BUSINESS BYTES

Varmista ICT-hankinnan tuotto

  • Julkaistu 2 vuotta sitten
  • 2 min/ lukukerta

Tiedätkö, mikä on paras tapa varmistaa investoinnin tuotto organisaation ICT-ratkaisuissa?

Monet yritykset menettävät miljoonia investoidessaan erilaisiin ICT-ratkaisuihin. Kuuluuko yrityksenne tähän joukkoon? Se on täysin mahdollista, vaikkei sitä edes huomattaisi. On huomattu, että tärkein syy kalliisiin menetyksiin on ICT-työkalujen väärä tai erittäin vähäinen käyttö. Mistä tämä johtuu?

Eivätkö hankinnat sovi tarkoitukseensa? Saavatko työntekijät todella sitä, mitä he haluavat ja tarvitsevat? Onko heitä konsultoitu hankintaprosessissa? Työntekijöitä kuuntelemalla varmistetaan, että hankittuja työkaluja käytetään. Pelkkä viestintä ei kuitenkaan riitä varmistamaan, että työntekijät sitoutuvat uusiin käytäntöihin. Tarvitaan myös koulutusta.

”Koulutus” on kuitenkin laaja käsite. Ei riitä, että keskitytään vain yhteen osa-alueeseen. Koulutus täytyy järjestää jäsennetysti koko yrityksessä, ja sen tulee kuvata selvästi, miten tekniset ratkaisut voivat parantaa tuottavuutta ja kannattavuutta. On myös tärkeää korostaa epäonnistuneiden hankintojen vaikutusta koko organisaatioon. Lisäksi on tärkeää järjestää säännöllisesti kertausta ja päivittää koulutuksen sisältöjä työkalujen kehittyessä.

Myös etätyöntekijät on tärkeä ottaa huomioon, sillä liikkuvien työntekijöiden joukko kasvaa jatkuvasti. On arvioitu, että vuoteen 2015 mennessä etätyöntekijöiden määrä nousee koko maailmassa 1,3 miljardiin. Yli puolet etätyöntekijöistä kokee, että tietojen tallennustavat aiheuttavat tietojen menetystä, ja joka kolmannen mielestä asiakirjojen versionhallinta on vaikeaa. Organisaatioilla on siis selvästi parantamisen varaa. Ratkaisu voi olla esimerkiksi tehokas koulutusohjelma, joka on käytettävissä myös toimiston ulkopuolelta.

Investointi ei ole vain uuden ostamista. ICT-hankinnan tuotto varmistetaan parhaiten selvittämällä ensin yrityksen ICT-infrastruktuurin tila ja työkalujen käyttötavat – niin toimistolla kuin sen ulkopuolellakin. Myöskään koulutuksen etuja ei voi kiistää. Kaksi kolmesta koulutuksen saaneista uskoo nimenomaan opetuksen ansiosta kykenevänsä hyödyntämään kaikkia tarvittavia työkaluja täydelliseen informaationhallintaan.