Artikkeli

Miten HR-osasto voi minimoida lainsäädännön noudattamiseen liittyvät riskit

Miksi nyt on oikea aika muuntaa HR-asiakirjat sähköisiksi

Lataa opas

HR-tiimi uuteen aikaan digitalisoinnin avulla

Varmista lainsäädännön noudattaminen

Lataa opas

Two men play table football in a communal space

Siirry digiaikaan

Kaikissa HR-prosesseissa työhönottohaastatteluista työsuhteen päättämiseen käsitellään sekä tallennetaan työntekijöiden henkilötietoja. On siis erittäin tärkeää, että tietosuojalainsäädäntöä noudatetaan tiukasti. Tietosuojan varmistamiskäytäntöjen on oltava turvallisia, läpinäkyviä ja helppokäyttöisiä.

Aiemmin HR-osastot huolehtivat tietosuojasta lukitsemalla arkaluonteiset asiakirjat arkistokaappiin. Tiedonkulun valvonta oli silloin helppoa. Digiaikana tietoja on helppo kopioida ja levittää, joten sama ei enää onnistu. Jos tietojen käyttöä ei valvota, ne saattavat helposti päätyä suojaamattomiin tai vaikeasti jäljitettäviin paikkoihin tai niitä saatetaan käyttää lainvastaisiin tarkoituksiin.

Kiristyvässä sääntely-ympäristössä on erittäin tärkeää, että yritykset arvioivat arkaluonteisten tietojen käsittely- ja tallennusprosessejaan uudelleen. Tulevaisuuteen katsovat HR-osastot hyödyntävät uusia digitaalisia prosesseja ja teknologioita (kuten automaatiota), jotka tukevat tietosuojalainsäädännön noudattamista tehokkaasti ja yhtenäisesti.

Group of four doing a puzzle

GDPR:n aikakausi

Tietovuodot ovat aina olleet isku yrityksen maineelle, mutta yleisen tietosuoja-asetuksen aikakaudella seuraukset ovat vielä vakavampia. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksista määrättävät hallinnolliset sakot saattavat olla jopa 4 prosenttia yrityksen vuosiliikevaihdosta tai enintään 20 miljoonaa euroa riippuen siitä, kumpi näistä määristä on suurempi1. Haluavatko asiakkaat ylipäätään tehdä yhteistyötä yritysten kanssa, jotka eivät suojaa tietoja asianmukaisesti? Ovatko työnhakijat kiinnostuneita yrityksistä, joiden maine on kärsinyt? Todennäköisesti eivät.

GDPR vaikuttaa kaikkiin yrityksen hallussa oleviin henkilötietoihin verkkokansioista paperiasiakirjoihin. Niinpä yritysten on ehdottomasti varmistettava, että tietoja, jotka koskevat tunnistettavissa olevaa henkilöä, hallitaan yhtenäisesti niiden lähteestä riippumatta. HR-osastot tarvitsevat tiukkoja ja tehokkaita toimintatapoja tietojenkäsittelyprosessin jokaisessa vaiheessa. Toimintatapojen on lisäksi oltava helposti ymmärrettävissä ja noudatettavissa, jotta ne eivät jää vahingossa noudattamatta.

Tietojen huolellinen käsittely

Digitaalisten prosessien käyttöönotto voi helpottaa yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamista. Kun hajanainen tietokokoelma korvataan hyvin järjestetyllä ja helppokäyttöisellä tiedonhallintajärjestelmällä, tiedot voidaan kerätä sisäisistä sovelluksista ja ulkoisesta viestinnästä, käsitellä ja tallentaa keskitettyyn sijaintiin. Näin HR-osaston on helpompi valvoa ja seurata hallussaan olevia tietoja.

Tiedonhallintajärjestelmän tueksi tarvitaan turvalliset prosessit ja käytännöt, jotta tietoja käsittelevät työntekijät tietävät selvästi käsittelyyn liittyvät vaatimukset ja rajoitukset. Tällaiset prosessit auttavat pitämään arkaluonteiset tiedot erillään ja käsittelemään niitä erityisen huolellisesti. Näin HR-tietueissa voidaan tehdä helposti myös hakuja, ja tietojen käyttö voidaan rajata vain valtuutetuille työntekijöille. Jos rekisteröity pyytää pääsyä tietoihinsa tai osasto saa muun lakisääteisen tietopyynnön, tiedot voidaan hakea nopeasti ja helposti.

Vaatimustenmukainen asiakirjojen hallintaekosysteemi

Pilvi- ja yhteiskäyttöratkaisujen aikakaudella HR-osaston on päivitettävä käytössään olevat asiakirjojen hallintajärjestelmät ajan tasalle. Prosessia tukevat erilaiset teknologiat, kuten skannausohjelmat ja asiakirjojen hallintaratkaisut. HR-osasto voi esimerkiksi skannata työhakemuksen, tallentaa sen sähköisenä tietueena, liittää siihen selitteen ja seurata sitä työnkulussa.

Pilviratkaisuja hyödyntämällä voidaan tallentaa helposti suuriakin asiakirjamääriä, ja asiakirjat ovat silti heti löydettävissä. Tämä tukee vaatimustenmukaisuutta – HR-osaston on helppo todistaa, että arkaluonteiset asiakirjat säilytetään turvallisesti, ja tarpeettomat tiedot voidaan hävittää ilman riskiä siitä, että niiden kopioita jäisi järjestelmän uumeniin.

Automaation hyödyt

Tietoturvaan ja lainsäädäntöön liittyvissä asioissa suurimman riskin aiheuttaa yleensä inhimillinen virhe. Manuaalisten prosessien riskit kertautuvat digiaikana, erityisesti HR-toiminnoissa. Jos palkkalaskelma lähetetään vahingossa väärälle henkilölle tai väärä työntekijä lisätään yksityiseen keskusteluun, tällä voi olla vakavia seurauksia.

Automaation käyttöönotto tarjoaa mahdollisuuden rajoittaa ihmisen tekemiä toimia ja siten minimoida mahdolliset lainsäädäntöön liittyvät ongelmat. Lisähyötynä automaatio helpottaa HR-johtajien elämää: he voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin rauhallisin mielin.

Aika on nyt

Digitalisaatio on ajankohtainen aihe yhä useammissa yrityksissä, ja HR-osasto on tärkeä painopistealue. Paperipohjaisten prosessien, kuten työntekijöiden perehdytyksen ja kehityskeskusteluasiakirjojen, muuntaminen digitaalisiksi voi parantaa tietojen täsmällisyyttä ja eheyttä sekä säästää niin työntekijöiden kuin HR-tiimin aikaa.

Kun ajatellaan GDPR:n noudattamatta jättämisen seurauksia, tietojen käytön tehokas valvonta tuottaa sekä lyhyen että pitkän aikavälin hyötyjä koko yrityksessä. Kannattaa siis aloittaa saman tien! Tietojen ja asiakirjojen puutteellisen hallinnan riskit voivat olla vakavat. Niinpä HR-osasto, joka ottaa digitaaliset ja automatisoidut ratkaisut käyttöön harkiten ja asiantuntevasti, on etulyöntiasemassa.

Katso, miten voit hyödyntää automaation tarjoamia etuja

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Lue lisää

Opi välttämään tietoturvariskit

Ota yhteyttä