Kuinka digitaalinen toimistosi on?

Tunnista yrityksesi digitaalisuuden taso ja aloita matka kohti muutosta

LATAA OPAS

Opas onnistuneeseen digitalisaatioon

42 % vastaajista on maininnut suurimmaksi muutoksen esteeksi vanhat infrastruktuurit. Katso, miten voit digitalisoida liiketoimintasi.

Lataa opas

Winding mountain road lit up brightly

Onko toimistosi digitalisoitu?

Digitalisaatio on nykyään kaikkien huulilla, ja yritykset kaikkialla maailmassa pyrkivät saamaan osansa rikkauksista, joita muutosten odotetaan tuovan tullessaan. Todellisuudessa kuitenkin näyttää siltä, että yritykset eivät saa ennustettua vastinetta rahoilleen. Vuonna 2016 tehdyssä Couchbase-tietokantaan pohjautuvassa CIO-tutkimuksessa todettiin, että 90 prosentissa digitaalisista muutosprojekteista tuloksena oli vain vähäisiä parannuksia tai ne jäivät odotettua vaatimattomammiksi tai projektit epäonnistuivat kokonaan. Vuotta myöhemmin IDC ennusti, että edelleenkin 70 prosenttia digitaalisista muutoshankkeista on tuomittu epäonnistumaan.

Tavoitteet ja motivaatio ovat tärkeitä yrityksille, jotka ovat valmiita muutokseen. Monet organisaatiot kuitenkin huomaavat, että todellisuudessa digitaalinen muutos ei tapahdu hetkessä. Miten siis onnistua tekemään realistisia suunnitelmia ja välttämään pettymykset?

Vanhojen järjestelmien uudistaminen

Haasteen ydin on se, että useimpia yrityksiä kuormittaa vanhoihin järjestelmiin perustuva, kömpelö infrastruktuuri. Tänä vuonna tehdyn tutkimuksen* mukaan 42 prosenttia yrityksistä mainitsi kömpelön infrastruktuurin yhdeksi kolmesta suurimmasta digitalisoitumisen esteestä. Nykyään organisaatiot toimivat kilpailukykyä korostavassa, nopeatempoisessa ympäristössä, joka suosii joustavuutta. Organisaatioilla on entistä kovemmat paineet ydinjärjestelmiensä uudistamiseen ja siirtämiseen joustavuuden lisäämiseksi.

*Mulesoft, Connectivity Benchmark Report, 2018

Digitaalisuuden tason arvioiminen

Yksi tärkeimmistä tavoista, joilla voi onnistuneesti valmistautua liiketoiminnan muutokseen, on selvittää tarkasti, millä digitaalisuuden tasolla yritys on tällä hetkellä. On todennäköistä, että tässä on osastokohtaista vaihtelua. Toimistotyöläiset ovat usein päivittäisessä työssään tekemisissä useiden digitaalisten prosessien kanssa, mutta talous- ja HR-osastot sen sijaan käyttävät yleisemmin paperipohjaisia prosesseja. Arvioimalla digitaalisuuden tasoa koko yrityksessä pysytään ymmärtämään paremmin, mistä pitää aloittaa ja miten kannattaa priorisoida.

Group of people on a hike in the snow

Digitalisaation vaiheet

Digitaaliratkaisut
Yrityksillä, joilla matka kohti digitalisaatiota on vasta alussa, digitaalisuuden taso on pääasiassa tai huomattavan usein manuaalinen, ja kysyntää digitaalisille prosesseille on ainoastaan tarvittaessa. Esimerkkinä tämän kaltaisista yrityksistä ovat lakitoimistot. Niissä käsitellään yleensä suurta asiakirjamäärää, jonka hallintaan tuhlaantuu valtavasti aikaa. 

Tähän luokkaan kuuluvien yritysten pitäisi pyrkiä digitalisoimaan useampia prosessejaan, ja painopisteenä tässä pitäisi olla asiakirjojen skannaus ja tietojen sähköinen poimiminen. Kyky hakea tietoa digitaalisesti paperipinon selaamisen sijasta ja mahdollisuus löytää asiakirjoja viiveettä voi säästää lakitoimistojen arvokasta aikaa.

Prosessien automatisointi
Automatisointi lisääntyy jatkuvasti työpaikoilla. Sen tarkoituksena on päästä eroon jokapäiväisistä, toistuvista töistä, jotka vievät arvokasta aikaa. Jos yritys on jo monilta osin digitalisoinut toimintojaan, seuraava vaihe on liiketoimintaprosessien automatisointi. Esimerkiksi postin lajittelun, asiakaskyselyjen kiireellisyysjärjestykseen asettamisen ja digitaalisten allekirjoitusten automatisointi voi auttaa yrityksiä nopeuttamaan työnkulkua ja parantamaan tehokkuutta. 

Optimointi
Korkeimmalla digitaalisuuden tasolla olevilla yrityksillä tavoitteena tulee olla liiketoimintaprosessien optimointi. On tärkeää kiinnittää huomiota yhtenäisyyteen koko organisaatiossa: muutoksessa pitäisi keskittyä priorisoimaan prosessien optimointia siten, että niiden avulla voidaan tuottaa entistä laadukkaampia asiakaskokemuksia.

Muutokset eivät voi tapahtua yhdessä yössä, joten suunnitelmille tulisi asettaa realistisia tavoitteita. Ensimmäinen vaihe on selvittää tarkoin, millä digitaalisuuden tasolla yritys sijaitsee. Sen jälkeen voidaan alkaa tutkia tulevaisuuden mahdollisuuksia ja prioriteetteja. Kuten vanha tarina kilpikonnasta ja jäniksestä opettaa, avain menetykseen on hidas, mutta varma eteneminen.

Selätä digitalisaation haasteet Canonin avulla

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Tutustu aiheeseen tarkemmin

Katso, miten voit lähteä matkalle kohti digitalisaatiota

OTA YHTEYTTÄ

  • Canon
  • Yritys
  • ...
  • Liiketoiminnan muutokset ja vanhat järjestelmät