Liiketoimintaprosessien tehostaminen digitalisoinnin avulla

Luo älykkäämpiä liiketoimintaprosesseja taktisen muutosstrategian avulla

LATAA OPAS

Tiekartta organisaation digitalisointiin

Tehottomuus on pontimena 53 prosentissa digitalisointiprojekteista – ota selvää, miten voit virtaviivaistaa liiketoimintaasi

Lataa opas

Winding mountain road lit up brightly

Liiketoimintaprosessien parantaminen

Digitalisointia ei voi hoitaa onnistuneesti äkkinäisenä jättiprojektina. Myöskään paperiton toimisto ei toteudu silmänräpäyksessä. Eniten hyötyjä saavutetaan toteuttamalla muutos hallituin askelin. Kun digitalisoitavat prosessit ja työnkulut tunnistetaan ja priorisoidaan, prosessin hyödyt realisoituvat tehokkaasti.

Useimmat organisaatiot toimivat nykyään hybridiympäristössä, jossa on löydetty yksilöllinen balanssi digitaalisten ja analogisten liiketoimintaprosessien välille. Ennen investointipäätöstä onkin tärkeä harkita, mitkä prosessit ovat kriittisimpiä, haastavimpia ja aikaavievimpiä? Monet niistä löytyvät henkilöstö- ja talousosastoista.

Taloustoimintojen uudistaminen

Organisaatioiden talousosastot luottavat tunnetusti analogisiin prosesseihin ja vanhoihin järjestelmiin. 88 prosenttia talousalan ammattilaisista myöntää, että yrityksen digitaalisten tavoitteiden vauhdissa pysyminen tuottaa vaikeuksia. Äskettäisen Canon-kyselyn mukaan vain kolmannes vastaajista sanoi, että yrityksen osto- tai myyntireskontra tai alihankkijoiden hallinta on digitalisoitu tai automatisoitu.

Laskujen käsittely

Mikä tulisi ottaa talousosaston digitalisoinnin lähtökohdaksi? Ensimmäisiin vaiheisiin tulisi kuulua laskujen käsittelyn arviointi. Laskujen manuaalisesti tapahtuva käsittely on verrattain yleistä, mutta se voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia kassavirtaan. Tutkimusten mukaan laskujen täyttämisessä käsin virheprosentti on 12–15 riippumatta tiimin työvuosista tai osaamisesta. Paras ratkaisu ongelmaan on ottaa käyttöön laskujen automatisointi. Se suoraviivaistaa työnkulkuja ja mahdollistaa laskutietojen taltioinnin, tarkistamisen ja täsmäytyksen automaattisesti.

Hankinnasta maksuun

Toimintaa voi tehostaa myös automaattisella ja kattavalla hankinnasta maksuun -järjestelmällä (P2P). Automatisoitu P2P-ratkaisu säästää aikaa, rahaa ja hallinnon vaivaa silloin, jos tuottamattomat ja vanhentuneet työnkulut rajoittavat kasvupotentiaalia ja kannattavuutta.

Team huddle

Henkilöstöhallinnon digitalisointi

Digitaalinen murros ja kehitys kohti paperitonta toimintoa ovat vahvasti suuryitysten agendalla, sillä näillä uudistuksilla on potentiaali tukea henkilöstöä ja nopeuttaa innovointia. Henkilöstöhallintoon kohdistuu yhä kovempia paineita parantaa nykyisten työntekijöiden ja uusien rekrytointien datalukutaitoa ja -osaamista. Siitä huolimatta kaksi kolmesta yrityksestä säilyttää edelleen HR-tietojaan paperisessa muodossa.

Henkilöstöosaston digitalisointi tulisi aloittaa tarkastelemalla hallinnollisia prosesseja, joita edelleen hoidetaan manuaalisesti. Digitaalinen asiakirjanhallinta ja arkistointi vähentää sekä henkilöstönhallinnan käyttämää aikaa että vaatimustenmukaisuuden kustannuksia.

Kun esimerkiksi kulukorvaus- ja vuosilomapyyntöjen sekä henkilöstöpalautteen keräämisen prosessit pystytään automatisoimaan, aikaa säästyy henkilöstösuunnitteluun, ennakoivan rekrytoinnin ohjeistamiseen ja koulutusohjelmien suunnitteluun.

Digitaalisen postitusjärjestelmän käyttöönotto

Saapuvaa postia on hallittava ja arkistoitava niin, että se tukee liiketoimintaprosessien tehokkuutta koko organisaatiossa – niin talousosastolla (laskutus) kuin henkilöstöhallinnossakin (työhakemukset). Ilman oikeaa järjestelmää postin lajittelu on aikaa vievää ja virhealtista. On myös mahdotonta tietää, kuka on nähnyt postin ja milloin sitä on tarkasteltu. Digitaalinen postitusratkaisu mahdollistaa kaiken saapuvan postin automaattisen skannauksen, tunnistamisen, vahvistamisen ja lähettämisen tarpeellisten indeksitietojen kanssa oikeisiin järjestelmiin ja oikeille henkilöille nopeasti. Tällaisten prosessien avulla digitaalinen postitusjärjestelmä voi leikata operatiivisia kustannuksia ja parantaa asiakaspalvelua.

Monissa organisaatiossa on saatu huomata, että eri osastoissa tai eri toiminnoissa digitalisaatio kehittyy omaan tahtiinsa muista riippumatta. Myös niiden sisäisten prosessien digitalisointiaste vaihtelee. Keskeisintä organisaation liiketoimintaprosessien parantamisessa ei suinkaan ole lopulliseen päämäärään eli paperittomaan toimistoon keskittyminen. Ratkaisevinta on kehittää älykäs hybridijärjestelmä, jossa saavutetaan manuaalisten, digitaalisten ja automatisoitujen prosessien välille tasapaino, joka on ihanteellinen yrityksen digitalisaation kannalta.

Toteuta digitalisaatio onnistuneesti Canonin oppaan avulla

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Tutustu aiheeseen tarkemmin

Aloita liiketoimintasi uudistaminen Canonin avulla

OTA YHTEYTTÄ

  • Canon
  • Yritys
  • ...
  • Digitalisoinnin prosessit ja parhaat vinkit