Asiakastarina

Kellarin kätköistä digitaalisen arkiston aikaan

Lehto Groupin ja Canonin yhteistyö sujui kuin tanssi.

case lehtogroup hero


CANON TOTEUTTI ARKISTON DIGITOINNIN TEHOKKAASTI JA LAADUKKAASTI JA KAIKKI DIGITOIDUT ARKISTOT OVAT TODELLA TARKKAA TYÖTÄ. PROJEKTINAIKAINEN HALLINTA OLI ERINOMAISTA JA KOORDINOINTI SEKÄ ASIAKASPALVELU TÄYDELLISTÄ.

Katjaana Pölkki
Lehto Groupin IT-koordinaattori

Uudet toimitilat kirittivät arkiston digitointia

Lehto Groupin upeat toimitilat Vantaan Tikkurilassa saavat siellä vierailevan kävijän hieraisemaan silmiään ihastuksesta. Skandinaavista muotoilua toistavat toimitilat ovat täynnä hienoja yksityiskohtia ja tunnelma on samaan aikaan tyylikäs, mutta lämmin. Toimitiloissa ei ole henkilökohtaisia työpisteitä, mikä palvelee paljon kentällä työtä tekevien rakennusammattilaisten arkea.

Lehtogroup henkilot

Muutto uusiin tiloihin oli myös syy sille, miksi vanhojen toimitilojen kellarissa sijainnut arkisto haluttiin digitoida. ”Koska kyseessä on monityötilaympäristö, ei henkilöstöllä ole henkilökohtaisia työpisteitä”, Lehto Groupin IT-koordinaattori Katjaana Pölkki kertoo. 

Omia kaapistoja tai aiemman kaltaista paperiarkistoa ei enää uusissa toimitiloissa ole ja säilytysmahdollisuudet ovat tarkoituksellisestikin rajalliset. ”Aiemmin arkisto oli sekamelska, josta kukaan ei löytänyt oikein mitään. Vanhojen toimitilojen kellarissa sijainnutta arkistoa käytettiinkin lopulta todella vähän. Tietoihin ei päässyt etänä käsiksi, vaan piti lähteä koluamaan eri kansioita läpi.”

Lehtogroup tilat

Canonilta paras ratkaisu

”Vertailimme kattavasti eri vaihtoehtoja ja palveluntarjoajia. Kustannustehokkuus oli yksi tekijä, mutta myös se, missä muodossa arkistot pystyttiin tallentamaan. Aikataulukin oli mukana arviossa, sillä muutto kiritti tarvettamme.” 

Canon valittiin toteuttamaan arkistojen digitointi. Canonin erityinen vahvuus hyvän hinta-laatusuhteen lisäksi oli se, miten Canon pystyi hyödyntämään metadataa arkiston digitoimisessa. Rakennusalalla tärkeät dokumenttimuodot kuten isot kuvat saatiin PDF:n lisäksi myös TIF-muotoon, joten jatkossa voidaan hyödyntää paremmin myös kuvassa olevaa tietoa. ”Jokaiselle dokumentille saatiin tallennettua tietty data-arvo, jota voimme hyödyntää myös tulevaisuudessa dokumentinhallinnan myötä”, Pölkki täsmentää. 

Lehto Groupilla on oltu erittäin tyytyväisiä Canonin tekemään työhön. ”Joustoa löytyi myös aikataulujen suhteen”, Pölkki kiittelee.

Lehtogroup lokerikko

Lopputulos puhuu puolestaan

Jos työ Canonin kanssa sujuikin kuin tanssi, muutos paperien kyllästämällä rakennusalalla ei ollut helppo. HR:n rooli olikin ensiarvoisen tärkeä. HR:n puolesta projektista vastasi Lehto Groupilta henkilöstöasiantuntija Outi Kannuksela. 

”Vaikka asioista viestittiin paljon ja henkilöstölle tiedotettiin, että muutossa saa siirtyä vain yksi pieni laatikko tavaraa, lähes jokainen hoiti asiat ihan viime tipassa. Moni myös kritisoi sitä, ettei saa vietyä kaikkia papereita mukanaan ja moni oli vähän shokissakin siitä, ettei ole omaa rakasta kaappia, jonne voisi laitta jatkossa omat paperit”, Pölkki ja Kannuksela kertovat. 

Monitilatyöympäristön ja arkistojen digitoinnin myötä mekaaninen työ on vähentynyt. Arkistojen digitoinnilla Lehto Groupilla päästiin myös haluttuihin tavoitteisiin, joista tärkeimpänä oli tilan tehokkuus ja tätä kautta syntyvät säästöt. Uusien toimitilojen myötä henkilökuntakin on ollut tyytyväinen muutokseen ja ymmärtänyt sen perusteet.

Lehtogroup digitaalinen tieto


ISOIN JUTTU OLI, ETTÄ YHTEYSHENKILÖMME OLI AINA TAVOITETTAVISSA. HÄN HAKI TARVITTAESSA, VAIKKA ITSE PARI KUORMALLISTA MEILTÄ, MIKÄ OLI MAHTAVAA.

Katjaana Pölkki
Lehto Groupin IT-koordinaattori

Aiheeseen liittyvät ratkaisut

Lehtogroup digitalisaatio

Ota tieto haltuun ja lisää kilpailukykyä

Jatkuvasti etenevä digitalisaatio muuttaa informaation roolia yritysten toiminnan ohjaamisessa.

Lehtogroup digitointi

Asiakirjojen digitointi

Canonin Digitointipalvelua hyödyntämällä voit ulkoistaa yrityksesi paperisten dokumenttien siirron digitaaliseen muotoon.

Lehtogroup tiedon haltuunotto

Tiedon haltuunotto

Canon Tiedon haltuunotto -ratkaisu tarjoaa älykkään ja automaattisen tavan käsitellä kaikki yritykseen saapuvat asiakirjat.

Haluatko kuulla lisää digitoinnin hyödyistä?

Ota yhteyttä