Dokumentinhallinta HR
Canonin HR-prosessien digitalisointiratkaisuihin sisältyvän sähköisen arkistointijärjestelmän avulla voit automatisoida työnkulut ja käsitellä työntekijöiden luottamuksellisia tietoja turvallisesti.
Mitä jokaisen HR-johtajan tulee tietää digitalisaatiosta
HR-osasto muuttuu nopeasti joutuessaan vastaamaan digiajan paineisiin. HR-osastolla on keskeinen rooli yrityksen tulevaisuuden rakentajana – se sekä kehittää nykyistä digitaalista osaamista että houkuttelee uusia osaajia. Voidakseen vastata tähän uuteen haasteeseen HR-johtajien täytyy kuitenkin ensin hoitaa oman osastonsa digitalisointi kunnialla loppuun. Canonin usein kysytyissä kysymyksissä tarkastellaan sitä, miten modernit HR-johtajat voivat tukea digitaalista osaamista.
Vielä 25 vuotta sitten HR-osastoa pidettiin yleensä erillisenä taustatoimintona. Sen vastuualuetta oli lähinnä työntekijöiden hyvinvointi, eikä sillä katsottu olevan strategista liiketoiminnallista arvoa. Nykyisin HR-osastolla on kuitenkin keskeinen rooli koko yrityksen digitaalisen tulevaisuuden kannalta. HR-osasto joutuu seuraavien viiden vuoden aikana vastaamaan kahteen eri haasteeseen: sen täytyy päästä eroon vanhanaikaisista tehtävistä ja astua uuteen strategiseen rooliin sekä osoittaa arvo, jota se luo yrityksen tulevaisuudelle.
Uusi diginatiivien sukupolvi on astumassa työelämään ja heidän odotuksensa ovat korkealla: he haluavat työskennellä toimivassa digitaalisessa ympäristössä. Kuluttajatason teknologia kehittyy niin nopeasti, että monet millenniaalit haluavat mieluimmin käyttää töissä omia kannettaviaan ja mobiililaitteitaan yrityksen tarjoamien sijaan. Työelämältä halutaan myös joustoja – monet millenniaalit työskentelevät mielellään muualla kuin toimistolla neljän seinän sisällä. HR-osaston roolina on varmistaa, että työntekijät voivat työskennellä tuottavasti omalla tavallaan.
HR-osaston tärkeänä tehtävänä on myös pitää sisäiset prosessit ajantasaisina, jotta ne vastaavat kehittyvää osaamistasoa. Kun uusi työntekijäsukupolvi tuo yritykseen kehittyneempää digitaalista osaamista, myös sisäisiä käytäntöjä, kuten tavoitteiden asettamista, koulutusta ja arviointiprosessia, on samalla modernisoitava, jotta ne säilyttävät merkityksensä.
Digitaalisen osaamisen puutteet ovat konkreettinen uhka kaikissa yrityksissä, sillä teknologia kehittyy nopeammin kuin alan asiantuntemus lisääntyy yrityksissä. Vain 29 prosenttia IT-ammattilaisista on sitä mieltä, että heidän yrityksissään digitalisaatio ymmärretään ja siihen ollaan varauduttu.1 Monien mielestä yrityksiltä puuttuvat tarvittavat taidot digitalisoinnin perustan luomiseen. HR-osasto on tässä ratkaisevassa asemassa: se houkuttelee parhaita uusia osaajia sekä panostaa nykyisten työntekijöiden kouluttamiseen.
HR-osaston roolin laajentuessa osaston aikataulupaineet kiristyvät, kun työntekijät yrittävät selviytyä perinteisistä töistä ja uusista tehtävistä. HR-prosessit, kuten uusien työntekijöiden perehdyttäminen, ovat aina olleet aikaa vieviä, mutta lisäksi HR-osastoihin kohdistuu ulkopuolisia vaatimuksia, kuten kiristyvä lainsäädäntö sekä yritysjohdon uudet strategiset odotukset. Uusista vastuualueista huolimatta yllättävän monet HR-osastot pitävät yhä kiinni perinteisistä manuaalisista työnkuluista – esimerkiksi uusien työntekijöiden tiedot kirjataan ja perehdyttämisasiakirjat lähetetään käsin. Niinpä HR-osaston paperityöt vain kasaantuvat. Ja koska tietojen manuaalinen käsittely ja tallennus on kallista ja tehotonta, HR-osastoa pidetään usein byrokraattisena kustannuspaikkana, joka ei selviä modernien digitaalisten organisaatioiden haasteista.
Automaatio tarjoaa merkittäviä etuja henkilöstöosastoille, jotka ovat valmiita hyödyntämään sitä. Monet HR-ammattilaiset ovat jo oivaltaneet automaation potentiaalin: 68 prosenttia uskoo, että rutiinitehtävien automatisointi jättää enemmän aikaa merkitykselliseen työhön2.
Digitaaliset toimintamallit voivat säästää aikaa ja rahaa kaikissa HR-prosesseissa rekrytoinnista työsuhteen päättymiseen. Automaatio auttaa esimerkiksi työhakemusten käsittelyssä, työhaastattelujen aikataulutuksessa, hakijoiden seulonnassa ja jopa taustatarkistuksien teossa. Perinteisesti nämä työt on tehty käsin. Toisaalta taas automatisoitu työsuhteen päättäminen helpottaa ja nopeuttaa esimerkiksi salasanojen nollausta, eläkeasioiden käsittelyä ja eläkemaksujen laskentaa.
