaisten työnkulkujen kahleista.

Näin HR-ammattilaiset voivat tehdä työnsä tehokkaammin, helpottaa prosessien seurantaa ja auditointia sekä keskittyä uuden arvon luomiseen yritykselle.

Pienennä HR-osaston työtaakkaa

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Lue lisää

Digitalisoi HR-yksikkösi

Ota yhteyttä