Neljä tiedonhallinnan digitalisaatiotrendiä

Selviä tiedonhallinnan haasteista fiksumman digitalisaatiostrategian avulla.

LATAA OPAS

Tiekartta organisaation digitalisointiin

88 % yrityksistä ei vielä hyödy digitaalisista strategioistaan. Katso, miten voit optimoida oman strategiasi.

Lataa opas

Winding mountain road lit up brightly

Tiedonhallinnan trendit

Heikolla tiedonhallinnalla on vakavia seurauksia yrityksen tietoturvalle. Tyypillisiä riskejä ovat oikeustoimet, suuret sakot ja huono maine. Teknologia voi kuitenkin tarjota loistavan välineen tehokkaaseen ja tarkkaan tietojenhallintaan. Kerromme tässä neljästä digitalisaatiotrendistä (pilvipalvelut, esineiden internet, automaatio ja liikkuva työskentely) ja niiden vaikutuksesta työpaikan tiedonhallintaan.

Yhteistyö pilvipalveluiden avulla

Pilviratkaisujen luominen ja niiden käytön lisääntyminen on yksi viime vuosikymmenen merkittävimmistä teknologiatrendeistä, ja ratkaisujen edut ovat hyvin tiedossa. Onnistuneessa digitalisaatiostrategiassa on kuitenkin huomioitava, että vaikka pilvipalvelut tukevat digitalisaatiota, yritysten infrastruktuurit ovat usein yhdistelmä erilaisia ratkaisuja. Uudempien ulkoistettujen ja digitaalisten elementtien lisäksi käytössä voi olla vanhoja paikallisia tai paperiasiakirjoihin perustuvia järjestelmiä.

Integrointi on yksi suurimmista hybridiyritysten kohtaamista haasteista, mutta se on myös avain menestykseen. Toimivaksi ratkaisuksi on muodostunut menettely, jossa tiedostoja jaetaan ja muokataan yhdessä pilvipalvelussa ja kaikki data ladataan eräänlaiseen keskuspilveen. Tämä lähestymistapa luo ympäristön, jossa fyysisiin ja digitaalisiin resursseihin päästään käsiksi yhdestä paikasta.

Automaatio

Automaatiolla on yhä tärkeämpi rooli nykypäivän yrityksissä, ja sitä voidaan pitää digitalisaation seuraavana vaiheena manuaalisten prosessien digitalisaation jälkeen. Tehtävien automaatio auttaa yrityksiä yksinkertaistamaan prosesseja, vähentämään inhimillisiä virheitä ja kehittämään kustannustehokkaita ratkaisuja työntekijöiden tuottavuuden parantamiseksi. Tämä lisää samalla työtyytyväisyyttä, kun työntekijät vapautuvat toistuvista tehtävistä palkitsevampaan työhön. Automaatioteknologiaa voidaan hyödyntää useimmissa IT-järjestelmissä ja prosesseissa, joten yritykset voivat kehittää sitä olemassa olevien vanhojen järjestelmien pohjalta.

Balls bouncing on a table, one is orange the rest are white

Liikkuva työskentely

Mahdollisuus antaa työntekijöiden työskennellä missä tahansa toimiston ulkopuolella on vaikuttanut merkittävästi tuottavuuteen. Lisäksi se on auttanut kehittämään joustavampia työtapoja, mikä on lisännyt työtyytyväisyyttä. Liikkuva työskentely on kuitenkin pakottanut yritykset pohtimaan tiedonhallintaa tarkemmin. Kun työntekijät työskentelevät toimiston ulkopuolella, on erittäin tärkeää, että he suhtautuvat edelleen tinkimättömästi tiedonhallintaan, jotta tiedot eivät pääse vuotamaan tai katoamaan.

Esineiden internet

Esineiden internet (IoT) on maailmanlaajuinen teknologinen ilmiö, jossa valtava määrä laitteita, kuten kulutuselektroniikkaa, maksupäätteitä ja autoja, yhdistetään verkkoon. Tämä laitteiden verkosto voi mullistaa toimistot. IoT:n tarjoamat yksityiskohtaiset tiedot asiakkaiden käyttäytymisestä avaavat suunnattoman määrän mahdollisuuksia vähentää kustannuksia, yksinkertaistaa prosesseja ja tehostaa palvelujen tarjontaa. McKinsey arvioi, että IoT voi tuottaa 924,4 miljardia euroa (1,1 biljoonaa dollaria) taloudellista arvoa vuoteen 2025 mennessä*. Yritykset ovat jo alkaneet yhdistää tietojen analysointiprosesseihin tekoälyn (AI), koneoppimisen, luonnollisen kielen ja kuvankäsittelyn tekniikoita, mikä mahdollistaa tuotettujen tietojen syvemmän ymmärtämisen.

Yritysten mahdollisuudet hyödyntää näitä teknologioita ja muuttaa tiedonhallintaa ovat valtavat, ja monet ovat vasta digitalisaatiomatkansa alussa. Viime vuonna 49 prosentilla yrityksistä ei ollut koko organisaation kattavaa digitaalista strategiaa (4 498 yrityksen CIO-tutkimus, joka kattaa 86 maata)**, ja 88 prosenttia strategian laatineista yrityksistä koki, ettei heidän yrityksensä vielä hyötynyt siitä täysin. Tällaisena muutoksen aikana yritysten on viisasta pysyä mukautumiskykyisinä ja luoda tiedonhallintaan digitaalisia ratkaisuja, jotka integroivat manuaalisia, digitaalisia ja automatisoituja prosesseja.

*McKinsey, The internet of things: mapping the value beyond the hype, kesäkuu 2016


**Harvey Nash / KPMG CIO Survey: Navigating uncertainty, huhtikuu 2017

Lue Canonin oppaasta vinkit digitalisaation toteuttamiseen menestyksekkäästi.

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Tutustu aiheeseen tarkemmin

Lue lisää liiketoiminnan digitalisoinnista Canonin avulla

OTA YHTEYTTÄ