Tosielämässä yritykset turvautuvat aina sekä uuteen että vanhaan: ne optimoivat ja päivittävät vanhoja IT-järjestelmiään samalla, kun ne ottavat käyttöön uusia. Digitalisaatio tarkoittaakin avainprosessien päivittämistä ja automatisoinnin tarjoamien tehostamismahdollisuuksien hyödyntämistä samalla, kun nykyisiä ei-digitaalisia työnkulkuja parannetaan ja optimoidaan myöhemmin. Digitalisaatio onnistuu todennäköisemmin, jos yritys hyödyntää hybridiympäristöä, jossa digitaalisia ja manuaalisia prosesseja käytetään rinnakkain.
Uusia teknologioita integroitaessa yrityksen täytyy huomioida joustavasti erilaiset tarpeet digitalisoinnin eri vaiheissa, jotta ratkaisut voidaan integroida saumattomasti nykyisiin sekä taustalla toimiviin järjestelmiin, työnkulkuihin ja prosesseihin ja tulevaisuuden innovaatioihin voidaan varautua.
Yrityksiin kohdistuu huomattavasti enemmän tietoturvaan ja lainsäädäntöön liittyviä vaatimuksia kuin vielä 20 vuotta sitten. Tämä vaikuttaa merkittävästi HR-osastoon, joka käsittelee paljon henkilötietoja ja muita luottamuksellisia tietoja pankkiyhteystiedoista väärinkäytöksiä koskeviin ilmoituksiin. Yrityksillä ei ole varaa päästää näitä tietoja vääriin käsiin, etenkään yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) tultua voimaan. Jos henkilötietoja ei suojata asianmukaisesti, yritykselle voidaan määrätä tuntuvat sakot.
On tärkeää huomata, että merkittävin tietoturvarikkomusten syy on inhimillinen virhe, eivät tahalliset hyökkäykset. Vuonna 2018 noin 88 prosenttia3 tietoturvarikkomuksista oli vahinkoja – yleisin syy oli tietojen lähettäminen väärälle vastaanottajalle, fyysisten asiakirjojen katoaminen tai tietojen tallentaminen suojaamattomaan ympäristöön.
Yksi tehokkaimmista tavoista minimoida riskit on muuttaa tietojen käsittelytyönkulut digitaalisiksi, suojata tallennustila ja tietojen jakaminen sekä ehkäistä vahingossa tapahtuvat tietoturvarikkomukset ja tahalliset tietomurrot. Aiemmin tärkeät kansiot lukittiin arkistokaappiin, mutta digiaikana se ei enää riitä. Sähköisen asiakirjajärjestelmän avulla HR-osasto voi valvoa asiakirjojen tarkastelu- ja muokkausoikeuksia aukottoman kirjausketjun varmistamiseksi. Digitaaliset järjestelmät auttavat myös parhaiden käytäntöjen käyttöönotossa. Työntekijöille on syytä laatia vaiheittaiset ohjeet, mutta digitaaliset ympäristöt ja ohjelmistot varmistavat ohjeiden noudattamisen ja poistavat siten virheiden mahdollisuuden.
Kuinka kätevää olisikaan, jos digitalisoinnin voisi toteuttaa kerralla – yhtenä kaikkien osastojen yhteisenä projektina. Käytännössä muutosprosessi ei etene suoraviivaisesti, ja digitalisoinnin toteutumistahdissa on todennäköisesti osastokohtaista vaihtelua. Myös budjettirajoitukset täytyy huomioida. HR-osasto on yrityksessä usein se, joissa digitalisaatio on vielä alkutekijöissään, joten tosiseikat on tärkeä tunnustaa.
Monissa yrityksissä on paineita kiirehtiä digitalisointia, mutta siirtyminen kertarysäyksellä digitaaliseen liiketoimintaan johtaa suurella todennäköisyydellä epäonnistumiseen, varsinkin jos HR-osaston toiminta on aiemmin vahvasti tukeutunut manuaalisiin prosesseihin. Hyvä lähtökohta onkin nykyisten digitaalisten valmiuksien arviointi. Digitalisointimallin tehokkaassa kartoittamisessa ja toteuttamisessa voi käyttää apuna ulkopuolista kumppania.
Canonin HR-prosessien digitalisointiratkaisuihin sisältyvän sähköisen arkistointijärjestelmän avulla voit automatisoida työnkulut ja käsitellä työntekijöiden luottamuksellisia tietoja turvallisesti.
Tutustu Customer OnBoarding -palveluumme. Canon auttaa hallitsemaan rekisteröitymisprosesseja turvallisesti ja kustannustehokkaasti.
Katso, miten Canonin ratkaisu auttaa pitämään yrityksesi tärkeät tiedot turvassa. Lue lisää Canonin tärkeiden asiakirjojen hallintaratkaisusta.
Katso, miten digitaaliset ja automatisoidut teknologiat voivat auttaa HR-osastoa säästämään aikaa ja rahaa
Katso, miksi nyt on oikea aika muuntaa asiakirjat sähköisiksi
Katso, miten voit parantaa työntekijöiden sitouttamista