BUSINESS BYTES

Toimintaa ohjaava järjestelmä tehostaa talousosaston työskentelyä

  • Julkaistu 1 vuosi sitten
  • 2 min/ lukukerta

Kun yritykset tavoittelevat tehokkuutta, säästöpaineet kohdistuvat usein hallintoon.

Eräs tapa tehostaa talousosaston toimintoja on ostotilausten ja laskutuksen toimintojen automatisointi ja siirtyminen sähköiseen laskutukseen. Investointi maksaa itsensä takaisin yllättävän nopeasti. Hankintojen keskittäminen ja ostolaskujen tehokas käsittely voi vähentää laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa jopa 50 %*.

Valitse sopiva järjestelmä huolellisesti harkiten

Erilaisia hankinnasta maksuun -järjestelmiä on tarjolla useita. Kun vaihtoehtoja kartoittaa, kannattaa valita sellainen joka parhaiten vastaa juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Toisinaan päädytään tietyn toimittajan ratkaisuun, koska se sopii yhteen jo käytössä olevien järjestelmien kanssa: kustannusetu voi piillä keskittämisessä yhteen palveluntarjoajaan. Sen sijaan kauaskatseiset päättäjät valitsevat kaikkein ketterimmän järjestelmän, tai sen joka on helpoiten integroitavissa eri toiminnanohjaus- ja kirjanpitojärjestelmiin.

Automaatiolla vältetään virheet ja ajanhukka

On laskettu että manuaalisessa hankinnasta maksuun -prosessissa on keskimäärin 18 eri vaihetta. Automatisointi vähentää vaiheita, mikä säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa. Tietoja ei tarvitse kopioida paperilta koneelle, vaan laskun tiedot saadaan suoraan järjestelmään. Jos paperilaskuista ei päästä kokonaan eroon, ne voi ulkoistaa skannauspalvelun hoidettaviksi.

Sujuvammat prosessit ja automaattiset työnkulut tehostavat talousprosessien parissa työskentelevien ihmisten ajankäyttöä ja aikaa vapautuu tuottavampien tehtävien hoitamiseen. Tietoturvanäkökulmaakaan ei sovi jättää huomioimatta: automaattiset tarkistukset, selkeä kirjausketju, jäljitettävyys ja suojattu digitaalinen laskujen varastointi lisäävät varmuutta siitä, että kokonaisuus on hallinnassa.

Kattava kokonaiskuva päätöksenteon pohjalle

Ostotilausten ja laskutuksen automatisoinnin pääetu on parempi kulujenhallinta ja hankintojen keskittäminen**. Yksinkertaistamalla kirjausketjua on mahdollista nähdä koko prosessi yhden järjestelmän kautta, tämä antaa avaimet parempaan päätöksentekoon. Kun käytössä on täsmällistä tietoa yrityksen osto- ja kulutuskäyttäytymisestä ja kattava kokonaiskuva talousprosesseista, voit tehdä sekä nopeita bisnespäätöksiä että pitkäntähtäimen kehityssuunnitelmia varmoin mielin.



* The institute of Financial Operations 2014


**Institute of Financial Operations, AP Automation study, 2013